Разновидности документов

Выделяют следующие разновидности документов: первичные и вторичные документы.

Первичный документ - любой материальный носитель, непосредственно фиксирующий любой результат познания реального мира или духовной, творческой и информационной деятельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез и т.д.). Уже само по себе определение первичного документа свидетельствует о признаках его дифференциации. Первичные документы различают в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы).

Самым важным признаком дифференциации первичных документов является их содержание, которое характеризуется следующими признаками:

1) характер изложения;

2) терминологические особенности;

3) структура документа;

4) вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.

Первичные документы имеют различное изложение. Так, в научных документах возможен теоретический, экспериментальный или комплексный характер изложения. Производственно-практические разработки завершаются созданием производственно-практических документов, где заметно наличие инструктивно-методического или даже рецептурного изложения. Соответственно, в учебных документах необходим учебный, в официальных - официальный, а в научно-популярных - популярный характер изложения.

В первичных документах многообразны и терминологические особенности текстов, структура (последовательность изложения), виды фиксируемой информации и способы фиксации. Организованное множество первичных документов, функционирующих в социальной среде, составляет документальный поток.

Вторичные документы - результат различных процессов библиографического анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности. Под библиографическим анализом подразумевается выделение наиболее существенных сведений с целью получения необходимой характеристики первичных документов.

Соответственно четырем процессам библиографического анализа (составление библиографического описания, аннотирования, реферирования, составления обзоров) выделяются и четыре типа вторичных документов:

1) библиографическое описание - самая лаконичная обязательная разновидность вторичного документа, создаваемая с целью идентификации и выявления совокупности внешних признаков без ознакомления с содержанием текста первичного документа;

2) аннотация - краткая характеристика первичного документа с точки зрения содержания, особенностей назначения, формы, тематики и других особенностей;

3) реферат - подробное отображение текста первичного документа с целью идентификаций новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных наиболее важных фактов, гипотез, концепций, теорий, методик и методов;

4) обзор - результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т.п. с целью обобщения, установления разницы _и сходства, оценки, путей развития проблемы, степени их разработанности и возможного прогноза.

Рис. 2.5. Типы вторичных документов

Свертывание (развертывание) информации - изменение физического объема документа в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением (или увеличением) его информативности. Наиболее распространенные виды свертывания (развертывания) - аннотирование, реферирование, конспектирование, фактографический анализ (извлечение сведений), рецензирование, интерпретация данных и т.д.

В принципе, свертывание (развертывание) информации - это мыслительная процедура, направленная на определение уровня необходимой и достаточной информативности сообщения в зависимости от стоящей коммуникативной задачи, поскольку рациональное общение возможно лишь на оптимальном уровне свертывания: ниже этого уровня (при излишней свернутости) сообщение становится непонятным потребителю, выше (при излишней развернутости) - утомительно скучным, тривиальным, в результате чего степень восприятия сообщения снижается.

Поиск по сайту: