Постановка задач и контроль их выполнения

Одна из важнейших задач руководителя - обеспечить постановку общих целей и частных целей для каждого сотрудника.

Можно выделить три основных способа решения задач целеполагания.

1. Руководитель сам определяет общую цель для всего коллектива и частные цели для подчиненных, а затем выдает индивидуальные задания.

2. Руководитель определяет общую и частные цели самостоятельно, затем организует их обсуждение и по итогам обсуждения. Самостоятельно корректирует цели, формулирует и выдает задания.

3. Руководитель разрабатывает проект общей цели. Совместно с сотрудниками он обсуждает и корректирует его. По его предложениям сотрудники сами разрабатывают цели для себя, и руководитель обсуждает с каждым его предложения. Только после этого он обсуждает совместно со всеми все частные цели и утверждает их.

В разных ситуациях может быть оправданным и эффективным любой способ целеполагания. Но то, каким образом исполнитель включен в разработку целей, распределение работ и как он получает различные задания, напрямую влияет на его мотивацию.

Рассматривая приведенные выше способы целеполагания легко заметить разницу во взаимодействии руководителя с подчиненными в каждом из них.

Принадлежность первого способа к авторитарному стилю руководства достаточно очевидна. Руководитель - "локомотив" для того, чтобы прокладывать путь идущим за ним, может ограничиться тем, что общая цель известна ему одному, а все остальные работают по заданиям, но он не может надеяться, что его подчиненные будут стремиться к высоким результатам.

Руководитель действующий по второму сценарию, кое- что делает для лучшей мотивации своих подчиненных: общая цель всем, кто будет на нее работать, известна, каждому выдано задание, которое понято и принято. Эти моменты: необходимость обеспечить понимание задания и его принятие подчиненными - являются совсем не формальными, а очень значимыми именно с точки зрения мотивации. Поэтому можно считать, что при таком способе постановки целей руководитель выдерживает необходимый минимум, при котором вообще можно рассчитывать на какую- то заинтересованность подчиненных в работе.

Но наилучшие условия мотивации создает третий способ постановки целей. Он имеет некоторые недостатки - трудоемкий, требует от руководителя умения организовать коллективное обсуждение решений, занимает относительно много времени. Поэтому в режиме оперативной работы он трудно осуществим. Однако при постановке крупных целей он незаменим, так как способен обеспечить наиболее высокую мотивацию подчиненных.

Даже при постановке оперативных заданий руководитель обязан выдерживать необходимый мотивирующий минимум и заботиться о том, чтобы подчиненные обязательно точно понимали, что от них хотят, принимали это задание и могли высказать свои замечания, если их что- то не устраивает. Именно в ходе такой совместной проработки и корректировки любой работник в состоянии более адекватно оценить все важные для оценки достижимости результата моменты.

Известно, чем менее понятен сам результат и его назначение, тем более трудным он субъективно воспринимается, переоцениваются требующиеся усилия, и понижается самооценка.

Правильная процедура постановки целей требует от руководителя:

- определить общую и частные цели конкретно (то есть так, чтобы можно было проверить, достигнута цель или нет);

- обеспечить полноту частных целей, необходимых для достижения общей;

- обеспечить понимание заданий исполнителями;

- добиться принятия заданий исполнителями, т. е. готовности их выполнять;

- выделить связи (внутренние и внешние), которые нужно контролировать и координировать;

- определить частные цели так, чтобы общий результат был максимально близок к возможному, с точки зрения его полезности.

Именно зафиксированная в ходе целеполагания связь между частными (индивидуальными) и общими целями может считаться главным мотивирующим условием. Для этого сама процедура постановки целей должна быть обязательно реализована как процедура совместной работы. Это представляет известную трудность, так как не все руководители могут организовать эффективную групповую работу. В то же время достаточно соблюдать при постановке целей определенные правила работы, чтобы получить ощутимую практическую пользу с точки зрения мотивирующего, побуждающего воздействия на подчиненных.

Если руководитель хочет, чтобы цели были не просто поняты всеми работниками, а и приняты ими в качестве собственных, и обладали бы побуждающей силой, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Чтобы общая цель была известна и понятна всем, кто будет ее реализовывать, можно обеспечить при условии, когда исполнители участвуют в постановке этой цели.

2. Не следует ставить слишком отдаленные цели. Чем ближе цель, тем больше она мобилизует.

3. Постановка легких для достижения целей не мобилизует, а расхолаживает.

4. Человек более активен и прикладывает больше усилий для достижения тех целей, которые он ставит перед собой сам. Надо предоставить подчиненным возможность самим формулировать свои цели, но обязательно обсуждать их с ними.

5. Нельзя допускать неконкретной постановки целей, так как они неконтролируемы.

6. Совокупность частных целей должна состовлять общую цель.

7. Если исполнитель сомневается в том, что он может выполнить полученное задание в срок, не стоит прибегать к приказу, необходимо понять источник затруднений.

8. При обсуждении частных целей необходимо обязательно согласовать все связи, то есть зафиксировать: от кого и что ждет каждый исполнитель, чтобы выполнить свою работу. эти связи руководитель должен контролировать и координировать.

Контроль - функция необходимая, но чаще всего вызывающая у тех, кого контролируют, неприятные ощущения. Как и способы постановки целей, способы контроля могут быть различными в зависимости от реализуемого стиля руководства.

Если у руководителя есть основания не доверять квалификации или ответственности кого- то из исполнителей, он может его жестко контролировать. Если же он имеет дело с квалифицированным и ответственным сотрудником, то здесь жесткий контроль будет только вредить. Все возможные способы проведения контроля можно в сущности свести к трем вариантам и оценить их с точки зрения того, насколько они способны реализовать свою основную цель как функции руководства - мотивировать людей к продуктивному и качественному труду.

1. Руководитель контролирует работу подчиненных, делая это всегда неожиданно для них. Подчиненные знают, что в любой момент их работа может стать объектом контроля. Контролируя, руководитель старается выявить, что делается не так как должно быть. А когда обнаруживает недостатки, то делает либо устные внушения, либо принимает более жесткие административные меры.

Он не обсуждает с подчиненными, как они будут устранять обнаруженные недостатки, полагая, что это их проблема. Определяет лишь время, за которое все должно быть приведено к норме. Он поощряет то, что некоторые подчиненные рассказывают ему о чужих недостатках в работе.

2. Руководитель редко контролирует текущую работу подчиненных, особенно тех, кто, по его мнению, хорошо справляется со своими обязанностями. Когда неожиданно обнаруживаются какие- то недостатки, он считает их случайными и не склонен применять санкции к подчиненным, а ограничивается том, что просит их не допускать впредь аналогичных ошибок.

3. Руководитель регулярно контролирует работу подчиненных. При этом им заранее сообщается о предстоящем контроле и предлагается подготовиться к нему. Руководитель не ставит перед совой задачу обязательно отыскать недостатки в работе подчиненных. Его в равной степени интересуют и успехи, и затруднения. Ошибки не рассматриваются как провинность. После ознакомления с работой подчиненного руководитель обязательно обсуждает вместе с ним, что и как нужно сделать, чтобы устранить обнаруженные недостатки и затруднения.

Первый способ контроля следует признать жестким, подавляющим и унижающим добросовестных работников. Он может действовать как антимотиватор, так как создает у подчиненного впечатление недоверия со стороны руководителя, понижает его самооценку способностей. Зачастую это излишнее внимание руководителя производит впечатление повышенной трудности выполняемого задания, что искажает оценку требуемых усилий и вообще достижимости результата. Этот способ может применяться только по отношению к тем работникам, которым у руководителя есть основания не доверять.

Второй способ контроля представляет другую крайность в отличие от первого, он даже не обеспечивает необходимого компонента управления - обратной связи. Самооценка исполнителями своих способностей может в таком случае быть завышенной. Трудность задачи тоже может недооцениваться, поскольку руководитель практически предоставил ее "на откуп" подчиненному.

Наиболее рационален третий вариант контроля, хотя при определенных обстоятельствах может возникнуть необходимость его сочетания с первым вариантом. Главное, чтобы руководитель всякий раз не упускал из виду, каковы задачи контроля, не сводя его к получению нужной информации любым способом.

Контроль может и должен решать и другие задачи, а именно:

- подчеркнуть внимательное, доверительное и уважительное отношение к сотруднику, повышая тем самым его самооценку;

- создать у подчиненного положительный эмоциональный настрой и уйти от нежелательного в общении эмоционального напряжения - обиды, раздражения и т. д.;

- добиться от подчиненного позитивного отношения к критическим замечаниям в его адрес, понимания и принятия критики, готовности исправить недостатки;

- получить от самого сотрудника критические замечания по поводу организации и условий работы;

- определить вместе с подчиненным, что, когда и как нужно исправить и нуждается ли он в помощи, что безусловно будет способствовать более объективной оценке достижимости результата с его стороны.

В целом же, чтобы сделать контроль более эффективным, следует соблюдать ряд простых правил, которые опробованы на практике многими руководителями и принесли им успех:

1. Контроль должен быть регулярным и не неожиданным. Он не должен сводиться к отдельным инцидентам.

2. Контроль не должен быть тотальным. Не надо стремиться проконтролировать все, лучше сосредоточиться на наиболее важных моментах, где нужно помочь подчиненному избежать возможных ошибок.

3. Не надо использовать скрытый контроль. Кроме обиды, досады и напряжения в отношениях он не приносит ничего существенного.

4. Контролируя, надо стараться выявлять не только недостатки, но и успехи.

5. Не должно быть неконтролируемых участков работ.

6. Результаты контроля должны обязательно доводиться до подчиненного.

7. Негативные результаты контроля бесплодны, если они сразу же не обсуждены и не найдены способы устранения недостатков.

8. Беседа по итогам контроля должна быть конструктивной. Важно, чтобы подчиненный действительно (а не формально) сделал для себя соответствующие выводы.

Поиск по сайту: