Получение писем

1. Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.

2. Перед началом работы проверьте почту и выберите те, на которые сможете довольно быстро ответить. Ответ на них вы даете в течение 10-15 минут. Письма, на которые требуется ответить более подробно вы откладываете, и отвечаете на них в определенное время (смотрите график работы).

3. Также проверяйте папку «Спам». Возможно, письма клиентов случайно попадут в нее.

4. Для удобства настройте свой почтовый клиент на автоматическую доставку и отправление почты каждые 10-20 минут.

5. В случае, когда вы заняты, и вам пришло письмо, посмотрите от кого оно, какова тема письма, и быстро просмотрите заголовок, чтобы оценить важность письма.

6. Старайтесь отвечать на письма сразу — это поможет вам избежать завалов в почте. Это касается небольших писем.

7. Обработка почты осуществляется в строго отведенное время, указанное в графике работы.

Оформление электронного письма

В нашей компании существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании).

В общем виде структура электронного письма представляется следующим образом:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6. Ссылка на сайт компании.

7. Логотип

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

· «Тема» («Subject»).

· «Кому» («To»)

· «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые.

Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть расценено, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Запрещается в написании писем использовать смайлики!!!

Подпись не должна превышать 4–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию, имя и должность. Полезно также указать служебный телефон, электронный адрес, название и сайт компании.

Поиск по сайту: