Навчальна. 5. Архівознавство: підруч

5. Архівознавство: підруч. для студ. вищ. навч. закл. / Редкол.:

Я. С. Калакура та ін. — К., 2002. — С.99 – 114.

6. Нариси історії архівної справи в Україні / За заг. ред. І. Б. Матяш, К. І. Климової. — К.: Вид. дім “КМ Академія”, 2002. — 612 с.

7. Старостин Е. В. Международные архивные организации и их деятельность: Учеб. пособие. — М.: Изд-во МГИАИ, 1989. — 82 с.

8. Теория и практика архивного дела в СССР: учеб. для вузов / под ред. Ф. И. Долгих, К. И. Рудельсон. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Высш. шк., 1980. — 343 с.

Матеріали до самостійної роботи

Плануваня, тобто визначення видів і обся­гів робіт працівників на певний період відповідно до мети і при­значення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Держкомархів, цен­тральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахо­вана на тривалий термін. Друга - архівним установам і архів­ним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. В дер­жавному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи); науково-дослідної та методичної роботи; науково-видавничої роботи; план впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, виходячи з наявних та прогнозованих фінан­сових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого рівня.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до про­екту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини - текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджу­ються наказом начальника Держкомархіву наприклад, прийман­ня справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3,5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино- день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандарт­них, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Архівні установи зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани мо­жуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і викорис­танням робочого часу в архівах використовують застосовуються різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоден­ників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсум­ки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівної установи, де в чотирьох розділах подається така інформація: про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, про­тяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень; документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументїв; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інфор­мації, введеної до комп'ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і по­дають до Держкомархіву до 1 лютого.

Наступна зведена звітна форма - звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Він складається за основними напря­мами діяльності архіву: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення та розвиток довідкового апарату, формування НАФ та експертиза цінності документів, використання і нформації документів, зміцнення матеріально-технічної бази.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за спеціальною формою про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ - джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звіт­ність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Найпоширенішими формами такої діяльності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на вистав­ках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються те­матичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеним є замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень залиша­ються також кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і ві­домств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насам­перед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та ін­ші), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенер­гію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямами: вивчає попит на такі роботи потенційних замовників, обраховує економічну доцільність та ефективність надання та­ких послуг, використовує їх рекламне забезпечення, веде пошук нових споживачів.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, фор­ми та зміст діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадро­вий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

Питання для самоконтролю

1. За якими формами складається звітність архіву?

2. Як фінансується діяльність державних архівних установ?

3. Які основні напрями економічної діяльності архівів?

Поиск по сайту: