Наукова. 9. Автократов В. Н. Понятие “архивный фонд” в советском архивоведении 1920-х гг

9. Автократов В. Н. Понятие “архивный фонд” в советском архивоведении 1920-х гг. // Археограф. ежегодник за 1984 г. — М., 986. — С. 42–61.

Матеріали до самостійної роботи

Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (оди­ниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з од­ного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрун­тується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для ро­зміщення документів фонду за цим поділом.. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей ді­яльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно пе­редбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за озна­ками, характерними для окремих, найменших груп документів.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахуван­ням таких ознак:

· структурної, що фіксує належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

· хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць, число);

· галузевої, функціональної, тематичної, іцо встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;

· номінальної, що відображає належність до конкретного ви­ду одиниць зберігання чи виду документів;

· авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

· кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

· географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хро­нологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір головних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні; географічно-хронологічні і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше застосовують хронологічно-структурну схему, групуючи документи за роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:

2000 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д.

2001 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д.

У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

2000 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

2001 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

Для класифікації документів колекцій застосовують тематично-хронологічну схему:

1. Відбудова промисловості - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

3. Відбудова установ освіти - 1944 р„ 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти - до останнього.

Організацію документів архівного фонду починають зі створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизують відповідно до струк­тури установ-фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою.

В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють такі групи: біографічні матеріали; документи служ­бової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листуван­ня; майново-господарські документи; образотворчі документи; колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та докумен­ті в. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меценатів і підприємців - майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне ли­стування, колекції); особисті документи членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має організація документів об'єднаних архівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним - за значимістю фондоутворювачів хронологією їх утворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосередньо їх власниками, як правило, зберігається порядок органі­зації, обраний утворювачами колекцій.

При нефондовгй організації документів кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одини­цями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додат­ково систематизуються за видом носія (скло, плівка) і його роз­мірами. Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку і комплектами; за установами- виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою - спіль­ністю змісту і належністю до об'єкту роботи (проектування спо­руди, конструювання виробу, розроблення технологій виготов­лення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних документів є обліковою оди­ницею НАФ. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до його скла­ду документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у спе­цифікації. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за харак­тером документної інформації.

Питання для самоконтролю

1. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

2. Що передбачає складання схема систематизації документів?

3. З урахуванням яких ознак здійснюється процес групування справ фонду?

4. Наведіть приклади схем організації архівного фонду?

5. Які групи виділяють в орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів?

6. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?

Поиск по сайту: