Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими ораганами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. Її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного дер­жавного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підши­вання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання за- свідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлен­ня обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей про­цес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складан­ня і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, органі­зовує роботу читального залу, обліковує усі форми використан­ня архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстра­ція документів НАФ, комплектування державних архівів доку­ментами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - дже­рел комплектування є важливими складовими процесу форму­вання Національного архівного фонду України.

Питання для самоконтролю

1. Перерахуйте функції архівного підрозділу установи (організації, підприємства).

2. Назвіть обов'язковий інформаційний довідник, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів.

3. Номенклатура справ (типова, примірна, індивідуальна).

4. Що входить до обов'язків архівного підрозділу?

Поиск по сайту: