Теоретичні відомості. ДМ – це статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення

ДМ – це статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдрук, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні − це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні − це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети − поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них − масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах − дискретним або континуальним − зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП − це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

транзитивність − проходження через проміжні документні системи;

нескінченність − постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

нестабільність − постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

термінальність − призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

скінченність − обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

стабільність − пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М − це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом − вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

зміст та функціональна належність − відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;

структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково − пошукового апарату;

режим функціонування − визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

Функції ДП та М − це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна − забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію – інформативну, ДП та М як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція ДІЇ − комунікативна − забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) − забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська − забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

утилітарна − використання ДП та М у процесі соціально комунікативної діяльності. Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

Структура − сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування − це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М − це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.

Тематична структура − це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та ін.

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

Типологічна структура ДП та М − це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. Інші ознаки структурування ДП та М належать до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування. Видова структура − це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних видань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М − це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою − 13,9%, англійською мовою − 0,3%, двома мовами − російсько-українською − 0,6%.

Хід роботи

Поиск по сайту: