Теоретичні відомості

Архівний фонд - це комплекс матеріалів, сукупність документів державного, політичного, наукового, народно-господарського або культурного призначення, що утворився внаслідок діяльності різних установ, організацій і окремих осіб. Після терміну зберігання документів у поточних архівних установах та організаціях ці документи передаються до фондів архівів на зберігання. Існує положення про те, скільки років потрібно зберігати документи в поточних архівах. Матеріали Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Адміністрації Президента перебувають у поточних архівах 15 років; в установах обласного рівня - 10 років; у містах та райцентрах - 5 років; кіно-, фото -, аудіо-, відео-, документи - не більше 5 років; в ЗАГСах документи зберігаються 75 років.

Матеріали державного архівного фонду України зосереджені в архівних установах, мережа яких побудована відповідно до структури адміністративно-територіального поділу (Центральні - обласні - міські - районні філіали). Є ще закриті для дослідників відомчі архіви (архів міністерства закордонних справ України, архів служби безпеки, внутрішніх справ та ін.). Серед державних архівів є Центральний державний історичний архів у Києві (найбільше фондів з історії), Центральний державний історичний архів у Львові, Центральний державний архів вищих органів влади та управління України, Центральний державний архів громадських об'єднань тощо.

Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НЛФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання

до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього.

Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ - джерел комплектування здійснюється після закінчення строків.

Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних підрозділах власників - суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності - джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 - 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ - джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання

Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.

Експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів. Її основними завданнями є:

а)визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в)забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Принципи експертизи і критерії цінності документів:

Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації.

Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли.

Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації.

Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є.

Критерії цінності документів - це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи).Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі - менш важливу; інші - виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:у повному складі; так зване вибіркове.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.

Національно-архівний фонд – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу, та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

До національно-архівного фонду відноситься архівні документи незалежно від їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія, інституцій та форм власності на них. Для внесення архівних документів до національного архівного фонду проводиться відповідна експертиза та державна реєстрація документів.

Документи національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України, або за її межами і згідно з міжнародними угодами підлягають поверненню в Україну. В складі національного архівного фонду виділяють такі основні групи документів: документальні комплекси, що утворили в різні історичні події на теренах сучасної України в процесі діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування громад і релігійних організацій, підприємств всіх форм власності, окремих осіб, що зберігаються на території України; документи українського походження, що утворилися за межами України, як результат діяльності української політичної та трудової еміграції, українських військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських об’єднань та окремих осіб і передані у власність України чи її громадян у порядку реституції на підставі дарування, або зберігаються за межами України, і, відповідно до міжнародних угод, підлягають поверненню в Україну в оригіналах або копіях; документи іноземного походження, що утворилися на території інших держав і за різних обставин опинилися на території України.

Особливо цінні документи – це архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти, явища, життя суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя міжнародних відносин, екології, державного управління та оборони і є неповторними з погляду їх первісного значності і автографічності.

Унікальні документи національно-архівного фонду – це документи, які становлять виняткову культурну цінність, мають важливе значення для формування самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітньо культурну спадщину. Ці документи включені до державного реєстру національно-культурного надбання і визначені Положенням про внесення документів Національно-архівного фонду до унікальних, внесенням їх до державного реєстру Національного культурного надбання, а також їх зберігання.

До реального формування Національно-архівних документів вперше в історії приступили після відновлення незалежності України.

Основою Українського Національно-архівного фонду стало українська частина державного архівного фонду Радянського Союзу, а також передані на державне збереження Комуністичної партії України і Комсомолу.

1 січня 1990р. налічувалося в Національно-архівного фонду 65 тис. 297 фондів і майже 1 млн. справ. Водночас було створено галузеві державні архіви, які активно зберігали документи Збройних сил, Внутрішніх справ, СБУ, геодезії і картографії.

Основна частина документів зберігається у наукових і науково-технічних архівах, науково-дослідних інститутах, наукових центрах України, заповідниках, наукових бібліотеках.

Хід роботи

Поиск по сайту: