Теоретичні відомості. Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства

Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) – це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів. Бібліотечний фонд — це упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці.

За змістом БФ прийняте ділити на універсальні й спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кіно-фото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи і т.ін.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки. Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

Бібліотечний фонд − упорядковане зібрання документів, призначене для зберігання і громадського використання з метою задоволення наукових, культурних і освітніх потреб фізичних та юридичних осіб.

Найчастіше бібліотечні фонди складаються з книг. Дійсно, книги є їх основою. Але книги це лише один з видів видань − документів, що пройшли редакційно-видавничу обробку, отриманих друкуванням або тисненням, поліграфічно самостійно оформлених, які мають встановлені вихідні відомості та призначених для поширення міститься в них. Для того, щоб мати узагальнююче поняття для будь-яких інформаційних матеріалів, що становлять бібліотечні фонди, був прийнятий термін "документ", який визначається як "соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії з метою її зберігання, розповсюдження та використання".

Фонд бібліотеки − систематизоване зібрання документів, що формується відповідно до завдань бібліотеки по задоволенню інформаційних потреб її користувачів з урахуванням типу бібліотеки на основі профілю комплектування.

Облік бібліотечного фонду − сукупність правил і процедур, які забезпечують реєстрацію та узагальнення відомостей про величину, склад, рух фонду та його вартості.

Перестановка фонду − переміщення документів у межах діючих фондів однієї бібліотеки без змін показників загальної статистики обліку фонду бібліотеки.

Надходження до фонду − включення до фонду бібліотеки та взяття на облік документів, придбаних у результаті поставки обов'язкового примірника, купівлі та передплати, обміну, пожертвування, дарування, ліцензування та іншим способом.

Перевірка фонду − переоблік документів з метою підтвердження їх наявності, відповідності облікової документації і каталогів бібліотеки.

Бібліотечні фонди є найважливішою документальної та інформаційною основою в житті суспільства, тому вдосконалення якості їх формування − це основний принцип комплектування. Комплектування бібліотечного фонду повинна забезпечувати і динамічно розвиваються читацькі потреби, і забезпечити максимальне використання видань, які поступають.

Облік документів бібліотечного фонду є основою державної статистики, звітності та планування діяльності бібліотеки, сприяє забезпеченню збереження фонду.

Облік відображає надходження документів до бібліотечного фонду, їх вибуття з фонду, величину (обсяг) всього бібліотечного фонду та його підрозділів, склад документів за тематико-видовим, мовною та іншими ознаками.

Облік фонду − це комплекс операцій, що забезпечує фіксацію відомостей про величину, склад і рух фонду, а також його збереження.

Облік розкриває динаміку розвитку фонду, його склад, структуру, співвідношення джерел і способів його поповнення, темпи оновлення, місцезнаходження кожного документа. Істота обліку полягає в реєстрації кожного документа окремо і підрахунку загальної їх кількості.

Облік фонду відображає надходження до фонду, вибуття з нього, величину всього бібліотечного фонду, його підрозділів і служить основою для державного статистичного обліку, звітності бібліотеки, планування її діяльності, забезпечення збереження фонду, контролю за наявністю і рухом документів.

Бібліотечний фонд складається з великої кількості документів, різних за видами, змістом і призначенням і в цьому сенсі має властивість неоднорідною множинності. Але при цьому фонд в цілому не залежить від усіх особливостей кожної зі складових його частин, з одного боку, а з іншого, будучи частиною бібліотеки, автономний за своїми характеристиками. Всі його елементи взаємопов'язані, взаємозумовлені і взаємодіють один з одним., Що надає йому властивість цілісності. У бібліотечному фонді поєднуються властивості динамічності і статичності тобто здібності до швидкого розвитку, видозміни, а разом з тим до стану спокою та рівноваги.

Дуже важливою властивістю бібліотечного фонду є його керованість, здатність під впливом зовнішнього впливу піддаватися управління. Властивість цінності бібліотечного фонду пов'язане, з одного боку, зі змістом та видовим складом документів, що дає можливість з його допомогою відповісти на конкретний запит читача. Упорядкованість бібліотечного фонду і є одним з його властивостей. Щоб легко орієнтуватися у фондах і вести пошук потрібних документів, необхідно врахувати їх зміст, цільове і читацьке призначення і багато інших ознак, створити умови для зв'язків і розміщення між окремими частинами фонду, забезпечити певний порядок всередині виділених фондів, зробити можливим їх взаємодія не тільки всередині, а й поза конкретної бібліотеки, з іншими бібліотеками та органами НТІ.

Отже, про якість бібліотечного фонду судять за заздалегідь розрахованої ступеня його відповідності суспільно значимого еталону − кількості, що користуються їм абонентів і частці їх безвідмовного обслуговування в нормативні терміни. Якість відображає суму всіх споживчих властивостей бібліотечних фондів.

Однією з основних закономірностей формування бібліотечних фондів, як ми знаємо, є забезпечення їх відповідності інформаційним потребам суспільства. Обумовлено це тим, що, по-перше, найбільш повне задоволення таких потреб є метою бібліотечної справи, по-друге, реалізація даної мети визначає вибір найкращої структури фондів, по-третє, саме інформаційні

потреби служать критерієм оцінки оптимального обсягу і складу фондів. Інформаційні потреби та бібліотечні фонди завжди знаходяться в певній пропорції.

Важливими завданнями бібліотеки в роботі з фондом є своєчасне його поповнення та оновлення, а також звільнення від документів, які з тих чи інших причин втратили свою значимість для читачів.

Разом з тим бібліотечний фонд сприяє отриманню загальної та професійної освіти будь-якого рівня і його подальшого вдосконалення.

Фонди бібліотек характеризуються цілим рядом ознак. Одним з них є їх склад − наявність у фонді документів різноманітних за видами, змістом, державної приналежності, мови, роком видання, колекційної цінності. На склад фонду впливає профіль комплектування, створюючи то його своєрідність, яке називається профілем фонду.

Якщо фонди бібліотек містять різні види документів по всім або більшості галузей знання, їх називають універсальними. Фонди, основу яких складають, видання з кількох галузях знання, наприклад мистецтво, архітектура, будівництво та деякі інші галузі техніки, пов'язані з мистецтвом є багатогалузевими. Фонди, що складаються переважно з документів по одній галузі знання носять найменування галузевих. Крім того, існують спеціалізовані фонди, які організують, взявши за основу не ознака змісту документів, а їх вигляд або читацьке призначення, наприклад газетний фонд або фонд грамзаписів і інше.

Для того щоб привести бібліотечний фонд у стан, при якому він буде здатний виконувати свої функції, і мати властивим йому властивостями, необхідно виконати не малу роботу, яка включає в себе ряд основних процесів.

Моделювання − відтворення або встановлення за допомогою моделей властивостей та інших характеристик бібліотечного фонду для їх дослідження і прогнозування розвитку.

Комплектування, яке включає в себе:

Первинний відбір − відбір і планомірне і придбання бібліотекою творів друку та інших документів для створення та поповнення фонду, що відповідають за своїм змістом та видами вимоги наукової та художньої цінності і завданням, які вирішує кожна конкретна бібліотека в роботі з читачами;

Вторинний відбір − використання бібліотечного фонду з метою встановлення відповідності між змістом документів, наявних у фонді та інформаційними потребами в залежності від типу та виду бібліотеки, її завдань, читацького профілю, а також їх відповідності читацьким запитам для коригування якості комплектування та рекомплектування документів вже наявних у бібліотеці, але з різних причин не використовуються її читачами і тому підлягають виключенню з фонду.

Організація бібліотечних фондів, що об'єднує:

Облік бібліотечного фонду − реєстрація творів друку та інших документів з метою відображення в державній статистиці, контролю за їх збереженням, прогнозування розвитку фонду. Облік має дві сторони: прийом знову надійшли видань і виключення вибулих:

Бібліотечну обробку фонду − процес підготовки творів друку до видачі читачам, що забезпечує можливість їх пошуку, зберігання і використання. Розрізняють два види обробки: технічну і наукову.

Розміщення і розстановку бібліотечного фонду − порядок розташування творів друку в бібліотеці, забезпечує їх зберігання і пошук;

Зберігання бібліотечного фонду − утримання фонду в спеціально обладнаних приміщеннях в умовах оптимального фізично-хімічного та біологічного режиму;

Перевірку бібліотечного фонду − процес, що забезпечує контроль за збереженням фонду правильністю його обліку, оформлення видачі документів та контролю за своєчасністю їх повернення, а так само організацією виховної роботи серед читачів.

Формування бібліотечних фондів вимагає від бібліотекаря точного знання завдань, що стоять в даний час перед бібліотекою, а також постійного вивчення контингенту користувачів, їхніх потреб, інтересів, літературних смаків, установок, стимулів, мотивів звернення до документів.

Запорука успіху полягає в умінні визначити, передбачити майбутні інформаційні запити, що робить формування бібліотечних фондів не тільки наукою, але й мистецтвом.

Формування бібліотечних фондів. Формування бібліотечних фондів − безперервний процес. Одного разу почавшись, воно не припиняється до тих пір, поки існує бібліотека. Робота з формування фонду складає основний зміст діяльності багатьох співробітників бібліотеки, у міру зростання величини її фонду все більше спеціалізуються на окремих технологічних процесах і операціях його формування.

Технологічно формування бібліотечних фондів починається з визначення ідеального образу фонду, або його моделі. Наступний етап − відбір, придбання (виключення) документа, або комплектування. За ним слідують облік, обробка, розміщення, зберігання, доставка документа на вимогу абонента. Інформація про хід цих процесів постійно аналізується, і за підсумками аналізу в них вносяться корективи.

У науковій літературі можна зустріти кілька визначень процесу формування бібліотечних фондів. У підручнику Ю. Н. Столярова "Бібліотечний фонд" дається таке визначення: "Під формуванням розуміють створення, постійний розвиток бібліотечного фонду та підтримання його в робочому стані".

Формування бібліотечних фондів − безперервний процес. Одного разу почавшись, воно не припиняється до тих пір, поки існує бібліотека. Робота по формуванню фонду становить основний зміст діяльності багатьох співробітників бібліотеки, у міру зростання величини її фонду все більш спеціалізуються на окремих технологічних процесах та операціях його формування.

Технологічно формування бібліотечних фондів починається з визначення ідеального образу фонду, або його моделі. Наступний етап − відбір, придбання (виключення) документа, або комплектування. За ним слідують облік, обробка, розміщення, зберігання, доставка документа на вимогу абонента. Інформація про хід цих процесів постійно аналізується, і за підсумками аналізу в них вносяться корективи.

Значення формування бібліотечних фондів для системи "бібліотечних фондів" полягає в тому, що буквально всі характеристики фонду створюються саме і тільки в результаті його формування. А якість і величина фонду передбачають і обумовлюють всю подальшу діяльність бібліотеки.

Поиск по сайту: