Пример кода унифицированной формы документа

0.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором документа может выступать организация, структурное подразделение, должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях, например – наименование промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая организация указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство образования и науки

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывается только наименование местных органов власти.

В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть (в скобках) помещено в бланк ниже полного наименования. Например:

Международный фонд

социально-экономических и

политических исследований

(Горбачев-Фонд)

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

0.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Этот реквизит указывается только в служебных письмах.

Последовательность написания адреса в документах, определенная ГОСТом Р 6.30-2003, отличается от последовательности написания адреса на почтовых отправлениях, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239). К почтовым отправлениям относятся письма и почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

наименование адреса (фамилия, имя, отчество для физических лиц):

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Это один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает нам первое общее представление о документе и его назначении, так как определенные управленческие действия должны и оформляться определенными видами документов. Указание на вид документа сразу же определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется Уставом (Положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

Печатают данный реквизит прописными буквами.

Например: АКТ, СПРАВКА.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2014 г. следует оформлять 05.06.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2014 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например:

№ 08-04/342, где

08 – индекс структурного подразделения в организации;

04 – индекс дела по номенклатуре дел;

342 – порядковый номер документа в текущем году.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Номера коммерческих договоров имеют двойную нумерацию. Например:

№ 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо. Например: № 57/01-04:

57.– номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01– структурное подразделение, 04 – номер дела в этом подразделении.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например:

К-15, Н-184.

Этот реквизит является юридически значимым, так как является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности, отражения действительного мнения организации по тому или иному вопросу.

Не следует также упрощать нумерацию, ограничиваясь, например, лишь номером структурного подразделения, где этот документ готовился. Такие упрощения чреваты отсутствием выявления противозаконных или же потерей наиболее важных или ценных документов.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма–ответа и помогает организации, получившей письмо, найти копию документа, на которой прислан ответ. Например:

На № 03-21/145 от 03.08.2005

Получив письмо-ответ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (например, НОУ ВПО САФБД) и «Справочные данные об организации» (в том случае, когда на бланке указан юридический адрес регистрации организации, а фактически она расположена в другом населенном пункте). Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

При этом слово «город» или «г» не ставится для Москвы, а также городов, названия которых оканчиваются на -бург, -град, -город,(Санкт-Петербург, Калининград, Нижний Новгород).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «Золотая нива»

В.А. Герасько

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кемеровской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Директору

Детского дома «Солнышко»

Э.А. Абалуевой

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу: утверждение документа руководителем; утверждение изданием специального распорядительного документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения располагают справа над тестом. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Абалуев

14.06.2014

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись А.В. Моисеев

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2015 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2015 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение» (Юрид. энцикл. словарь. М., 1984. с 319).

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:

1) Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «зачислить», «выделить руб.»).

2) Указание на порядок подготовки вопроса.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Н.В. Фадеевой

Н.А. Пироговой

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2014

Личная подпись

Дата

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Например:

Черняеву А.С.

к 12.08.2014

личная подпись 07.08.2014

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Например:

Веберу А.Б.

Галкину А.А.

личная подпись 03.12.2014

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами «Адрес» и «Текст» на первом листе документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе, но это нежелательно, так как в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок не должен превышать двух строк. Точка в конце заголовка не ставится.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. При этом нежелательно использовать конструкции со словом «Вопросы», например: «Вопросы ревизионной комиссии» в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае является заголовок:

Об утверждении отчета и проведении выборов ревизионной комиссии.

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: «О Петрове Н.К.»).

Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бумаге формата А5.

19. Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» или контрольной даты. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом.

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2014 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2014 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2014 № 251

22. Реквизит «Подпись» – обязательный реквизит, определяющий юридическую силу документа. Должностные лица подписывают документы в пределах компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись С.Э. Паутов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись С.Э. Паутов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись А.С. Мичурина

ЗАО «Партнер»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись А.Н. Голубь

Главный бухгалтер Личная подпись О.В. Чех

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Ива

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В вузах, научных учреждениях в должность указываются степень и звание. Например:

Зав. кафедрой

Педагогики и психологии

профессор, д-р пед. наук Личная подпись Э.Г. Скибицкий

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Коврин

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

В соответствии с требованиями Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в ред. от 21.07.14 г. № 222-ФЗ) юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью, которая признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.

23. Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (то есть в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2014 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2014 № 10

24. Визы согласования документа (далее – виза). Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

Согласованный документ направляется для подписания.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Организация должна иметь печать со своим наименованием. Так, общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке. Общество вправе иметь штампы со своим фирменным наименованием (Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14.-ФЗ, в ред. от 05.05.14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» ст. 2).

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба РФ регламентируется Положением о Государственном гербе РФ и Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268, в ред. от 14.12.06 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ».

Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае в печати приводится дополнительная надпись, например: «Секретариат»; «Для справок»; «Отдел кадров» и т.д. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождения; словосочетание:

«Индивидуальный предприниматель»; регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации; номер в Реестре печатей Регистрационной палаты.

Виды и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, инструкциях по делопроизводству.

Печать проставляется на документах организационно-правового характера (положение, штатное расписание), на документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия), удостоверяющих права отдельных лиц (доверенности), подтверждающих сведения персонального характера (справки), оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договор), обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо), фиксирующих факты приема – передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт) и др. Печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации. Такие документы, не заверенные печатью, не имеют юридической силы.

Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».

На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

Рисунок 1. Образцы оттиска печати

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т.п. Если документ подлежит копированию, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа). Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например:

Венская 221-31-54

В.К. 4 23.05.2000

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров. Например:

Семенова 925-83-54 экз. 1 – в адрес, экз. 2 – в отдел 04, экз. 3 – в отдел 06

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Проставляется в нижнем правом углу. Например:

Вх. № 136

от 03.01.2014

кол-во л. 15 л.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Поиск по сайту: