Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации проведения испытания несчастных случаев и др.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Вначале члены комиссии изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Акт оформляется на общем бланке. Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты:

наименование организации-автора; вид документа (АКТ), дата; индекс; место составления (дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события – заголовок к тексту); текст.

Текст введения во всех актах формализован. Он состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора «О проведении инвентаризации на складе» от 10.11.2014 № 12

С новой строки от поля с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, но эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Ряд разновидностей актов требуют утверждения. Утверждение оформляется грифом утверждения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы актов.

Справка – это документ, который составляют для описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки бывают информационные, аналитические и личного характера.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что _____________ действительно работает» и т.д.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания.
В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в 2-х экземплярах, один выдается на руки, другой хранится в деле.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Например,

О проведении итогов конкурса в 2014 г.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Сводка – это документ, который содержит обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации – руководителем.

Заключение – это документ, который содержит мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом… согласен» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке организации в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Они составляются в целях регистрации или информирования. Составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Вопросы для самостоятельной подготовки:

1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2. Какие реквизиты используются при составлении протокола?

3. Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности?

4. Какие документы составляют систему справочно-информационной документации?

5. Каковы особенности системы справочно-информационной документации?

Тема 8
Делопроизводство по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан

8.1. Законодательно-нормативные акты по работе
с обращениями граждан

На основании обращений частных лиц в государственные и общественные органы по различным вопросам социального, экономического и духовного развития общества мы имеем информацию о реальном состоянии государственных и общественных дел. Обращение – это важное средство охраны прав личности.

Основополагающими принципами работы с этими документами являются:

· право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения;

· всемерное расширение и упрочение связей с широкими массами;

· гласность работы по рассмотрению обращений граждан.

· Обращения делятся на следующие виды: предложения, заявления и жалобы.

Предложения – это обращения граждан в соответствующие учреждения или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности органов власти и управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Заявление – это обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Жалоба – это обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решениями или действиями государственного или общественного органа, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения.

Организация работы с обращениями граждан в государственных учреждениях имеет богатую историю и традиции. В 80-е гг. был издан ряд постановлений, связанных с улучшением работы с заявлениями, предложениями и жалобами граждан: «Об обращениях граждан в Верховный Совет СССР», «Об обращениях граждан в Верховный Совет РСФСР», в Верховные Советы автономных республик и местные Советы народных депутатов РСФСР.

Принятый 30 июня 1987 г. Закон СССР № 7287-XI «О порядке обжалования в суд неправомерных действий должностных лиц, ущемляющих права граждан» (утратил силу) предусматривал возможность обжалования в суде любых действий должностного лица, за исключением тех, которые специально регламентированы уголовным, гражданским, административным и другим законодательством, а также действий, связанных с обеспечением обороноспособности страны и государственной безопасности.

В суде могут быть обжалованы действия, единолично осуществленные должностными лицами от своего имени или от имени представляемого органа. Гражданину предоставлено право обращаться с жалобой непосредственно в суд, вне зависимости от предварительного обжалования таких неправомерных действий вышестоящему органу или должностному лицу.

12 декабря 1993 г. была принята Конституция Российской Федерации, в которой в специальных статьях нашли отражение вопросы работы с предложениями и заявлениями граждан.

Решение не рассматривать анонимные письма было принято постановлением Президиума Верховного Совета СССР в феврале 1988 г. В нем говорилось о том, что обращение граждан должно быть им подписано и содержать данные о месте его жительства, работы или учебы. Если в документе нет этих сведений, он признается анонимным и не рассматривается.

В настоящее время значительный шаг в законодательном регулировании работы с обращениями граждан сделан Государственной Думой в принятии Федерального Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.06 г. № 59-ФЗ (в ред. от 02.07.13 г.). Его положительной стороной является то, что он опирается на Конституцию Российской Федерации, учитывает изменения, происшедшие в государственном и политическом устройстве России с 1991 г., а также на Устав города Москвы и законы города Москвы.

Помимо привычных терминов предложения, заявления и жалобы граждан, в практику работы с этой группой документов включены такие понятия, как «ходатайство», «коллективные обращения», «петиции». В Законе даны определения:

Ходатайство определяется как письменное обращение гражданина с просьбой признания за ним определенного статуса прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих.

Коллективные обращения – обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащие частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющего общественный характер.

Петиции – коллективные обращения граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Таким образом, у нас в стране сложилась законодательно-нормативная, методическая база для организации работы с обращениями граждан, в которой была разработана ответственность, технология получения, обработки, контроля исполнения, анализа этой категории документов и личного приема граждан.

Поиск по сайту: