Докладные и объяснительные записки

Докладные и объяснительные записки играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не только для передачи информации с одного уровня управления организацией на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладные и объяснительные записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской

Докладные и объяснительные записки бывают внутренними и внешними.

Внешние докладные и объяснительные записки составляются редко, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Оформляются на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора документа (организации, фирмы, также может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит); название вида документа; дата; индекс (номер); адресат; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Структура текста докладной и объяснительной записки состоит, как правило, из двух частей. В одной части содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений.

В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы: «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым», «прошу (просим)».

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной – кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой части – объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, в основном, только одну часть текста – перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетания этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.

В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит «Отметка о наличии приложений», которая оформляется в соответствии с ГОСТом.

Внутренняя докладная и объяснительная записка оформляются на чистом листе бумаги по образцу общего бланка. В состав типового формуляра внутренней докладной и объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения-автора; название вида документа; дата; индекс (в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка состоит, как правило, из двух
логически смысловых частей. В одной содержится оценка фактов,
событий, а не просто информирование. Поэтому канцеляризм: «Довожу до Вашего сведения» во внутренней докладной записке является неуместным. В другой части текста формулируются предложения, выводы, рекомендации, которые могут стать основой для принятия управленческого решения руководителем предприятия или структурного подразделения. В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только выводы и предложения автора.

В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:

«23 мая 2014 г. я опоздал на работу на 40 мин., так как в метро был нарушен график движения, и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Березовая роща» с 8.30 до 9.00».

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Составляются предложения аналогично докладным запискам, в основном, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения; название документа; дата; номер документа; адресат; должность; инициалы и фамилия заявителя; подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести... или «Прошу предоставить...»), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета и др.).

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения; название вида документа; дата; номер документа; адресат; заголовок; подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность: структурное подразделение; стаж работы (общий: в данном подразделении, в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Поиск по сайту: