История делопроизводства. Этапы развития делопроизводства

История человечества насчитывает огромное количество лет. И все ее многообразие, все изменения зафиксированы в документах. С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем возникает необходимость фиксации информации. Первые документы – наскальные рисунки. В них можно увидеть сцены охоты, сбора урожая, чуть позже стали фиксировать количество убитых животных, собранных корзин. Затем появляются изображения на бересте, папирусе, коже животных. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг…

С давних времен до нас дошли различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые нормы и этические нормы взаимоотношений между обществом и государством, а также между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово «документ» означает «свидетельство. Ученые считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов. Важные документы древнерусские князья сохраняли лучше, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Мудрого собрание наиболее древних грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софиевского собора. Именно здесь были сосредоточены и документы до Владимирских времен. Одним из наиболее известных хранилищ является Киево-Печерский монастырь, основанный выходцем из Черниговщины преподобным Антонием еще при Ярославе Мудром.

Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть памяток древнерусских времен погибла. До нашего времени дошли лишь отдельные памятки судьба которых оказалась более удачной. Среди этих документов наиболее древние рукописные книги: «Остро-мирово Евангелие» 1056 – 1057 гг. и «Сборник Святослава», 1073 и 1076 гг., произведения оригинальной древнерусской литературы «Поучение к братии» епископа Луки, «Слово о законе и благодати» первого нашего митрополита Иллариона, «Житие Бориса и Глеба» и т.д. Все они на сегодняшний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи.

Одним из древних и важных документов норм права является «Правда Русская» или, по принятому в науке названию «Русская правда» (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки, то есть копии, из которых наиболее старинные датируются XIII в.

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, «Устав Владимира Мономаха», который стал дополнением и своеобразной частью «Русской правды». Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера о налогах. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковные суды и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей Владимира и Ярослава. Первый известен в копии XIII в. второй – XIV в.

Наиболее важным историческим документов является «Повесть временных лет», который дошел до нас не в оригинале, а в более поздних списках. Одним их них является Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в этой летописи содержатся сведения о первых международных актах – договорах Руси с иностранными государствами. В частности, здесь есть сведения о четырех договорах Руси с могущественным государством того времени – Византией (соглашения 907 и 911 гг. князя Олега, 947 г. – князя Игоря, 971 г. – князя Святослава.)

Уже в те времена документ служил гарантией выполнения обязанностей и ему придавалось большое значение. В договоре с Византией (947 г.) читаем: «Отныне ж пусть приходят к князю русскому с грамотой, в которой будут свидетельствовать о своих мирных намерениях… Если же придут без грамоты, то пусть содержатся под стражей, пока не известим о них князя Игоря».

Этапы развития делопроизводства.

Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII в. Большой массив книг появился в результате деятельности гродских (польск. grod – крепость) и земских судов.

Земский суд состоял из судьи, подсудка, писаря и избирался помещиками. Помещики имели право избирать по четыре «електа» (кандидата) на судейство, подсудство и писарство, из которых король утверждал по одному кандидату на соответствующую должность. При судах существовала также должность «возного», обязанностью которого было вручать извещения о вызове в суд и исполнять его решения.

В Уставе 1588 г. была введена должность «возного генерала» как старшего над «возным». Избранный на эту должность давал присягу королю.

Поначалу суды имели четко выраженный круг своей деятельности. Земский суд рассматривал гражданские дела. Его канцелярия имела так называемое «право вечности», то есть право придания юридической силы разным документам (условиям сделки, контрактам, тестаметам, купчим и т.д.). В компетенцию градского суда входили криминальные дела. Подкоморные же суды занимались разрешением граничных споров землевладельцев.

Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. В зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на: декретные, записные и текущие. В декретные книги, которые велись только во время судебных сессий – «рочков», вносили исключительно протоколы криминальных и гражданских дел. Записные – имели некоторую аналогию с нотариальными книгами. В них вносили разные личностно-правовые документы: дарственные, купчие, долговые, продажные, а также контракты, условия и т.п. В них, кроме того, вносились королевские дарственные грамоты. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств, заявления, «протестаций» и других извещений разнопланового характера.

Большинство книг велось по двойной системе: сначала акты записывались в «черновик»– «протокол», сокращенно, без вступительных и заключительных формул, а потом переписывались в чистовик – «индукту». Акты, как правило, вписывались в «секстерни» – тетради, сложенные из 4 – 6– листов бумаги, которые по итогам года сшивались в актовые книги. Если документов было много, книги по их тематике формировались в тома.

Для облегчения поиска и упорядочения листов последнее слово на каждом из них заносилось первым на последующем. Если же на странице оставалось свободное место, на нем писалась буква «Z» или слово «Vacua».

Правильность написания проверялась, о чем говорят «маргиналии» – отметки на полях. Нумерация актов (славянская и арабская) проводилась по месяцам; нумерация страниц была введена значительно позднее.

Свое дальнейшее развитие актовое делопроизводство получило согласно Уставу 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русским». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества.

Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились у «скрынях моцных за тремя замками».

К сожалению, большая часть актовых книг погибла. Ныне общее количество актовых книг составляет 7,5 тыс. томов, которые вмещают 5 млн документов-записей.

Приказное делопроизводство.

До 15 столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления государства были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостными, компетенция которых распространялась и на барские вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках – писари и поддъячие.

Создание Российского централизованного государства потребовало более развитых форм государственного управления. В связи с этим происходила постепенная перестройка органов великокняжеского управления. В конце XV – начале XVI в. сложилась система приказов – центральных органов государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный – военным, Поместный земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Всего было около 80 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с «товарищами» (заместителями и помощниками) дьяками. Дьяки из простых писарей становились начальниками приказных канцелярий и занимались всеми повседневными делами и делопроизводством. Для этого ни имели в своем распоряжении «письмовые головы» разных рангов: подъячих (старших, средней руки и младших), писарей, переписчиков, а также переводчиков, сторожей и приставов.

Канцелярии функционировали при каждом государственном, духовном или гражданском учреждении, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно.

Деятельность канцелярий, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку «выписать», то есть навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили «присуд» и распоряжения о подготовке письма-ответа.

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подьячие. Дьяк редактировал проект, делая отметки на полях или обратной стороне листа. Исправленный документ младший подьячий переписывал заново – «белил» и передавал подьячему, который сверял его с черновиком и визировал: ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного. Проверенный документ подписывался дьяком по всей его ширине.

Писали на узких (15 – 17 см) полосах бумаги, которые в случае необходимости склеивали, оставляя обратную сторону чистой. К первому документу подклеивали последовательно другие и длинную бумажную полосу сворачивали в рулон. При чтении полоса волочилась; отсюда и появилось народное изречение – волокита, что означает несвоевременное решение того или другого вопроса.

В деятельности приказов XV – XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название приказное делопроизводство. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного правления). От простых людей в приказы поступали челобитные.

Коллегиальное делопроизводство.

Делопроизводство в учреждениях Российского государства до XVIII столетия велось согласно канцелярским традициям и законодательством не регулировалось. В 1717 – 1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату. Окончательно структуру коллегий определил генеральный регламент государственных коллегий, который стал основой организации делопроизводства в государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр 1 направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиальной системы управления и возможности применения ее в России. После изучения материалов было принято решение выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить ее. Первый вариант генерального регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12 редакций.

В генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функции канцелярии и ее секретаря.

Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие оформлялись канцеляристами по его поручению. Некоторые документы (дипломы, патенты) составлялись по «генеральным формулярам», то есть определенным обязательным формам документов.

В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. В 1722 г. Выходит в свет «Табель о рангах». Именно этот документ положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика официального делопроизводства, существующая до наших дней.

В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления были сформулированы в «Учреждениях для управления губерниями» от 07 ноября 1775 г.

А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 г. книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Вопросы для самостоятельной подготовки:

Поиск по сайту: