Организация документооборота

Документооборот – это движение документов в аппарате управления с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

Существует три вида документооборота: традиционный, смешанный и автоматизированный.

Основу структуры документооборота составляет комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработкой. Единый маршрут для документов одного вида или совокупности документов образует документопоток.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Она объединяет всю последовательность перемещения документов в аппарате управления, операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью информационного обеспечения управления.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

· прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

· следует исключать лишние инстанции в прохождении документов и не обусловленные деловой необходимостью этапы работы с документами;

· в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Направление документопотока зависит от вида документа, его адресования, регистрации, характера резолюции.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

· Работниками, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители организации или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);

· Пунктами технической обработки документов на предприятии (секретари руководителя, канцелярия, экспедиция, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции и т.д.). Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или работник канцелярии) адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих в организацию документов) и только 10-15%- заместителя руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

Рисунок 10. Схема распределения потока входящих документов

2. Документопоток внутренних документов – создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов – документы, направляемые во внешние организации (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, договоры и т.д.)

Входящие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, доставку исполнителями.

Документы, поступающие в крупные учреждения, начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Здесь с ними совершается ряд последовательных операций: оформление приема, проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка правильности вложений, сортировка, передача на исполнение.

В экспедиции образуются два первичных документопотока: нерегистрируемые и регистрируемые документы. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «личной передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на два потока: документы на имя руководства и без указания конкретного адресата и документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или начальник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения является распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководства, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями и компетенциями подразделений и исполнителей, производится направление им документов.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан предложения, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям учреждения и структурных подразделений.

Направление документопотоков зависит от факта регистрации. Нерегистрируемые документы проходят самый короткий путь. Они сразу направляются исполнителю. Большое значение приобретает составление перечня нерегистрируемых документов, ежегодный его пересмотр. Перспективной является тенденция к расширению состава документов, не подлежащих регистрации.

На путь движения документа немалое влияние оказывает принятая в учреждении система регистрации и контроля за его исполнением. Маршруты неконтролируемых документов короче и быстрее, так как они не проходят через контрольные подразделения.

Направление документопотока зависит и от адресования документа. Документы, направляемые руководству учреждения, проходят на пути к исполнителю большое количество инстанций, с ними совершается большое число операций, они имеют возвратные движения. В этом случае документ движется по схеме:

Рисунок 11. Документы, направляемые руководству учреждения

Еще больший путь проходят документы, которые по поручению руководителя передаются на рассмотрение заместителю руководителя. Документ движется по схеме:

Рисунок 12. Документы, направляемые заместителю руководителя учреждения

Более короткий маршрут у документов, поступающих в адрес структурных подразделений. Документы этого потока движутся по схеме:

Рисунок 13. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений

Движение документа к руководителю обусловливается необходимостью получения четких и конкретных указаний по исполнению документа, которые отражаются образом, в резолюции. Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена и. если это требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка об его исполнении и направлении в дело. После проставления отметки документ со всеми другими относящимися к нему документами и копией ответа передается для помещения его в дело.

Схема работы с входящими документами

Рисунок 14. Схема работы с входящими документами

Входящие документы регистрируются в журнале.

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Подготовка исходящих документов складывается из: составления проекта; его согласования; визирования; подписания (утверждения); регистрации; отправки документов.

Движение исходящих документов в значительной степени определяется порядком подписания. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Более целесообразен такой порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель учреждения, но и другие руководящие работники и исполнители, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, ссылки на входящий документ (в исходящих ответных документах). Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Исполненный и подписанный документ оформляется для отправки адресату. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов. Одновременно инспектор экспедиции производит сортировку документов по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресатов.

Исходящие телеграммы передаются в отделение связи вместе с книгой регистрации, где работник отделения связи делает отметку о количестве принятых телеграмм, времени доставки их в отделение связи, расписывается и заверяет свою подпись почтовым штемпелем

Схема работы с исходящими документами

Рисунок 15. Схема работы с исходящими документами

Исходящие документы регистрируются в журнале.

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах данного учреждения. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

На каждом предприятии могут быть приняты разные формы делопроизводства (централизованная, децентрализованная и смешанная). Выбор той или иной формы предоставляется самому предприятию и зависит от объема документооборота.

Объем документооборота – общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

· загрузки учреждения, его подразделений, отдельных исполнителей, структуры делопроизводственной службы;

· соответствия наличия тех или иных документов задачам и функциям подразделений;

· потребности учреждения в организационной и электронно-вычислительной технике.

Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля документов организации. При этом:

· подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;

· нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

· количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

· подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

· если в организации применяются унифицированные формы и составлен Табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные Табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их копирования. Одновременно уточняется правильность установления в Табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

· самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

· самостоятельно, по учетным карточкам и журналам учитывать документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы ДОУ.

Сокращение объема документооборота происходит за счет: регламентации документирования; уменьшения количества внутренних документов; рационализации документации; создания унифицированных систем документации; разработки унифицированных требований к текстам; использования коммуникационных связей.

Поиск по сайту: