АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Унифицированные системы документации

Читайте также:
  1. I. Формирование системы военной психологии в России.
  2. II. Цель и задачи государственной политики в области развития инновационной системы
  3. II. Экономические институты и системы
  4. IV. Механизмы и основные меры реализации государственной политики в области развития инновационной системы
  5. А). Системы разомкнутые, замкнутые и комбинированные.
  6. А. И. Герцен – основатель системы вольной русской прессы в эмиграции. Литературно-публицистическое мастерство
  7. Абиотические компоненты экосистемы.
  8. Абстрактные линейные системы
  9. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
  10. Автоматизированные системы контроля и учета электроэнергии (АСКУЭ).
  11. Автоматизированные системы регистрации
  12. Автоматизированные системы управления (АСУ).

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится:

● в целях сокращения количества применяемых документов

● типизации их форм

● повышения качества

● снижения трудоемкости их обработки

●достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления

● более эффективного использования вычислительной техники.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД).

УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Работа по унификации включает:

- Разработку унифицированных систем документации (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

- Внедрение разработанных общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ)

- Ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие

- Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию

- Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия.

Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных – оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника. Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на их составление.

Широкое распространение получили анкеты – опросный лист для получения сведений. Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В унифицированных формах первичной документации по учету труда и его оплаты в трафаретной форме представлены модели приказов.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. В соответствии с ГОСТ 1.0-92, стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятиям), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Установлены следующие категории стандартов:

§ Государственные стандарты (ГОСТ)

§ Отраслевые стандарты (ОСТ)

§ Республиканские стандарты (РСТ)

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего 30), но и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе. Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.

 


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)