|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров и т.д. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Дополнения к порядковому номеру показывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служит целям облегчения поиска. Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, переписка и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносятся в регистрационные формы. В регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий номер; дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор документа; заголовок; резолюция; срок исполнения; исполнитель; ход исполнения; номер дела (куда документ помещен после исполнения). Организация имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д. В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники, такие как: · классификатор названий документов; · классификатор корреспондентов; · классификатор вопросов деятельности организации; · классификатор исполнителей; · классификатор результатов исполнения документов; · номенклатура дел. Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы. Наиболее удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.) |