Унифицированная система первичной учетной документации

Организационно-правовая кадровая документация регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в организации. К ней относятся: структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; положение о б отделе управления персоналом, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работников организации, различные положения, методики, по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и др.

Штатное расписание – определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления предприятия. Оформление штатного расписания рассмотрено в унифицированной форме № Т-3 унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1).

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн руб. продукции;

численность управленческого персонала предприятия;

штатное расписание предприятия за предыдущий год;

гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по трудовым договорам.

Штатное расписание оформляется на общем бланке, подписывается руководителем кадровой службы, гл. бухгалтером и утверждается приказом организации. В заголовке к тексту указывается период, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров.

К функциям документа, определяющим его значение, относятся:

· фиксирование структуры управления предприятием;

· нормирование численности работников;

· регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов;

· контроль над соблюдением уровня административно-управленческих расходов;

· сравнение работником своей фактической загрузки с нормированной;

· выполнение профсоюзом предприятия защитной функции.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать ежеквартально.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Приказы по личному составу оформляются согласно Постановлению ГК РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 г. № 1.

Приказы по личному составу регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Все виды приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы регистрируются в журнале регистрации приказов. К номеру приказа добавляется буква: К - прием, увольнение; КМ - о командировках; КО- отпуска; КП – о поощрениях и т.д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись, которая ставится в специальной зоне ниже последнего пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или хранятся в личном деле работника, или образуют самостоятельное дело в форме приложений к приказам по личному составу.

График отпусков (форма №Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер, фамилия, отчество, должность, месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу, основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

Коллективный договор -правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый между работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание, структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяются сторонами.

В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных сведениях, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

Основным справочно-информационным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является Личная карточка унифицированной формы №Т-2, а для государственных служащих №Т-2ГС. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре.

Комплекс документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд. Данный комплекс документации включает в себя:

Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

Табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (форма № 49);

Расчетная ведомость (форма Т №- 51);

Платежная ведомость (форма №Т-53);

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма№Т-53а);

Лицевой счет (форма №Т-54);

Лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма №Т-61);

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма №Т-73).

Личное дело работника – это систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в организации.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает:

· Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

· подготовку обложки личного дела: оформление ее в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного номера дела и даты его заведения: обозначение номера личного дела на корешке папки;

• подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

• получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточном журнале);

• систематизацию полученных документов, заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

• внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

• валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов против каждой записи во внутренней описи;

• подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверку правильности нумерации листов;

• при необходимости прошивку документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

• получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);

• систематизацию документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

• систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

• нумерацию листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;

• ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении работника;

• выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверку наличия и целостности документов;

• ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

• закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивку документов и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

• регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

• внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает документы, сопровождающие процедуру приёма гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приёме его на работу.

Документы в личном деле располагаются в определённой последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• трудовой договор (контракт);

• дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

• личный листок (анкета) по учету кадров;

• биографическая справка, справка из личного дела;

• автобиография;

• направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

• письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

• решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

• заявление о приеме на работу;

• характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

• список научных трудов и изобретений;

• копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

• копии других приказов (при необходимости).

Поиск по сайту: