|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Рекомендации к составлению служебных писем и факсовНачало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:
Уважаемый Аркадий Михайлович! Господин Ивченко! Сергей Аркадьевич! Уважаемый господин Абалуев! Уважаемые господа! (употребляется, когда не известны имена получателей письма)
Уместно использовать слова благодарности: Мы рады получить Ваше письмо Большое спасибо за факс от 15.09.2014 Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма
Далее возможно продолжение с использованием слов: В связи с …. В соответствии с …. Согласно договору от … № … Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. При составлении документа в зависимости от темы используются следующие обороты: Отправка груза, документа · Отправляем Вам… · Ставим Вас в известность… · Высылаем Вам… Напоминание · Напоминаем Вам… · По истечении…срока предложение нашей фирмы теряет силу Подтверждение · Фирма… подтверждает получение… · Подтверждаем, что багаж получен Извещение · Сообщаем Вам, что… · Ставим Вас в известность, что… · Извещаем Вас, что… Просьба · Пожалуйста, сообщите… · Просим оплатить в течение… рабочих дней… · Мы будем благодарны, если Вы…. Гарантия · Мы гарантируем, что… · Оплату гарантируем · Качество нашей продукции фирма гарантирует Предложения · Мы рады предложить Вам… · Предлагаем Вам… · Мы можем рекомендовать… · Мы уверены, что вы заинтересуетесь.. Отказ · К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам… · К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за… · К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за.. Предупреждение · Банк оставляет за собой право обратиться…, если Вы … · Задержка поставок может привести к …. · Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены… Приглашение · Просим принять участие в … · Приглашаем Вас.. · Мы рады пригласить Вас.. Письмо можно окончить фразами · Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной · Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества · Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей · С уважением…
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телекс – обобщенное название по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи, – по абонентской телексной сети. Телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. По скорости передачи информации факсимильной связи стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу, кроме как печататься четким, контрастным шрифтом. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления. Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону. Передаваемые и принимаемые телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация. В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов. Телефонограмма может оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передается или принимается чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях может записываться в книгу телефонограмм. Телефонограмма включает следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат – оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например: Управляющим филиалам Акционерной страховой компании «АСКО» При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его должности. Например: Директору частного охранного предприятия «Дельта» А.Ю. Устенко название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) – оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением, центрировано; дата – оформляется цифровым способом (12.12.2014 г.), располагается от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема; индекс (в случае необходимости) – оформляется на той же строке, что и дата. Индекс телефонограммы является, как правило, ее порядковым регистрационным номером документа в пределах календарного года. В некоторых случаях индекс телефонограммы бывает сложным, то есть к порядковому номеру прибавляется номер дела, в которое телефонограмма будет подшита (по номенклатуре дел), индекс вопроса или структурного подразделения. Например: № 05.–12/66; № 148-КП (коммерческая переписка) и т.п. Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать; текст – оформляется с красной строки ниже даты и индекса. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением, а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам; подпись – оформляется ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации – автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться; отметка о передаче – ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами; отметка о приеме – оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи. На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение; время приема-передачи (в часах и минутах). Номер телефона и время приема-передачи оформляется ниже слова «Принял» от границы левого поля. Однако отметки о приеме-передаче телефонограммы могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.007 сек.) |