|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Регистрация и контроль за исполнением документовЦель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов: · постановку документов на контроль; · проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; · предварительную проверку и регулирование хода исполнения; · учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях: · формализованный контроль своевременного исполнения; · контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию: · контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам: · контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; · контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; · контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы. Многоуровневость контроля объясняется тем, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Контроль фактического исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководитель учреждения, его заместители, руководители структурных подразделений. Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов: – формирование справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям; – корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним; – информирование руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах; – напоминание руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений; – фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов; – анализ уровня исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий. Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения. Последующий (итоговый) контроль проводится службой ДОУ или секретарем-референтом периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях учреждения по результатам предупредительного контроля. Одновременно проверяется исполнение документов, не поставленных на контроль. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы. Состав наиболее массовых категорий предупредительного контролируемых документов закрепляется в специальном перечне, который входит в качестве приложения в инструкцию по ДОУ учреждения. При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30 – 40 % документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме практически невозможно. Отсюда понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль». Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля. Срок исполнения документов может быть типовым и индивидуальным. Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов 10 – 15 дней, предложений, заявлений и жалоб граждан от 15 дней до одного месяца. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях: · для входящих документов – с даты поступления документа в учреждение (с даты, указанной в регистрационном штампе); · для отправляемых и внутренних документов – с даты их подписания или утверждения; · для решений коллегиальных органов – с даты заседания или совещания; · для устных распоряжений – с даты их отдачи. Продление срока исполнения документа допускается с разрешения учреждения или руководителя, установившего этот срок. В основе построения технологических процедур контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам (традиционная, автоматизированная и смешанная). В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа: этап постановки документов на контроль; этап ведения контроля; этап снятия документов с контроля; этап анализа исполнительской дисциплины. Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.) |