Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність і повнота

При оцінці ситуації найбільше значення ма­ють види інформації, які визначають можливості комп­лексного і системного підходу до цієї оцінки, що грає роль при розробці управлінського рішення.

На стадії розробки управлінського рішення вели­ку роль відіграють можливості обробки відібраної ін­формації.

При організаційно-практичній діяльності по реа­лізації рішення найбільшу роль відіграють процеси пе­редачі інформації, швидкість передачі, своєчасність і повнота її надходження.

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння пра­цювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. У сучасно­му науковому світі все більш наполегливо проводиться ідея про роз­гортання на базі сучасного етапу розвитку НТР інформаційно-кому­нікаційної революції. Для виконання своїх функцій організації необ­хідні ефективні комунікації. Комунікації можна визначити як способи, за допомогою яких люди вступають у контакти один з одним. Кому­нікації — це спілкування, передача інформації від людини до людини в процесі діяльності. Передача інформації від однієї людини до іншої здійснюється за допомогою жесту, мови, приладів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікацій). Через засоби комунікацій інфор­мація передається особам, які приймають рішення, а рішення — їхнім виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, тому що без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

Мережа сучасних комунікацій усе повніше охоплює земну кулю, окремі країни, галузі економіки, окремі підприємства й процеси. Комп'ютер як засіб відправлення й одержання інформації адресатам у всьому світі значно спрощує і прискорює процеси обміну інформа­цією. Автоматизація опрацювання, збереження й передачі інформації створює принципово нове середовище для ведення підприємницької діяльності, підготовки, прийняття та виконання рішень. Проблема комунікацій одна з найважливіших у сучасному менеджменті.

Ефективність інформаційного забезпечення управління значною мірою залежить і від спроможності організаційної системи долати інформаційні бар'єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, пси­хологічні, організаційні, методичні.

Створення ефективних комунікацій як усередині, так і поза орга­нізацією досягається за допомогою добре організованого комуніка­тивного процесу. Комунікаційний процес визначають як обмін інфор­мацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікаційного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обмі­ну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей. У комунікаційному процесі, як правило, виділяють чотири базових елементи. Відправник — особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її. Повідомлення — власне інформація, закодована за допомогою символів. Канал — засіб передачі інформації. Одержувач — особа, якій призначена інформа­ція і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією завдання відправника й одержувача по­лягає у тому, щоб скласти повідомлення й використати канал зв'яз­ку для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це зробити важко, тому що кожний етап є одночасно місцем, де її зміст може бути перекручено або повністю втрачено. Етапи процесу комунікацій (зародження ідеї, кодування, вибір кана­лу, передача, декодування) схематично можна зобразити таким спо­собом (рис. 55).

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утруднює виділення його етапів, ми проаналізуємо ці етапи, щоб звернути увагу на проблеми, які можуть виникнути в різних його складових.

Перший етап комунікації починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інфор­мацією обриваються на цьому першому етапі, тому що відправник не витрачає досить часу на обмірковування ідеї. Тут необхідно дотри­муватися правила: не починайте говорити, не почавши думати. На­приклад, начальник цеху прийняв повідомлення від вищого керів­ництва про те, що підприємству потрібно збільшити виробництво друкарських плат на 10 % без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху не зможе зрозуміти, яким чином найкраще обмінятися цією інформацією з підлеглими, і передасть їм це по­відомлення точно таким, яким його було отримано, можливі непоро­зуміння.

Формулює Кодує та

або відбирає обирає канал

Передає каналом Декодує

Рис. 4.8. Проста модель процесу комунікаці

Якщо керівник справді продумає ідеї, які слід передати, він може прийти до висновку, що робітники мають зрозуміти:

— які саме потрібні зміни, щоб приріст обсягу виробництва зріс на 10 % без додаткових понаднормових;

— чому потрібні ці зміни, інакше вони можуть зробити висновок, що компанія намагається вичавити з них більше, а платити менше, і висловити невдоволення;

— яким способом слід здійснити зміни — якість продукції і рівень браку не можна змінити внаслідок приросту обсягу вироб­ництва, інакше ефективність може знизитися, а не зрости, як того вимагає у своєму повідомленні вище керівництво.

На першому етапі обміну інформацією необхідно усвідомити, які ідеї призначені для передачі перед відправленням повідомлення, і бути впевненим в адекватності й доречності ваших ідей з ураху­ванням конкретної ситуації та мети.

На другому етапі відправник має за допомогою символів закодувати ідею, яку хоче передати. Таке кодування перетворює ідею в повідом­лення. Відправник має також вибрати канал, сумісний із типом симво­лів, використаних для кодування. До загальновідомих каналів нале­жить передача промови, письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та ін.). Якщо канал не підходить для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина інколи варта тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефону. Якщо канал недостатньо відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефек­тивний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недо­пустимість уже допущених серйозних порушень заходів безпеки і робить це під час легкої розмови за чашкою кави або за цигаркою. Однак цими каналами, мабуть, не можна передати ідею серйозності порушень настільки ж ефективно, як офіційним листом або на на­раді. Направлення підлеглому записки про винятковість його досягнень не передає ідеї про те, наскільки важливий внесок, зроблений ним у роботу, і не буде настільки ж ефективним, як пряма розмова з наступним офіційним листом і премією. Тому вибір засобу повідом­лення не слід обмежувати одним каналом. Часто доцільно викори­стовувати два або й більше засоби комунікацій у поєднанні. У тако­му разі відправнику доводиться встановлювати послідовність вико­ристання цих засобів і визначати часові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж тільки обмін письмовою інформацією. Орієнтація на обидва канали змушує ретельно готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації.

Другий етап можна порівняти з упаковуванням товару. Багате справді добрих продуктів не мають збуту, поки не буде знайдене такої упаковки, яку буде сприйнято споживачем. Аналогічно багате людей свої прекрасні ідеї не в змозі "упакувати" за допомогою сим­волів і вкласти в канали, бажані та привабливі для одержувача. Коли таке трапляється, ідея, будь вона навіть геніальною, найчастіше не знаходить "збуту".

На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідом­лення, що багато людей помилково сприймають за сам процес кому­нікацій. Передача є лише одним із найважливіших етапів прохо­дження ідеї від однієї до іншої особи.

На четвертому етапі одержувач повідомлення декодує його. Деко­дування — це переклад символів відправника для розуміння одер­жувача. Обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одер­жувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснивши дії, яких чекав від нього відправник.

Найважливіша роль у комунікаціях приділяється зворотному зв'яз­ку. За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач обміню­ються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зро­зуміле. Менеджер не може виходити з того, що все, сказане або напи­сане ним, зрозуміють точно так, як він задумав. Менеджер, який не налагодить зворотного зв'язку для одержання інформації, рано чи пізнє зрозуміє, що ефективність його управлінських дій різко знижена.

У комунікаціях існує шум, що може спотворити зміст інформації. Джерела шуму коливаються від мови до розбіжностей у сприйнятті, через які може змінитися зміст у процесах кодування й декодуван­ня. Інформацію, що передається між керівником і підлеглим, може бути спотворено свідомо.

Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інфор­мацією відбувається певне перекручування її змісту. Високий рівень шуму призводить до помітної втрати змісту і може цілком блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. Шум — це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом інформації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі. До нього належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки теле­тайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення проголошеної фрази та ін. В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем — голосові зв'язки, комунікаційним каналом — повітря, приймачем — вухо слухача, користувачем — мозок слухача. Шум — це побічні звуки, що утруднюють сприйняття повідомлення.

Розрізняють три проблеми в комунікації. Технічна проблема по­в'язана з точністю передачі комунікаційних символів. Семантична проблема пов'язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст. Проблема ефективності — ступінь впли­ву одержаного повідомлення на поведінку об'єкта.

Узагальнюючи викладене в цій главі, зазначимо, що для успішної управлінської діяльності важливішим є опис стану підприємства, ніж самого підприємства. Проблема полягає в тому, щоб, спираючись на знання умов у даний момент, передбачити стан підприємства в май­бутньому і спосіб, за допомогою якого цього стану буде досягнуто. Зрозуміти процес функціонування організаційно-виробничої систе­ми — це означає зрозуміти, як входи на підприємстві, фірмі, корпо­рації трансформуються у виходи. Наприклад, зрозуміти рішення як підсистему підприємства означає зрозуміти процес, за допомогою якого вхідна інформація перетворюється в певну обрану альтернативу.

Найбільшу віддачу від інвестицій можна одержати тільки у тоді, коли вони спрямовані в ефективно діючі виробничі системи. Якщо ж організація виробництва на низькому рівні, якість низька, персо­нал не має достатньо високої кваліфікації і не несе відповідальності за виконувану роботу, то навіть найсучасніше устаткування і техно­логія не забезпечать зростання виробництва й ефективності. Перед тим як, наприклад, автоматизувати якийсь виробничий процес, по­трібно провести раціоналізацію операцій усередині підприємства.

Субстанцією економічних явищ є інформація, а праця є механізмом уречевлення інформації, що відбиває пізнання матеріального світу в бажані форми об'єктів, процесів, явищ тощо. Змістом усіх стосунків між людьми в процесі їхньої життєдіяльності є інформаційна взаємо­дія. Виникнення й існування підприємства, фірми зумовлено існуван­ням самої можливості інформаційної забезпеченості й інформаційного обміну між персоналом підприємства, як і між підприємством та зовнішнім середовищем. Уречевлені в інформаційному розумінні ви­трати праці на виробництво товару, як певним чином закодована інформація, одержують доцільну економічну форму вираження — вартість і ціну. До ціни товару в інформаційному розумінні належать не тільки сукупні витрати праці, а і їхня структура, котра знаходить відображення у відповідних статтях витрат виробництва продукції (калькуляція собівартості). Усі економічні категорії насамперед інфор­маційні, оскільки вони є результатом доцільної людської діяльності, а внутрішнім змістом останньої є інформація. Управлінська діяльність являє собою систему інформаційних взаємодій персоналу фірми.

Поиск по сайту: