Робота з даними сортування, відбір даних за допомогою автофільтру та розширеного фільтру, виведення підсумків

Сортування можна проводити за одним, двома або трьома ключами.

Для здійснення сортування даних необхідно виділити базу даних разом з заголовком і викликати меню Данные/Сортировка. З’являється вікно сортування, зображене на малюнку.

Наступний крок – обрати ідентифікацію полів за підписами або за позначеннями стовпчиків. Краще це робити за підписами, тому що менше шанс помилитися при сортуванні.

Сортування здійснюється за ключами.

Введення першого ключа починається у поле Сортировать по. Ключ – підпис стовпця або позначення стовпця. Ліворуч обирається напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию.

Потім можна обрати другий та третій ключі сортування.

Сортування за другим ключем можна побачити тільки при збіганні даних у першому ключі.

У наведеній таблиці здійснене сортування: 1 ключ – за прізвищем (за зростанням), 2 ключ – за ім’ям (за зростанням), 3 ключ – за віком (за спаданням).

Сортування за другим ключем видно лише де збігаються значенням першого ключа. Сортування за третім ключем видно лише при збіганні першого та другого ключей.

Фільтрація даних – пошук та виведення на екран тільки тих даних, які задовольняють поставленій умові.

Фільтрація за допомогою автофільтру.

Виділити базу даних і обрати в меню команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Після чого заголовок бази даних буде мати кнопки списків (стрілка у правому нижньому кутку).

Для того, щоб зазначити умову фільтрування даних необхідно натиснути на кнопку списків де випадає меню фільтрації і обрати необхідну умову фільтрації.

Якщо використовується фільтрація за зазначеними значеннями (Іванов, Петров,...) то сортування виконується без додаткових параметрів, якщо ж треба відсортувати данні за умовою то користувач потрапляє до вікна Пользовательский автофильтр, зображене на малюнку.

Тут можна ввести дві граничні умови, або дві умови з списку, як у нашому прикладі.

Після того як фільтрація здійснена змінюється колір кнопки списків з чорного на синій – це є ознакою того, за цим полем була проведена фільтрація даних.

Для того, щоб відмінити фільтрацію необхідно встановити параметр Все в списку фільтрації.

Фільтрація за допомогою автофільтруздійснюється в тій самій таблиці, данні, що не війшли до відфільтрованої таблиці приховуються але не зникають, їх завжди можна поновити.

Фільтрація за допомогою розширеного фільтру.

Ця команда дає можливість створення нової бази зданих за обраним критерієм використовуючи данні існуючої БД.

Фільтрація за допомогою розширеного фільтру потребує попередньої підготовки – створення критерію умов. Критерій повинен розміщуватися поза значеннями БД. Він складається з назв полів та умови, записаної під відповідною назвою поля.

Поиск по сайту: