Торговля и ее особенности, влияющие на формирование бюджетов

Торговля – это огромная отрасль народного хозяйства. В нее вовлечено все население страны, которое выступает либо в качестве продавцов, либо в качестве покупателей. Под торговлей понимается вид хозяйственной деятельности в сфере обращения, объектом которой является товарообмен, купля-продажа товаров, обслуживание покупателей в процессе продажи товаров, также доставка, хранение товаров и их подготовка к продаже.

Виды торговой деятельности:

– оптовая торговля – продажа товара крупными партиями для производственного потребления или перепродажи (для дальнейшего использования в розничной торговле);

– мелкооптовая торговля – продажа товаров мелкими партиями для различных организаций. (Минимальная партия товара при мелкооптовой торговле не может быть меньше, чем количество единиц соответствующего товара в одной упаковке производителя для розничной торговли;

– розничная торговля – продажа потребительских товаров за наличный расчет (оплаченных по кредитным карточкам, расчетным чекам банков, перечислениям со счетов вкладчиков, что также учитывается как продажа за наличный расчет) для потребления или использования в личных целях населением, является штучной;

– мелкорозничная торговля – продажа продовольственных и непродовольственных товаров несложного ассортимента через стационарную и передвижную мелкорозничную торговую сеть. (К стационарной мелкорозничной торговле сети относятся палатки, ларьки, киоски – торговые предприятия, занимающие обособленные помещения, но не имеющие торгового зала для покупателей. К передвижной мелкорозничной торговой сети относятся специально оборудованные приспособления для торговли вразвоз и вразнос (автомагазины или автолавки, ручные тележки, лотки, корзины и т.д.)

Согласно Государственному стандарту РФ Р51303-99 «Торговля. Термины и определения», введенному в действие на территории Российской Федерации с 1 января 2000 г., розничной торговлей является торговля товарами и оказание услуг покупателям для личного, семейного, домашнего использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Оптовая торговля – это торговля товарами с последующей их перепродажей или профессиональным использованием.

Исходя из смысла приведенных выше определений очевидно, что единственным критерием, позволяющим отличить розничную торговлю. от оптовой, является цель дальнейшего использования приобретенного покупателем товара. Отличие оптовой торговли от розничной заложено в договорах, приведенных в Гражданском кодексе Российской Федерации и регулирующих оптовую и розничную торговлю: договор поставки и договор розничной купли-продажи. По договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Товарное обращение, осуществляемое в торговле, возможно только при посредстве денег, т.е. купле-продаже за деньги. Поэтому процесс обращения товара всегда имеет двухсторонний характер: с одной стороны – это движение товарной массы через торговлю; с другой стороны – встречное движение денежных средств. Уплачивая деньги при покупке товаров, торговое предприятие получает их возмещение при продаже товаров населению. Из выручки от продажи товаров населению торговые предприятия покрывают все свои расходы, уплачивают налоги и осуществляют другие платежи. На этой основе образуется система денежных отношений торгового предприятия с поставщиками товара, банками, бюджетом, другими организациями, работниками предприятия.

Для осуществления процесса по доведению товаров до потребителя каждое торговое предприятие осуществляет индивидуальное воспроизводство. Процесс воспроизводства на торговом предприятии проходит четыре стадии движения средств предприятия.

Первая стадия – выделение ресурсов – основных и оборотных средств, нематериальных активов. Они закрепляются в уставном капитале и являются материальной основой хозяйственной деятельности предприятия. Выделение ресурсов может происходить нескольким путями: а) за счет бюджетных ассигнования; б) за счет самофинансирования; в) за счет кредитования.

Вторая стадия – затраты ресурсов в процессе хозяйственной деятельности. В этом показателе отражаются основные характеристики организации и управления всем сложным хозяйством торгового предприятия – эффективность использования торговой площади, производительность труда торгового и обслуживающего персонала, уровень товарных запасов, состояние складского хозяйства и организация обеспечения товарами торговых залов.

Третья стадия – формирование результатов торгово-хозяйственной деятельности предприятия. Валовой доход от реализации товаров и других видов деятельности должен покрывать издержки обращения. В таком случае торговое предприятие обеспечивает простое воспроизводство и может начинать его сначала.

Четвертая стадия связана с накоплением и ведением расширенного воспроизводства в торговле.

В современных условиях каждое предприятие торговли за счет собственных финансовых средств (прибыли, амортизационных отчислений, выручки от реализации выбывшего имущества и т.д.) должно покрывать текущие затраты, рассчитываться с государством, осуществлять расширенное воспроизводство основных и оборотных фондов, решать все вопросы по финансированию научно-технического прогресса и социального развития коллектива, иметь возможность поощрять высокопроизводительный труд.

Торговля как отрасль народного хозяйства обладает рядом характерных черт, которые обусловливают специфику системы управления рисками. Остановимся на основных из них.

Главная особенность торговли заключается в том, что продуктом труда в торговле является товар особого рода – услуги по закупке, хранению и реализации товаров народного потребления. Формой выражения торговой услуги является не овеществленное качество, создающее определенный полезный эффект. Услуга как стоимость создается через абстрактный труд, связанный с затратами человеческих сил, знаний, энергии. Оценка деятельности и оплата услуг торговых предприятий в большинстве случаев происходит через торговую надбавку к закупочной цене товара. Специфическое положение торговли между производителями и потребителями обеспечивает завершение создания материальных благ и осуществление товарного обращения. При этом торговля является отраслью, вкладывающей свою долю в создание национального дохода, так как она добавляет новую стоимость товарам, произведенным другими отраслями народного хозяйства через производительный характер части торговых расходов.

Второй особенностью является продолжительность производственного цикла. Для нормального функционирования, как отмечалось выше, предприятию необходимо закупать сырье и материалы, трансформировать их в готовую продукцию, а затем продавать клиентам, чтобы выручить деньги и получить возможность возобновить этот свой эксплуатационный цикл. В промышленности эксплуатационный цикл (кругооборот средств) происходит по следующей формуле: Д – Т …П … Т¢ – Д¢, а в торговле: Д – Т – Д¢, где Д – авансированные денежные средства; Т – товар, П – производство, Т¢ – произведенный товар, Д¢ – денежные средства, полученные от продажи товаров. У торговых предприятий фаза собственного производства отсутствует, и за счет этого весь цикл существенно ускоряется.

Третья особенность связана с организационной структурой торговли. Она оказывает влияние на риски торговли и методы их управления. Как уже отмечалось выше, торговые предприятия как самостоятельные хозяйствующие субъекты рынка в зависимости от характера их деятельности и назначения подразделяются на предприятия розничной торговли, предприятия оптовой торговли и предприятия общественного питания. В свою очередь, каждый вид делится по масштабу деятельности, по товарной специализации, по методу обслуживания покупателей и т.п.

Число предприятий торговли и общественного питания в РФ достигает 1271 тыс., предприятий оптовой торговли продукцией производственно-технического назначения – 57,9 тыс. В настоящее время в торговле преобладают малые предприятия, которые составляют около 46% от общего числа торговых предприятий. Малый бизнес формирует почти треть общего объема товарооборота. Это связано с тем, что в условиях экономической и политической нестабильности именно малые предприятия способны быстро приспосабливаться к меняющимся внешним условиям. Розничный товарооборот в РФ по формам собственности в процентах от общего объема товарооборота составил:: по предприятиям торговли государственной собственности– 8,3 %, по негосударственным – 91,7%. Наиболее распространенной организационно- правовой формой хозяйствования является общество с ограниченной ответственностью. Это связано с тем, что предприятия этой формы собственности несут ответственность по своей деятельности лишь в пределах собственного капитала, который состоит из уставного капитала и фондов. Большой удельный вес приходится на индивидуальные частные предприятия.

Существуют различия в структуре активов предприятий торговли по сравнению с предприятиями других отраслей экономики. Как видно из таблицы 1.1, наибольший удельный вес в активах предприятий оптовой торговли составляют оборотные средства, а именно 74,6 %, в то время как в активах предприятий транспортной отрасли и других отраслей экономики наибольший удельный вес составляют основные средства; 66,90% – в транспорте; 59,90% – в сельском хозяйстве; 44,80% – в связи. Это дает возможность более подробно проанализировать следующие особенности функционирования риск–менеджмента в торговле.

Таблица 1.1

Структура активов предприятий основных отраслей экономики РФ

Четвертой особенностью является структура основных фондов торговли. Структура основных фондов торговли характеризуется сочетанием собственных и арендованных фондов. Больше половины основных фондов торговли находится в арендованных встроенных и пристроенных торговых помещениях. Причем в стоимости основных фондов различных предприятий торговли здания и сооружения занимают больше места, чем в среднем по народному хозяйству, а удельный вес машин и оборудования в два раза меньше. Недостаточная механизация труда отрицательно сказывается на его производительности.

В торговле по сравнению с предприятиями других отраслей народного хозяйства более низкая оснащенность техническими средствами труда. Так, она составила в процентах к общей оснащенности в торговле 3,8% и в промышленности 35,3%. Это в 9,29 раза меньше, чем в промышленности.

Степень износа основных фондов крупных и средних организаций торговли и общественного питания составила 37,8%. Наиболее изношенным видом основных средств в торговле являются передаточные устройства, а также машины и оборудование. Степень их износа составляет 75,9 и 50,2% соответственно.

В настоящее время положение некоторых предприятий торговля меняется. Многие средние и крупные предприятия имеют в наличии современные технологии торгового процессе, новое кассовое и другое оборудование, способное ускорить процесс продажи товаров, а следовательно, и обращение финансовых средств. Оснащенность в целом по отрасли возросла по сравнению с предыдущим годом на 1,2%.

Пятой характерной особенностью развития торговли является значительно большая потребность оборотных средств по сравнению с другими отраслями народного хозяйства.

Доля оборотных средств торговли, независимо от специализации, превышает долю вложений в основные средства (см. табл. 1.1). Почти 2/3 капитала помещены в кассовые средства, запасы товаров и долговые обязательства по товарному бизнесу. Структура оборотных средств торговли характеризуется высокой долей товарных запасов – около 12% от всей стоимости оборотных средств, незначительным удельным весом денежных средств – около 8%, а краткосрочные финансовые вложения составляют 4%.

По источникам формировании оборотные средства торговли характеризуются высоким участием кредитов в формировании товарных запасов.

Существенной особенностью финансов торговли является то, что в отличие от других отраслей народного хозяйства, выручка от реализации товаров поступает преимущественно в налично-денежной форме. До 80% всех поступлений наличных денег в кассы банков идут от предприятий торговли. В связи с этим важной задачей организации финансов является правильное ведение кассового хозяйства, контроль за поступлением в кассы предприятий торговли выручки, за инкассированием выручки и целевым ее использованием.

Следующая особенность торговли состоит в том, что в отрасли велик удельный вес материально ответственных лиц, несущих личную ответственность за сохранность и использование материальных и денежных средств. Выручка от реализации товаров населению поступает в кассу предприятий торговли наличными деньгами. Это осложняет финансовую работу и требует большого внимания к осуществлению контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, соблюдению установленных цен и других условий реализации товаров. От обеспечения полноты и своевременности аккумуляции денежной выручки, ее сохранности и эффективности использования во многом зависит финансовое положение предприятий торговли. Отсюда вытекает необходимость осуществления систематического строгого контроля.

Торговля является трудоемкой отраслью с точки зрения использования трудовых ресурсов. В настоящее время в отрасли трудятся свыше 8 млн. человек. Поэтому в торговле по сравнению с другими отраслями народного хозяйства большой удельный вес в структуре затрат занимает заработная плата. В розничной торговле и общественном питании ее удельный вес составил более 38%, что в несколько раз превышает аналогичный показатель по промышленности в целом.

Еще одна особенность связана с получением заемных средств. Для торгующих предприятий большое значение имеет тот факт, что предметом аналога могут служить товары, находящиеся в обороте. По мере погашения кредита допускается уменьшение стоимости заложенного товара. Залогодатель сохраняет за собой право владеть, пользоваться и распоряжаться товаром.

И наконец, в торговле специфичной является структура затрат. Наибольший удельный вес в затратах торгового предприятия занимают издержки на приобретение товаров (цена закупки товара), внереализационные расходы и налоги.

Финансовое состояние предприятий торговли во многом зависит от оптимального соотношения величины издержек обращения и основных показателей торговой деятельности предприятий (товарооборот, валовый доход, прибыль). Снижение уровня издержек обращения приводит к росту валового дохода (прибыли) предприятия, а следовательно, к повышению эффективности его деятельности.

Все эти особенности функционирования торговли (приложение №1) вместе с региональными особенностями (численность, состав, покупательская способность населения), разнородностью, сложностью структуры и разветвленностью торговой сети, а также сезонностью продажи многих товаров накладывают свой отпечаток на построение системы управления рисками в отрасли.

Таким образом, исходя из особенностей торговли можно сделать вывод, что риск-менеджмент торговли (торговых предприятий) представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с идентификацией, оценкой и разрешением рисков предприятия и оптимизацией размера возмещения ущербов, посредством которых в условиях товарно-денежных отношений осуществляется планомерный рост стоимости капитала предприятия и достигается воздействие на социально-экономическое развитие предприятия и рост эффективности торговли товарами народного потребления.

Основным отличием риск-менеджмента в торговле можно считать то, что если модели производственного риск-менеджмента можно использовать вторично, то модели и приемы риск-менеджмента в торговле не всегда можно использовать повторно. Это связано с тем, что торговля быстрее, чем производство, изменяется и реагирует на динамику факторов внешней среды, т.е. на изменение конъюнктуры потребительского рынка. Риск-менеджменту торговли присущи высоки динамизм, учитывающий изменения факторов внешней среды, ресурсного потенциала, форм организации труда и других параметров функционирования предприятий торговли. Управленческие решения, используемые в процессе своей деятельности даже наиболее эффективно работающими предприятиями торговли, не могут слепо копироваться другими торговыми предприятиями. Это всего лишь алгоритм эффективной разработки управленческих решений в конкретных условиях деятельности предприятия торговли.

Для бюджетирования важна классификация расходов и доходов. Цель классификации – оказание помощи руководителю в принятии правильных, рационально обоснованных решений, поскольку, принимая решения, он должен знать, какие затраты и выгоды они за собой повлекут.

На предприятиях торговли учет расходов ведется на счете 40 «Расходы на продажу», а учет реализации товаров, т.е. доходов от основной деятельности, на счете 90 «Продажи».

Для разработки форматов основных бюджетов и определения набора операционных бюджетов прежде всего предстоит разобраться с классификацией затрат торговой организации.

Согласно Налоговому кодексу РФ в качестве расходов признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, а под доходами понимается выручка от реализации товаров и услуг.

Разные виды расходов нормируются и планируются различным образом. В целом все виды затрат могут быть разделены на две основные категории: постоянные (условно-постоянные) и переменные (условно-переменные).

Постоянные (условно-постоянные) затраты – это расходы, которые остаются сравнительно неизменными в течение бюджетного периода, независимо от изменения объемов продаж (например, управленческие расходы, амортизация). В действительности эти расходы постоянными в буквальном смысле слова не являются. Они возрастают вместе с увеличением масштабов хозяйственной деятельности (с появлением новых продуктов, новых бизнес-проектов, филиалов или представительств в других регионах и т.п.) более медленными темпами, чем рост объемов продаж, или растут скачкообразно. Поэтому их и называют условно-постоянными.

Переменные (условно-переменные) затраты – это расходы, которые изменяются в прямой пропорции в соответствии с увеличением или уменьшением общего оборота (выручки от реализации). Эти расходы непосредственно связаны с операциями по закупке и доставке продукции потребителям (стоимость приобретенных товаров, сырья, комплектующих, некоторые расходы по переработке, например электроэнергия и и т.п.). Условно-переменными их называют потому, что прямо пропорциональная зависимость от объема продаж на самом деле существует лишь в течение определенного периода. Доля этих расходов в какой-то момент может измениться (поставщики поднимут цены, темп инфляции отпускных цен может не совпадать с темпом инфляции этих издержек и т.п.). А это будет означать, что с данного периода переменные затраты хотя и будут изменяться, как и прежде, прямо пропорционально объему продаж, но на другом уровне (с другим удельным весом).

В управленческом учете также выделяют прямые и косвенные расходы. Здесь за критерий разделения принят не порядок исчисления (нормирования) этих затрат во взаимосвязи с изменением объема продаж, а порядок отнесения различных категорий расходов на себестоимость продукции.

Прямые расходы – это расходы, которые непосредственно и полностью. относятся на себестоимость данной продукции. Они непосредственно связаны с хозяйственной деятельностью и нормируют себестоимость продукции (стоимость закупленных сырья, материалов, комплектующих, расходы на заработную плату по их переработке и на производственное обслуживание).

Косвенные расходы – расходы, опосредованно связанные с производством данного продукта, бизнесом или хозяйственной деятельностью фирмы, являлись условием ее существования. Косвенные расходы предназначены для различных целей, и нельзя непосредственно отнести на стоимость отдельного продукта, контракта, клиента (например, реклама, административные расходы, издержки, связи). Допустим, компания затратила на рекламу 100 тыс. руб. Эти деньги она должна будет каким-то образом распределить между различными видами изделий и услуг или между видами бизнесов своей фирмы.

В практике финансового планирования нормировать прямые затраты в соответствии с традициями бухгалтерского учета необязательно. В бухгалтерском учете к прямым относятся обычно те затраты, стоимость которых непосредственно переходит на весь объем произведенной (реализованной, отгруженной) продукции. В бюджетировании все виды затрат, включаемых в состав прямых, можно нормировать в виде определенного процента от объема продаж. В этом случае размер таких затрат будет меняться при изменении объемов продаж. А при отсутствии последних также будет равен нулю, хотя предприятие уже может приобрести, например, сырье или материалы, которые нужно свести к прямым затратам.

В бюджетировании важно учитывать наиболее важные статьи затрат для данного бизнеса.

Прямые расходы и их состав могут определяться руководителями организации или предприятия самостоятельно. В зависимости от вида деятельности конкретный набор расходов, отнесенных к прямым затратам, может меняться, но в целом здесь выделяют три основные статьи:

– оплата сырья, товаров, материалов, комплектующих, приобретаемых на стороне у поставщиков и субподрядчиков;

– оплата операционных (производственных, эксплуатационных) расходов, непосредственно связанных с ростом или уменьшением объема продаж (общего и/или чистого оборота);

– расходы на заработную плату так называемого основного производственного персонала, чья численность и оплачиваемое рабочее время также напрямую связаны с объемами продаж.

Прямые затраты – это все затраты, которые можно проследить и отнести к продукту, клиенту, контракту (например, стоимость закупленных товаров, транспортные расходы, комиссионные посредникам, услуги субподрядчиков).

В косвенные расходы включаются все виды постоянных или условно-постоянных затрат, т.е. те затраты, величина которых не зависит прямо пропорционально от объема реализации. Поэтому при планировании будущих затрат принято предусматривать некоторое снижение доли этих затрат в чистой выручке по мере роста объемов продаж. В зависимости от вида деятельности принимается конкретный набор расходов, относимых к косвенным, но в целом здесь обычно выделяют три основные группы:

– управленческие расходы – это издержки на заработную плату работников аппарата управления предприятия или организации, их структурных подразделений, вспомогательного персонала; представительские, командировочные расходы; расходы на служебный транспорт, аренду, услуги юристов, консультантов, аудиторов со стороны, хозяйственные нужды, канцелярские товары, малоценное офисное оборудование и т.п.;

– коммерческие расходы – это затраты на продажу и рассылку, продвижение продукта на рынке и его доставку потребителю (реклама, транспортные расходы, заработная плата сбытового персонала и т.п.);

– прочие накладные расходы – это затраты на обслуживание кредитов и займов, амортизацию основных фондов нематериальных активов и др.

Применительно к отдельным структурным подразделениям предприятия и организаций, проектам или видам деятельности, реализуемым в рамках одной компании, возникает проблема распределения косвенных расходов на сегментарные (расходы по деятельности отдельного бизнеса) и общеторговые или общие организационные (расходы по финансированию операций организации в целом, необходимо для достижения поставленных целей, например маркетинговые исследования, реклама и т.п.).

Управленческие расходы могут определяться следующими методами:

– определяются фактические издержки на оплату труда персонала, аренду, ремонт и т.п. за прошлые периоды (на основании план-факт анализа) и затем их сумма принимается за лимит на предстоящий бюджетный период (планирование от достигнутого). Если увеличение объемов продаж, инфляция и другие факторы требуют увеличения соответствующих расходов, то это увеличение осуществляется таким образом, чтобы доля управленческих расходов в выручке от реализации не повышалась (лучше, чтобы плавно снижалась), т.е. управленческие расходы возрастали бы более низкими темпами, чем рост объемов продаж:

– доля управленческих расходов (также на базе анализа прошлых периодов) может быть установлена в виде фиксированного процента о объема продаж (чистой нетто-выручки от реализации) с тем, чтобы позволить руководителям оперативно маневрировать имеющимися в их распоряжении ресурсами, дать стимул к увеличению объемов продаж или к сокращению аппарата управления и сопутствующих затрат при ухудшении хозяйственной конъюнктуры;

– определяется доля управленческих расходов в объеме условно-чистой продукции (сумма фонда оплаты труда и балансовой прибыли) отдельного вида деятельности за прошлые периоды. В соответствии с ней устанавливаются лимиты на предстоящий период.

Коммерческие расходы определяются, как правило, в зависимости от стратегии маркетинга, при этом обычно используются следующие методы;

– в процентах от товарооборота;

– в расчете на единицу реализуемого товара;

– на основе исследований рынка (стоимость рекламной кампании);

– общие расходы на основе тенденций прошлых периодов.

Применительно к косвенным расходам может существовать проблема распределения так называемых обще торговых расходов, которые нельзя непосредственно определить по данному виду деятельности.

Торговые организации используют различные виды доходов: доходы от основной деятельности, доходы от инвестиционной деятельности, доходы от финансовой деятельности и др.

Для бюджетирования наиболее важным объектом является доход от продажи товаров, который подразделяется на выручку от продаж (товарооборот) и торговую надбавку.

Товарооборот в общем случае представляет процесс продвижения товаров от производителя к потребителю. Различают товарооборот розничный – доведение товаров непосредственно до потребителей; оптовый – продвижение товаров от производителя в розничную торговую сеть.

Торговая надбавка отражает цену торговых услуг, т.е. долю торговли в цене товара и предназначена для возмещения издержек обращения, уплаты налогов и образования прибыли торговой организации.

Использование в учетной практике категории «доход» повышает роль и значимость этого показателя при формировании финансовых результатов торговой организации. Вместе с тем для бюджетирования особую значимость приобретают главные составляющие этой категории – выручка от продажи товаров (товарооборот) и торговая надбавка. Поэтому при раскрытии информации о доходе необходимо обратить внимание на их содержание (производственно-коммерческие или финансовые), периодичность возникновения (постоянные или случайные) и соизмеримость с издержками. Это дает возможность проводить четкую грань между выручкой организации и прочими доходами. Причем первую составляющую части дохода можно использовать в бюджетировании для:

– соизмерения доходов от продажи товаров с ее себестоимостью и выявления результата производственно-коммерческой деятельности;

– установления цен безубыточной реализации товаров;

– моделирования различных вариантов тактического и стратегического развития организации;

– принятия эффективных управленческих решений.

В Приложении №2 перечислены основные факторы, снижающие эффективность деятельности торгового предприятия и тем самым способствующие необходимости внедрения бюджетирования.

Доходы и расходы торговой организации оказывают наибольшее влияние на систему бюджетирования. Прежде всего это проявляется в используемых бюджетных формах. Так, например, учитывая специфику статей расходов торговой организации, а именно отсутствие таких статей затрат, как «Материальные затраты», «Производственные затраты», при формировании системы бюджетных форм необходимо будет использовать «Бюджет затрат на материальные ресурсы» и «Бюджет производственных затрат». И наоборот, наличие статьи «Затраты на приобретение товаров для продажи» говорит о том, что в систему бюджетов компании необходимо вводить дополнительный бюджет «Бюджет закупок товаров».

Наибольшее внимание при формировании системы бюджетов торговой организации следует уделить формированию «Бюджета коммерческих расходов» и «Бюджета общеорганизационных расходов». Это обусловлено огромным количеством статей затрат торгового предприятия, которые формируют данные бюджетов (около 2/3 от всех статей затрат организации).

Специфика доходных и расходных статей бюджета торговой организации накладывает также определенные ограничения на контроль и анализ ее бюджетов. Так, важнейшими объектами контроля и анализа становятся ассортиментная политика компании и система ценообразования.

Во всем мире финансовое управление в конечном счете описывается в формате трех основных отчетов – бюджета движения денежных средств (БДДС), бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета по балансовому листу (ББЛ), которые определяют систему координат для оценки финансовых результатов деятельности предприятия (рисунок 1.2).

Рис.1.2. График координатной увязки финансовых бюджетов

На рисунке точка «А» характеризует текущее состояние предприятия, а точка «В» – целевое желаемое состояние в конце планового периода. Бюджетирование, собственно, и представляет собой метод проектирования наилучших значений финансовых отчетов, при котором каждая их статья получает «свои координаты».

Переход из точки «А» в точку «В» означает изменения прибыльности, платежеспособности и экономического потенциала предприятия (баланса). Поэтому предприятие должно четко позиционировать и «видеть себя» в этих финансовых координатах, планируя свои перемещения в будущем и их последствия, находя приемлемые соотношения между тремя указанными величинами. Прежде всего, надо видеть различия в целях построения каждого из бюджетов. Смешение принципов выбора бюджетных статей для различных видов бюджетов – типовая ошибка при построении бюджетных систем.

Бюджет доходов и расходов (БДР) определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Он формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т..е. его прибыльность.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет «платежеспособность» предприятия как разницу поступлений и «выбытий» денежных средств за период. Многие организации начинают построение бюджетной системы именно с него и, впрочем, им же и заканчивают.

И, наконец последний из финансовых бюджетов – бюджет по балансовому листу (ББЛ) – определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, при корректной модели финансового учета он формируется на основе БДР и БДДС.

Последовательность формирования основного бюджета удобно представить в виде блок-схемы (рисунок 1.3). Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса бюджетирования.

Среди операционных бюджетов на предприятиях розничной торговли обычно принято выделять следующие:

– бюджет продаж показывает помесячный и поквартальный объем продаж по видам товаров и в целом по компании в натуральных и стоимостных показателях на протяжении бюджетного периода;

– бюджет товарных запасов отражает минимально допустимый уровень запасов товаров, подлежащих продаже на протяжении бюджетного периода;

– бюджет закупок товаров регулирует помесячный и поквартальный объем закупок товаров для их последующей продажи, составляется на основе бюджета продаж и бюджета товарных запасов;

– бюджет управленческих расходов содержит информацию о расходах на заработную плату административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала организации, арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость малоценного и быстроизнашивающегося инструмента и другие (главным образом общеорганизационные) расходы на протяжении бюджетного периода;

Рис.1.3. Типовая структура бюджета торгового предприятия

– бюджет коммерческих расходов включает расходы на рекламу, комиссионные сбытовым посредникам, транспортные расходы и прочие расходы по реализации товаров;

– бюджет накладных расходов дает информацию о прочих расходах предприятия, например амортизации, уплаты процентов за пользование кредитом и другие расходы на протяжении бюджетного периода.

Главный смысл операционных бюджетов состоит в более тщательной подготовке исходных данных для всех основных бюджетов, а также в переводе планируемых показателей из натуральных единиц в стоимостные показатели. Важной особенностью составления операционных бюджетов является отражение затрат различного вида в расчете на единицу стоимости продаж товаров. Это позволяет уже в основных бюджетах произвести разделение затрат на переменные и постоянные.

Еще одним важным аспектом составления операционных бюджетов является то, что они отличаются от смет по формату и по форме.

Во-первых, все затраты в бюджете представлены в виде планов-графиков и имеют четкую привязку к срокам их осуществления, к отдельным подпериодам внутри всего бюджетного периода, т.е. разбивку по неделям, месяцам и т.п.

Во-вторых, бюджеты обычно составляются в виде двух таблиц (форм):

– планов-графиков начисления затрат (их распределения в соответствии с объемом продаж внутри бюджетного периода);

– графиков оплаты, в которых отражается порядок поступлений или списаний денежных средств за поставленные товары (график погашения дебиторской задолженности) или понесенных затрат (график погашения кредиторской задолженности).

Операционные бюджеты содержат в планах-графиках информацию, которая непосредственно отражается в бюджете доходов и расходов. На этой основе составляются графики поступлений и графики оплаты. Данные этих графиков используются при составлении бюджета движения денежных средств и частично в расчетном балансе. В связи с этим операционные бюджеты имеют те же рамки периодизации, что и БДР и БДДС. Кроме того, в некоторых операционных бюджетах содержится информация о состоянии запасов ресурсов по отдельным статьям, необходимая для правильного составления расчетного баланса.

При разработке операционных бюджетов важна последовательность их составления, поскольку итоговые данные одних операционных бюджетов могут служить исходным для других бюджетов.

В условиях рынка первым показателем, с которого необходимо начинать любое планирование, является прогноз продаж. Вот почему и бюджетирование начинается составлением бюджета продаж, основанного на прогнозах сбыта, отражающего динамику общего оборота организации в предстоящий бюджетный период.

Прогноз объема продаж – это важный предварительный этап по подготовке бюджета доходов и расходов. Прогноз объема продаж становится бюджетом в том случае, если дирекция организации полагает, что прогнозируемый объем продаж может быть достигнут. Сам бюджет продаж имеет несложную форму составления. Однако для его подготовки отделу маркетинга необходимо проделать объемную работу, чтобы определить, какой товар, по какой цене и в каком количестве можно будет реализовать в прогнозном периоде (году, квартале).

В бюджете продаж должен быть представлен график поступлений денежных средств от проданных товаров. Стоимость продаж предстоит превратить в денежные средства.

График поступлений необходим для более точного составления БДДС.

Переходя к вопросу об оплате реализованных товаров, следует отметить, что все реализованные покупателям товары могут быть оплачены следующими видами платежей: предоплата, оплата по факту получения продукции и продажа товара в кредит, т.е. с временной отсрочкой платежа. Лучшим вариантом прогнозирования характера оплаты продукции является совокупная работа по статистическому анализу опыта торгового предприятия, сортировке всех существующих контрактов по признаку срока оплаты продукции, оценки степени выполнения покупателями своих обязательств и выдача результата.

Одновременно с бюджетом продаж целесообразно составлять бюджет коммерческих расходов, хотя на блок-схеме составления основного бюджета он находится ближе к отчету о прибылях и убытках. Во-первых, бюджет коммерческих расходов непосредственно связан с бюджетом продаж; во-вторых, коммерческие расходы планируются теми же подразделениями.

Чтобы отдел маркетинга качественно выполнил свою работу по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать, что расчет коммерческих расходов должен соотноситься с объемом продаж, и что не следует ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя снижение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта.

Многие статьи бюджета коммерческих расходов планируют в процентах к объему продаж (за исключением аренды складских помещений и транспортных услуг). Величина прогнозного процента зависит от жизненного цикла товара. Коммерческие расходы можно классифицировать по многим критериям, ключевыми из которых являются: виды товаров, категории покупателей, география сбыта, деятельность конкурентов на отдельных сегментах товарного рынка. Значительную часть коммерческих расходов составляют затраты на рекламу и продвижение товаров на рынок. Поэтому заместитель директора по сбыту (коммерческий директор(должен точно установить, где и когда должна быть осуществлена рекламная кампания и сколько средств следует на нее израсходовать. При разработке бюджета коммерческих расходов целесообразно предусмотреть затраты на упаковку, транспортировку, страхование, складирование и хранение товаров на складе.

Для этого все издержки разделяются на переменные и постоянные. Для планирования переменных издержек в качестве базового показателя используется объем проданных товаров, а не затраты прямого труда. Норматив переменных затрат составляет 1,5; 2,0 и -,5% от продажной цены на единицу проданных товаров по каждой группе товаров соответственно. Постоянные накладные затраты переносятся в бюджет буквально так, как они представлены в исходных данных.

Следующим этапом в разработках бюджета является составление бюджета запасов товаров на конец планируемого периода.

Бюджет товарных запасов непосредственно связан с бюджетом продаж товаров и вытекает из него. Уровень товарных запасов должен быть оптимальным, так как при завышенных товарных запасах высокая вероятность образования затоваривания на складах и, соответственно, увеличения издержек. Кроме того, для увеличения закупки товаров потребуются дополнительные денежные средства для их приобретения.

Бюджет закупок содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность процесса снабжения. В зависимости от сложности организации данного бизнес-процесса выбирается и структура бюджета закупок. Это может быть один бюджет, а может быть и целый набор бюджетов. Если в организациях практически всеми закупками занимаются в одном направлении, то бюджет закупок может быть и один. Если в закупках участвуют несколько подразделений, то можно разделить его на несколько бюджетов, что ускорит подготовку и согласование бюджета закупок, так как составляющие этого бюджета можно будет подготавливать и согласовывать параллельно. Вместе с тем модно использовать и следующую процедуру. Вне зависимости от организационного распределения данного процесса между подразделениями можно в обязательном порядке выделять бюджет закупок сырья и материалов (для производственных предприятий) или бюджет закупок товаров (для организаций торговли).

Если бюджет закупок состоит из нескольких бюджетов, то уже нет особого смысла составлять какой-то сводный бюджет закупок, так как по каждому из выделенных направлений имеется соответствующий бюджет закупок (рисунок 1.4). Такое внимание к закупкам объясняется просто. Как правило, в большинстве организаций в области закупок есть большой резерв повышения эффективности за счет оптимизации затрат на закупку.

Рис.1.4. Структура бюджета закупок торгового предприятия

Налаживание работы по процессу снабжения позволяет более четко контролировать такой основной параметр, как объем закупок.

Бюджет закупок коммерческой продукции содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность закупки товаров с целью перепродажи. Если речь идет о торговом предприятии, то этот бюджет будет называться бюджетом закупок товаров и он будет являться основным бюджетом закупок. В данном случае бюджет закупок коммерческой продукции содержит пять групп показателей, характеризующих эффективность процесса снабжения в части закупок коммерческой продукции: объем закупок, средняя цена, общая сумма затрат, запасы товаров, выплаты денежных средств.

Для планирования бюджета закупок товаров воспользуемся формулой:

О_к = О_н + П – Р, (1.1)

где О_к – остаток товаров на конец планируемого периода;

О_н – остаток товаров на начало планируемого периода;

П – поступление (закупка) товаров за планируемый период;

Р – реализация товаров за планируемый период.

Из формулы (1.1) можно вывести формулу, по которой рассчитывается планируемое поступление товаров:

П = Р – О_н + О_к. (1.2)

Следующим бюджетом, последним из операционных для торгового предприятия, составляется бюджет управленческих расходов. Это плановый документ, в котором приведены расходы на мероприятия, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции.

В состав бюджета входят различные расходы, связанные с обслуживанием коммерческой деятельности организации (расходы по управлению им). Поскольку статьи данного бюджета разнородны и связаны с деятельностью большого числа отделов организации, то и задача по составлению бюджета является сложной. Вспомогательные подразделения не составляют отдельные бюджеты, а планируют расходы путем разработки и служебных заявок. Общую их величину рассматривает и утверждает экономический отдел, который сводит эти расходы в единый бюджет.

Сложнее всего обосновать конкретные суммы затрат на рекламу, зарплату управленческого аппарата и т.п. Здесь возможны противоречия, так как обычно каждое функциональное подразделение старается обосновать максимум средств в бюджете.

Проблема состоит в том, как оценить результат бюджета для различных вариантов объемов финансирования всех функциональных подразделений организации. Здесь на помощь приходит сценарный анализ, который, по существу придерживаясь идеологии гибкого планирования, рассматривает возможные варианты бюджета для различных составляющих финансирования. Из всех вариантов выбирается тот, который наиболее приемлем исходя из стратегии руководства организации.

Составив описанные выше предварительные бюджеты, можно приступать к формированию генерального бюджета, которое начинается с составления бюджета доходов и расходов организации. Но если торговое предприятие планирует большие капиталовложения, то сначала составляется финансовый (инвестиционный) бюджет или бюджет капитальных вложений.

Устойчивое состояние и успешное развитие организации во многом зависит от возможности расширения и совершенствования бизнеса. Планирование инвестиционной политики, анализ и оценка инвестиционных проектов являются необходимыми задачами для прогнозирования и управления деятельностью предприятия торговли.

В рамках составления финансового бюджета происходит фиксация денежных поступлений и выплат для осуществления текущей, финансовой, инвестиционной деятельности, определяются инвестиционные расходы на предстоящий период и возможное привлечение дополнительного финансирования. Некоторые торговые предприятия не разделяют инвестиционную и текущую часть в бюджетах. Такая структура бюджета не позволяет эффективно управлять текущими или планируемыми инвестиционными проектами и соответственно снижает эффективность управления развитием предприятия торговли.

Планирование инвестиций определяет использование финансовых ресурсов в форме долгосрочных вложений капитала для увеличения активов организации и получения прибыли.

Для принятия решения о долгосрочном вложении капитала необходимо располагать информацией, подтверждающей два основополагающих предположения:

– вложенные средства должны быть полностью возмещены;

– полученной в результате прибыли должно быть достаточно для компенсации временного отказа от использования средств.

Последовательность формирования бюджетов торгового предприятия представлена на рис.1.5 в виде блок-схемы и описывает логическую последовательность процесса бюджетирования торгового предприятия на примере продажи фототоваров. С учетом особенности торгового предприятия, которая заключается в том, что торговый цикл определяется длительностью процесса купли-продажи, основными бюджетами являются бюджет продаж и закупок.

Рис.1.5. Общая схема структуры бюджетов в торговом предприятии

Рис.1.6 Схема товарно-денежных обращений в розничной торговле

На рис.1.6 приведена схема товарно-денежных потоков в розничной торговле при продаже товаров. В схеме снизу вверх идут материальные потоки, а сверху вниз денежные потоки в процессе купли-продажи товаров.

Отмеченные особенности торгового предприятия и представленная схема товарно-денежных потоков положены в основу моделирования процессов бюджетирования и обоснования решений по выбору параметров бюджетов.

Поиск по сайту: