Докладная записка

13.01.2014

О состоянии учеты литературы

В связи с проведением проверки работы библиотеки на основании приказа директора школы от 6.01.2014 № 15 «О подготовке к новому учебному году» была проведена проверка формуляров учителей работников школы. По результатам этой работы сообщаю, что на руках у преподавателей находится 84 единицы учебной и методической литературы. Срок возврата литературы в библиотеку истек.

В связи с изложенным прошу обратить внимание учителей и сотрудников школы на необходимость возврата библиотечной литературы в установленные сроки.

Зав. библиотекой Подпись Сагадиева А.Н.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Руководителю отдела продаж

С.М. Сапарову

Объяснительная записка

8.01.2014 № 5

Об отсутствии на рабочем месте

6.01.2014 я отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня в связи с тем, что по пути на работу я попал в дорожно-транспортное происшествие результате которого мой автомобиль был очень сильно поврежден. Много времени ушло на то, чтобы доставить машину до сервиса.

О причине своего отсутствия сообщить не смог, поскольку мобильный телефон разрядился.

Менеджер по продажам Подпись Оспанов А.К.

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Таким образом, знание и умение правильно оформлять служебную документацию очень важно для будущего специалиста.

Практическая часть

Вопросы для обсуждения и закрепления

1. Что такое документ?

2. Какие требования к оформлению документов вы знаете?

3. К чему может привести отсутствие реквизитов в документе?

4. Перечислите служебные документы для внутреннего пользования. Охарактеризуйте их.

Задание 1. Оформите приказ по личному составу. Недостающие сведения включите по своему усмотрению.

Министерство образования РК. Средняя школа № 77. Приказ №7 от 27.02.2013 г. Город Астана. Пункты приказа: 1. Принять. 2. Уволить. 3. Перевести.

Директор школы А.К. Мукинова.

Задание 2. Составьте и оформите докладные, объяснительные записки, необходимые в следующих ситуациях.

Ситуация 1.

Курьер ТОО «Фарма» С.С. Айчан регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией И.В. Кайдарова неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору А.Б. Рамазанову с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Айчан.

Ситуация 2.

Менеджер отдела маркетинга ИП «Консультант» М.И. Утегенов 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором М.О. Паталаховой и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Задание 3. Охарактеризуйте следующую управленческую ситуацию с помощью документов различных жанров:

Вариант 1. Сотрудник государственного учреждения вышел из отпуска на неделю позже положенного срока.

Напишите объяснительнуюзаписку.

Вариант 2. Предоставление сотруднице фирмы возможности работать неполный рабочий день в связи с болезнью ребенка.

Напишите докладную записку и приказ.

Охарактеризуйте различия в представлении одной и той же информации документами различных жанров. Укажите особенности каждого жанра, выделите ключевые фразы и стандартные выражения.

Задание 4. Составьте акт приема передачи товара, используя образец.

Поиск по сайту: