Документальное оформление отпуска материалов в производство

Названными методическими рекомендациями устанавливаются строгие и однозначные требования к организации отпуска материалов в производство:

1) сырье, материалов, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету в строгом соответствии с установленными расходами нормативами и объемом производство;

2) материалы должны выдаваться только лицам, которые включены в список, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером. Кроме того, на складах должны быть образцы подписей лиц, которым представлено право требовать со складов материалы. Разумеется, при небольших объемах производства столь жесткая регламентация процесса выдача материалов может показаться излишней. Однако во избежание недоразумений в случае утери или порчи отпущенных материалов эти требования нужны соблюдать;

3) отпуск материалов в производство, как правила, должен осуществляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпусков материалов на производство должно базироваться на утвержденных прогрессивных материалов, объем производственных программ цехов с учетом переходящих запасов неизрасходованных цехами материалов на начало и конец месяца. Лимит отпуска материалов на производство определяется отделам снабжения или другими отделами по указанию руководителя организации, согласно расчетам планов- производственного отдела. Изменение лимита за истекший период не допускается. В течение отчетного периода установленные лимиты отпуска материала могут меняться, но в строго оговоренных случаях: при необходимости уточнения лимита на остаток материла в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Лимиты изменяют те же лица, которым предоставлено право их утверждения. Здесь требуется некоторые пояснения. Лимитирование отпуска материалов было вынужденной мерой эпохи фондирования имущества. Казалось бы, в настоящее время лимитирование отпуска может осуществлено усложнить документооборот и создать трудности при отпуске материалов. Тем не менее присутствие в перечне форм первичной бухгалтерской отчетности такого документа, как лимитное- заборная (формы № М-8), которая десятилетиями почти не меняется, как и пояснения к ее заполнению, наводят на мысль, что процесс перехода на международные стандарты бухгалтерского учета в нашей стране имеет существенную специфику. Безусловно, лимитно- заборная карта – действенный инструмент дополнительного контроля за эффективностью расходования материальных ресурсов. Н не следует забывать, что применения этой формы связано с необходимостью содержания аппарата, рассчитывающего лимита, и аппарата, отслеживающего установленных лимитов, что плохо согласуются с требованиями снижения затратного производства.

При необходимости в первичных документах на отпуск материалов может предусматриваться виза представителя отдела технического контроля, удостоверяющая пригодность отпускаемого для производственных целей. Эта мера позволит максимально уменьшить возможность технологического брака, а если брак все-таки произошел, то выявить наиболее вероятную его причину.

О лимитно- заборных картах поминал ось в разд. 6.2. Здесь добавим, что в производствах где лимитирования не проводятся, в ряде случаев применение лимитно- заборных карт может оказаться везьма эффективным. В обоснования этого можно привести такие моменты, как унификация документооборота в связи с применением единых форм, а в случае, если организация ранее применяла данную форму и продолжает ее применять, снимутся проблемы, связанные с изменением схемы документооборота. В этом случаю функцию контроля за соблюдением установленных лимитов лимитно- заборная карта выполнятся не будет, а станет использоваться в качестве обычного расходного документа

Как мы уже говорили, в том числе когда лимит утвержден, отпуск материалов по лимитном картам возможен лишь из одного заранее прикрепленного склада, только в указанных лимитных картах наименований материалов и строго в пределах количеств установленных лимитами.

Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения, плановым отделом или другим структурным подразделением, на которое возложена обязанность расчета лимитов. Одновременно в лимитно- заборной картой могут указываться один или несколько номенклатурных номеров материалов. В отдельных случаях лимитно- заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

Лимитно- заборная карта заполняется в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно- заборной карты должен быть передан до начало месяца цеху (участку) – потребителю материалов, другой экземпляр – складу или кладовой цеха (участка).

Материал в производство отпускает склад по предъявлении получателе своего экземпляра лимитно- заборной карты.

Записи в лимитно- заборной карте делает лицо, отпустившее материалы- заведующий складом или кладовщик, - одновременно а обоих экземплярах лимитно- заборной карты. При этом указывается дата и количество отпущенного материала. Одновременно должен быть выведен остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала.

Допускается выписка лимитно- заборной карты а одном экземпляре. При этом расходные материалы на отпуск материалов не оформляются, а получатель расписывается в получения материалов непосредственно в карточке складского учета; в лимитно- заборной карте расписывается кладовщик.

В том случае, когда оформляется возврат материалов, не использованных в производственном процессе, возврат так же отражается в лимитной- заборной карте. Дополнительные документы на возврат материалов не составляются. Таким образом осуществляется только возврат ранее полученных и неиспользованных материалов. Для сдачи на склад возвратных отходов (которые иногда называются возвратными материалами) существует другой порядок.

Согласно действующему порядку запрещается сверхлимитный отпуск материалов или замена одних материалов другими. Решение этого вопроса находится в компетенции руководителя организации, главного инженера или других уполномоченных на это лиц. При сверхлимитном отпуске и изменении лимита новая лимитно- заборной карте проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Кроме того, в имеющихся картах целесообразно делать отметки со ссылкой на обоснование дополнительного отпуска или изменение лимита. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов нужно оформлять выпиской специального требования. К сверхлимитному отпуску относится дополнительный отпуск материала при перевыполнении цех производственной программы, дополнительный отпуск на покрытия перерасхода материала, возмещение брака и др.

Как уже говорилось в разделе,6.2, после использования лимита лимитно- заборной карты сдают в бухгалтерию. Поскольку максимальный срок действия лимита- заборной карт не должен превышать одного месяца, их нужно сдавать в бухгалтерию не реже одного раза в месяц(при небольших объемах отпуска материалов допускается выписка лимитно- заборных карт на квартал). На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты независимо от использования лимита. До сдачи их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитно- заборной карт (при их ведение двух экземлярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получившие их. Выверка подтверждается их подписями.

Для организаций, у которых высок удельный вес раздела комплектующих изделий на выпуск готовой продукции, министерства и ведомства могут установить формы и порядок введения комплектовочных ведомостей. Для контроля за отпуском этих изделий полезно применять комплектовочные ведомости, выписываемые на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу.

Если расходования материалов в организации не лимитируется или потребность цехов, хозяйств и участков этих материалах возникает периодичность, отпуск материалов должен осуществляться по требованиям-накладным по форме № М-11. В этой же форме отражаются движение материалов самой организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами и операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов (если не применяются лимитно- заборные карты), возвратных материалов и отходов от брака.

Требование- накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим(сдающим) материалы, на основания соответствующего разрешения руководителя организации, главного инженера или уполномоченного лица. Отпуск материала с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.

В том случае, когда отпуск материалов лимитируется, но проводится периодически, использования лимитов. Эти ведомости заполняемые на основании требований и накладных, являются только оперативными документами, предназначаемые для текущего контроля за использования лимитов отпуска материалов, и в бухгалтерию не сдаются. Первичными оправдательным и в этом случае будет форма № М-11. После окончательного оформления требования-накладной, ее сдают в бухгалтерию. Моментом окончательного оформления следует считать момент, когда документ подписан обеими сторонами: сдающий и принимающий. При этом предполагается, что если в требовании- накладной какие-то обязательные реквизиты не указаны, то принимающая сторона воздержится от его подписания.

В зависимости от степени автоматизации учетных процессов схема документооборота может включать:

1)оформление приходных и расходных документов в электронном виде с последующими их переводом на бумажные носители в бухгалтерии. В этом случае ускоряется процесс обмена данными между структурными подразделениями организации и уменьшается возможность ошибок. Но применение такой формы требует и дополнительных инструкций, регламентирующих процесс исполнения документов, придания им законной силы, а также исключающих возможность несанкционированного допуска к базам данных;

2) оформление приходно- расходных документов в электронном виде и перевод на бумажные носители непосредственно в месте оформления (в отделе снабжения, на складе, в цехе и т.п.);

3) централизованное оформление бланков документов в головной структуре организации. В этом случае оформление бланков фактически будет сведено к их размножению. Если в состав организации входит несколько структурных подразделений, то обеспечить автоматическое заполнение реквизитов документа будет довольно трудно. Наиболее вероятно внесение только общих данных, например наименование организации и расшифровка подписей должностных лиц;

4) оформление бланков документов на уровне структурного подразделения. В этом случае возможности для максимального заполнения реквизитов значительно шире. При серьезном и вдумчивом подходе к этому процессу можно добиться того, что вручную будут вноситься только количественно- суммовые показатели по каждом операции.

Количество отпущенных в производство однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических (не реже одного раза в месяц) инвентаризаций остатков этих материалов. Результаты инвентаризации должны оформляться актом.

Особенности отпуска материалов, конструкций, деталей, твердого и жидкого топлива с приобъектного склада для выполнения строительно - монтажных работ на стройках заключается в том, что операция отражается в материальном отчете прораба (мастера) без оформления первичными документами, если прораб – материально ответственное лицо.

Поиск по сайту: