Учет недостач и порчи материалов

Недостача и порча имущества – весьма распространенное явление в деятельности организаций. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращение, сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Недостача и порча материалов возможны при их поступлении от поставщиков, а также в процессе их хранения и использования.

Учет недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов. В соответствие с п. 58 Методических указаний по бух. учету материально- производственных запасов недостачи и порчу, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитывают в следующем порядке:

1)сумму недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяют путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, относящиеся к ним, не учитывают. Сумму недостач и порчи списывают с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списывают со счета 94 и относят на ТЗР или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), их приходуют по ценам возможной продажи.Одновременно на эту сумму уменьшают сумму потерь от порчи;

2)недостачи и порчу материалов сверх естественной убыли отражают по фактической себестоимости:

В фактическую себестоимость включаются:

а) стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость).По подакцизным товарам в договорную (продажную)цену включают акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы организации или проданы (с уценкой), их приходуют по ценам возможной продажи с уменьшением на сумму потерь от порчи материалов;

б)сумма ТЗР, подлежащая уплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эту долю рассчитывают путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данным поставке (без НДС);

в)сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Таким образом, установлена следующая схема бухгалтерской проводок:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»- Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -на общую сумму стоимости недостающих материалов или материалов, испорченных в пути;

Дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» -Кредит счета 94 – на сумму недостач или порчи в пределах норм естественной убыли;

Дебет счета 94- Кредит счета 16 – на сумму отклонений в стоимости недостающих или испорченных материалов;

Дебет счета 94 – Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально- производственным запасам»- на сумму, субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально- производственным запасам»- на сумму НДС по стоимости недостающих или испорченных материалов.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходования поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, ТЗР и НДС, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенной в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышением цен), арифметическими ошибками, допущенными в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

Если моменту обнаружения недостач, порчи, завышения цен других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата осуществляется за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае не уплаченные суммы на счете учета расчетов по претензия не отражаются.

При отсутствие оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично),такие суммы недостач и потерь от порчи покупатель списывает на счет 94.

При поставке продукции, не соответствующей по своим качествам характеристикам стандартам, техническим условиям, заказам, договорам, такие материалы приходуются по пониженным ценам, согласованным с поставщиком.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» не зависимо от времени оплаты.

Особенности отражения в учете сумм недостач, выявленных при поставках материалов, подробно рассмотрены в разд. 8.1.1.

Учет недостачи и порчи материалов при их хранение и использование. В данном случае списание недостач и порчи в пределах норм естественной убыли, а также в тех случаях,когда виновные лица не установлены или во взыскание отказано судом, будет оформляться по схемам, описанным выше. В подавляющем большинстве случаев недостачи и порча материалов при их хранении и использовании связана с неквалифицированным и некачественным выполнением работниками своих обязанностей. Это обстоятельство обуславливает необходимость привлечения таких работников к материальной ответственности с целью возмещения нанесенного ущерба. Следовательно, расхождение в схемах в бухгалтерских проводок произойдет только в части отнесения сумм недостачи или порчи на счет виновных лиц.

Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов»— Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»- 150 руб. — на величину превышения сумм, взыскиваемых с работника над размером фактического ущерба. Проводка делается одновременно с предыдущей и в течение того же периода времени.

Непосредственно к вопросам учета недостач и порчи материалов примыкают вопросы учета страховых платежей и страховых возмещений в том случае, когда стоимость материалов застрахована.

Схема бухгалтерских проводок по учету расчетов со страховыми организациями остается достаточно прозрачной: по кредиту, счета 76, субсчет 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» отражаются суммы начисленных страховых взносов, подлежащих перечислению, и суммы поступлений от страховых компаний в возмещение утрат по страховым случаям; по дебету- суммы перечисленных взносов и стоимость ущерба от страховых случаев. В последней ситуации разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами относится на счет прибылей и убытков.

Таким образом, в бухгалтерском учете будут оформляться проводки:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» — Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»- на сумму начисленных страховых взносов (в пределах установлен пых норм);

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» — Кредит счета 76 -на сумму страховых взносов сверх установленных норм, а также на расходы по страхованию имущества, которые не могут быть отнесены на издержки производства и обращения (например, объекты социальной сферы);

Дебет счета 76 — Кредит счета 51 «Расчетные счета» (50 «Касса») — на сумму произведенных перечислений страховых взносов;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит счета 10 «Материалы»

и

Дебет счета 76 — Кредит счета 94 — на сумму стоимости имущества, утраченного в результате страховых случаев. Двойная проводка обусловлена тем, что между фактом оценки ущерба и оформлением документов,необходимых для истребования страхового возмещения, как правило, проходит определенное время;

Дебет счета 51 — Кредит счета 76 — на сумму страхового возмещения, как правило, проходит определенное время

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит счета 76 - на сумму потерь от страховых случаев, не компенсируемых страховыми компаниями. Превышение суммы возмещений над суммами потерь по законодательству о страховании невозможно в принципе.

ПРИМЕР 8.17.

Организация начислила и перечислила страховые взносы по стра­хованию МПЗ от пожара 10 тыс. руб. (для упрощения предполага­ется, что это было сделано одним платежом, хотя па практике страхо­вые взносы начисляются и перечислятся ежемесячно). Из-за пожара утрачены материалы на сумму 12 тыс. руб.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки (проводки, свя­занные с НДС, опущены):

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» — Кредит сче­та 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 10 тыс. руб. — на сумму начисленных страховых взносов;

Дебет счета 76 - Кредит счета 51 «Расчетные счета» - на сумму уплаченных страховых взносов;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кредит счета 10 «Материалы» - 12 тыс. руб.

Дебет счета 76 - Кредит счета 94 - 12 тыс. руб. — на сумму потерь от пожара;

Дебет счета 51 - Кредит счета 76 - 10 тыс. руб. - на сумму поступившего страхового возмещения;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит счета 76 - 2 тыс. руб. - на сумму невозмещаемого ущерба.

Списание недостач материалов, выявленных по результатам инвентаризации. Недостачи и порча запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает договорную (учетную) цену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли организация устанавливает самостоятельно. '

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 и кредиту счетов учета запасов — в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета 94 и кредиту счета 16 — при использовании в учетной политике организации счетов заготовле­ния и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов - на долю ТЗР.

Испорченные запасы, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьше­нием на эту сумму потерь от порчи.

Таким образом, при отражении в учете недостач и порчи материалов будут оформляться проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит счета 10 «Материалы» — на сумму стоимости недостающего имущества (порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, подробно рассмотрен далее);

Дебет счета 94 — Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» — на сумму ТЗР;

Дебет счета 10 (по соответствующим субсчетам) -- Кредит счета 94 — на сумму стоимости материалов по цене возможного использования.

ПРИМЕР 8.18

При проведении инвентаризации материалов выявлена недостача пиломатериалов на сумму 200 тыс. руб. и порча в результате нарушения температурно-влажностного режима. Фактическая себестоимость приобретения испорченных материалов — 50 тыс. руб.; цена возможного использования (в качестве топлива) — 5 тыс. руб.; ТЗР учитываются на счете 16. Размер ТЗР в соответствии с порядком, установлен­ным в организации, равен 20% от стоимости материалов.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит счета 10 «Материалы» — 200 тыс. руб. — на сумму стоимости недостающих материалов;

Дебет счета 94 — Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» — 40 тыс. руб. — на сумму отклонений в стоимости недостающих материалов (ТЗР);

Дебет счета 94 — Кредит счета 10 — 50 тыс. руб. — на сумму стоимости испорченных материалов;

Дебет счета 10 — Кредит счета 94 — 5 тыс. руб. — на сумму стоимости испорченных материалов, оприходованных по цене возмож­ного использования;

Дебет счета 94 — Кредит счета 16 -- 9 тыс. руб. [(50 тыс. руб. — 5 тыс. руб.) * 20%)] — на сумму ТЗР в части, относящейся к стоимости испорченных материалов. Обращаем внимание на то, что в данном случае списанию подлежит не вся сумма ТЗР, относящаяся к испорченным материалам, а только относящиеся к их стоимости, скорректированной на стоимость оприходованных материалов. В противном случае придется уточнять размер отклонений в стоимости материалов, учитываемых на счете 16, так как сальдо по счету 10 изменится в меньшей степени, чем сальдо по счету 16.

Порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, установлен п. 30 Методических указаний по учету материально-производственных запасов:

1) в пределах норм естественной убыли — на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу;

2) сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расхо­дов - у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм, убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В качестве подтверждения фактов отсутствия виновных лиц или иных обстоятельств, позволяющих списать суммы недостач на финансовые результаты, названными Методическими указаниями рекомендуется использовать документы, подтверждающие обраще­ния и соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и др.) по фактам недостач, и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. Данные документы должны прилагаться к материалам, представляемым руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли

ПРИМЕР 8.19

При инвентаризации выявлена недостача основных материалов на сумму 100 тыс. руб.; материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу, — 20 тыс. руб. Норма естественной убыли по основным материалам — 5%, по материалам, используемымпри осу­ществлении расходов напродажу, — нормы естественной убыли не установлены. Недостача основных материалов в сумме 50 тыс. руб. произошла по вине кладовщика (необеспечение условий хранения); и сумме 30 тыс. руб. — по вине должностных лиц, ответственных за организацию технологического процесса (нарушение технологии, вы­разившееся внеправильном определении размера операционного за­паса). По недостаче на сумму 20 тыс. руб. виновные лица невыявлены. Сумма недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу, взыскивалась по суду с должностных лиц, ответственных за организацию продаж готовой продукции. Решением суда в иске было

отказано.

В бухгалтерском учете будут оформлены проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кредит счета 10 «Материалы» — 120 тыс. руб. — на всю сумму не­достачи. На практике проводок будет несколько — по соответствую­щим субсчетам счета 10;

Дебет счета 20 «Основное производство» — Кредит счета 94 - 5 тыс. руб. — на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли.

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»- Кредит счета 94—76 тыс. руб. — на сумму недостачи, обращенную ко взысканию с виновных лиц (сумма взыскания уточнена с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»— Кредит счета 94 -19 тыс. руб. на сумму стоимости недостающих основных материалов, по которой виновные лица не установлены (сумма также скорректирована с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91 - Кредит счета 94 - 30 тыс. руб. — на сумму недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу.

Две последние проводки имеют одинаковую корреспонденцию, но на практике оформляются в разные отчетные периоды, так как факт не установления виновных лиц и судебное разбирательство требуют разных сроков.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все-таки оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по наименованию запасов, по которому установлена недостача.

ПРИМЕР 8.20

В результате инвентаризации выявлена недостача материалов на сумму 40 тыс. руб.; по той же группе выявлен излишек на сумму 20 тыс. руб. Норма естественной убыли - 5%. Зачет пересортицы, по нашему мнению, можно отражать только в аналитическом учете (минуя системный синтетический учет). Однако в том случае, когда применяются нормы естественной убыли, правильнее применять счет 84.

В этом случае будут оформлены проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит счета 10 «Материалы» - 40 тыс. руб. — на сумму выявленной недостачи;

Дебет счета 10 Кредит счета 94 - 20 тыс. руб. - на сумму стоимости излишествующих материалов;

Дебет счета 20 «Основное производство»- Кредит счета 94 - 1 тыс. руб. - на сумму естественной убыли.

Обращаем внимание на то, что норма естественной убыли применяется ко всей сумме недостачи, но не применяется к излишкам. Это прямо следует из п. 30 названных Методических указаний, а также из экономического смысла операции: излишние материалы остаются в организации и будут списываться на издержки обращения и производства по учетным ценам. Применение норм естественной убыли к излишкам или ко всей сумме недостачи исказит информацию о состоянии МПЗ.

Существенными являются требования п. 32 названных Методических указаний, согласно которым взаимный зачет излишков и не­достач в результате пересортицы возможен по решению руково­дства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пере­сортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, разницу списывают в порядке, установ­ленном для списания сумм недостачи, — в общем случае разницу относят на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерче­ской организации или увеличение расходов - у некоммерческой организации.

Также существенным следует считать положение, согласно ко­торому исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического на­личия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено толь­ко руководителю организации. Это значит, что наиболее целесооб­разным представляется оформление такого решения в виде прика­за или иного распорядительного документа. Соответственно, и основания для принятия такого решения — предложения инвента­ризационной комиссии должны быть оформлены документально. Ни председатель комиссии, ни комиссия (коллегиально) не могут самостоятельно принимать решения о зачете по пересортице.

Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычай­ных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета 94 по фактической себестоимости этих запасов с последую­щим отражением на счете учета финансовых результатов как чрез­вычайные расходы. С 2006 г. для учета чрезвычайных доходов и расходов используется счет 91.

Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычай­ных ситуаций, учитываются в составе прочих доходов организации.

ПРИМЕР 8.21

В результате пожара на складе организации утрачены материалы на общую сумму 50 тыс. руб.; материалы застрахованы на 40 тыс. руб. (по законодательству суммы страховых возмещений не могут превышать суммы фактического ущерба); ТЗР в организации учитываются на счете 16, норма ТЗР — 20%.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит счета 10 «Материалы>> — 50 тыс. руб. — на сумму стоимости утраченных материалов по учетным ценам;

Дебет счета 91 — Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» — 10 тыс. руб. — на сумму ТЗР в части относящейся к сумме утраченных материалов;

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по имущественному и личному cтрахованию» - Кредит счета 91 — 40 тыс. руб. — на сумму причитающегося страхового возмещения;

Дебет счета 51 «Расчетные счета» — Кредит счета 76 40 тыс. руб. — на сумму денежных средств, поступивших от страховой компании.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. Для целей финансового учета должны быть приняты во внимание события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Поиск по сайту: