Методы оценки материалов

Материалы, используемые в производственно-хозяйственной, управленческой и иной деятельности организации, оцениваются как минимум дважды: при поступлении и выбытии.

При поступлении материалы оцениваются по фактической себестоимости приобретения, заготовления или создания. Порядок определения фактической себестоимости поступивших материалов однозначно и исчерпывающе определен в ПБУ 5/01 и Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально производственных запасов, т.е в данном случае выбор метода оценки не предполагается.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и налоговым законодательством допускается при отпуске материалов в производство (и в выбытии по другим причинам) выбор одного из нескольких методов оценки.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склад (из кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

В соответствии с п. 73 названных Методических указаний при отпуске материалов в производство и ином выбытии организация оценивает их одним из следующих способов:

1)по себестоимости каждой единицы;

2)по средней себестоимости;

3)по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов).

4)по способу ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобретения материалов).

Один из перечисленных способов должен применяться по группе (виду) материалов в течение отчетного года и отражаться в учетной политике организации согласно допущению последовательности применения учетной политики.

Такие же методы оценки МПЗ, отпускаемых в производство, предусмотрены Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ПБУ5/01 и гл.25НК РФ.

Приведем условный пример расчетов для обоснования выбора метода.

Пример

До утверждения учетной политики запасы, отпускаемые в производство, оцениваются по средней себестоимости. Иначе говоря, себестоимость первых по времени приобретений будет равна фактической средней себестоимости запасов по состоянию на 1 января 2002 года (можно сделать и более точный расчет, но,по нашему мнению, при оценке возможности изменения используемого метода правомерным будет именно такое допущение).

Стоимость МПЗ по состоянию на 1 января 2007г.-3000руб.,количество-30ед. В начале января приобретено 20 ед. запасов по цене 80 руб. за единицу, отпущено в производство№(после приобретения и оприходования новых материалов) 30ед., в феврале соответственно приобретено 10 ед. по цене 120руб. за единицу, отпущено в производство 20 ед. Применение разных методов оценки приведет к следующим результатам (округленным до десятков рублей):

В данном примере для целей налогообложения по налогу на прибыль более предпочтительным представляется выбор метод ЛИФО. Что касается налога на имуществ, то до получения данных на 1 апреля корректных выводов сделать нельзя. В примере мы умышленно приняли цены новых приобретений, отличающиеся от более ранних (до 31 декабря) как в одну, так и в другую сторону. Принято считать, что в современной экономике постоянная инфляция (и соответствующее ей повышение цен) закономерна, значит, более поздние покупки всегда будут более дорогими, нежели более ранние. На практике это отнюдь не так: цена приобретаемых запасов может колебаться и в ту, и в другую сторону. При этом значение имеют такие факторы, как:

-выбор поставщика;

-уровень транспортно-заготовительных расходов (при правильном решении ”транспортной задачи” уменьшение фактической себестоимости МПЗ может с лихвой перекрыть влияние инфляционных процессов);

-сезонные колебания спроса и предложения и т.п.

Из изложенного можно сделать два вывода:

1)экономическое обоснование выбора метода оценки МПЗ на большом (более года) временном интервале возможно только в случае, когда налажены долговременные деловые отношения с поставщиками, а по условиям заключенных договоров предусматривается нивелировка колебания цен;

2) число факторов, влияющих на принятие решения, может выйти за пределы, в которых расчеты достоверны, поэтому из всех факторов нужно выбирать только те, которые оказывают существенное влияние на результат.

Оценка по себестоимости единицы запасов целесообразна в организациях с ограниченной номенклатурой и небольшим движением запасов. Поэтому наиболее вероятным будет обоснование выбора одного из трех оставшихся методов. Разумеется, основной фактор - размер себестоимости продукции и объём остатков, стоимость которых входит в налоговую базу по налогу на имущество.

При списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запасов:

1) включая все расходы, связанные с приобретением запаса;

2) включая только стоимость запаса по договорной цене (упрощенный вариант).

Упрощенный вариант допускается, если нет возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость, например при централизованной поставке материалов. В этом случае отклонение (разница между фактическими расходами на приобретение материалов и их договорной ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов, исчисленной в договорных ценах.

Таким образом, первый вариант предполагает формирование себестоимости единицы материалов до их списания в производство.

Пунктом 74 упоминавшихся Методических указаний сфера применения метода оценки отпущенных материалов по себестоимости каждой единицы запаса ограничивается случаями, когда используемые запасы не могут обычным образом заменять друг друга или подлежат особому учету (драгоценные металлы, драгоценные камни, радиоактивные вещества и т.п.).

В силу п. 78 названных Методических указаний применение перечисленных средних оценок фактической себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных на иные цели, может осуществляться по следующим вариантам:

1) по среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются объемы и стоимость материалов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период);

2) путем определения фактической себестоимости материалов в момент их отпуска (скользящая оценка), причем в расчет средней оценки включаются объемы и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Применение скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники. Вариант исчисления средних оценок фактической себестоимости материалов должен раскрываться в учетной политике организации.

Расчет отпуска (списания) материалов по способу средней себестоимости, способы ФИФО и способу ЛИФО приведен в приложении 1 к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, снабжен подробными комментариями и в дополнительных разъяснениях не нуждаются.

В случае значительной трудоемкости учетных работ при оценке материалов по способу средней себестоимости, способу ФИФО и способу ЛИФО допускается принимать для расчета только договорную цену материалов.

В п. 80 названных Методических указаний разъяснено понятие учетных цен.

В качестве учетных цен на материалы могут применяться следующие.

Договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных расходов. Для нормальной организации учета по таким ценам необходимо наличие долгосрочных договоров, причем составленных таким образом, чтобы в течение отчетного периода(хотя бы одного месяца) договорная цена на отдельные виды материалов не менялась.

Фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года). В этом случае отклонение фактической себестоимостью материалов текущего месяца от их учетной цены учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Так как применение учетных цен предполагает их относительную стабильность, использование фактической себестоимости материалов в качестве учетных цен, по нашему мнению, правомерно тогда, когда факторы, влияющие на размер этой себестоимости (рыночные цены, поставщики и др.), также относительно стабильны.

Планово-расчетные цены. В этом случае отклонение договорных цен от планово- расчетных учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для применения в самой организации. Использование этого вида цен в качестве учетных предполагает, что при учете готовой продукции будет задействован счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Для того чтобы подобное построение учета имело смысл, необходимо наличие в организации служб, а также персонала, способных обрабатывать и анализировать информацию, полученную в результате сопоставления нормативной (плановой) и фактической себестоимости готовой продукции.

Средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы - разновидность планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда укрупняются номенклатурные номера материалов путем объединения под одним номенклатурным номером нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, колебание цен на которые незначительно. На складе такие материалы учитываются в одной карточке.

Несмотря на то что планово-расчетные цены и средние цены групп используются исключительно для внутренних целей, т.е. не влияют ни на отчетные показатели, ни на размер налоговой базы по налогу на прибыль, согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов устанавливается обязательность пересмотра этих цен, если они отклоняются от рыночных более чем на 10%.

В организациях, ведущих учет материалов по планово-расчетным ценам, разрабатывается номенклатура-ценник. Обязательным условием, которое необходимо выполнить при разработке данной формы,- включение в нее всех необходимых реквизитов. Разумеется, форма должна быть указана в учетной политике организации.

Номенклатура-ценник составляется в разрезе субсчетов счета 10 «Материалы». На субсчетах материалы подразделяются по группам (видам). Наименования материальных ценностей записываются с указанием марки, сорта, размера, других отличительных признаков. Каждому такому наименованию присваивается номенклатурный номер (шифр). Далее указываются единица измерения, учетная цена и последующие изменения цен(новая цена и с какого времени она действует). Номенклатура-ценник может заполняться и в случаях, когда в организации применяются другие виды учетных цен.

5 глава. Инвентаризации и другие проверки

Как следует из п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка запасов.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.

Инвентаризация обязательна:

1)при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2)перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

3)при смене материально ответственных лиц;

4)при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;

5)в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6)при реорганизации или ликвидации организации;

7)в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. №49 (далее – Указания по инвентаризации).

Как следует из этих документов, цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризаций в случаях, перечисленных выше (кроме инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должны определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества) и дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Приведем некоторые практические рекомендации, выполнение которых целесообразно при инвентаризации МПЗ вообще и материалов в частности.

Все МПЗ должны находиться под отчетом материально ответственных лиц. Исключение составляют товары в пути и товары отгруженные. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи МПЗ под отчет. Если выдача материалов связана с выполнением каких либо работ, то особое значение приобретает изучение правильности и своевременности оформления документов на списании материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы не оформлены в установленном порядке, а сроки проведения работ истекли, то, как правило, имеет место недостача МПЗ. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание какого-нибудь сезона, например материалы, выданные для работ по озеленению территории, в ноябре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием.

На материалы и другие МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование закреплено в п. 3.21 Указаний по инвентаризации. Но, если вспомнить, что инвентаризации осуществляются по местам хранения и подотчетным лицам, то данное требование очевидно.

Согласно нормативным документам инвентаризацию нужно проводить в порядке расположения ценностей в помещении. При этом целесообразно применять единый подход к понятию «порядок расположения». На практике, как правило, это проверка «справа налево, сверху вниз». Благодаря такому единому подходу можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Достаточно распространена практика назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда (10 и более) лет. Это можно считать ошибкой и следует рекомендовать регулярную ротацию состава комиссий. Дело не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), необходима оценка полноты оприходования МПЗ. Особенно это важно при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

Кроме того, обязательно проведение отдельных проверок состояния и наличия запасов в процессе текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием запасов по наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п. устанавливаются руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При инвентаризации запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства: склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В некоторых подразделениях организации складов (кладовых) может не быть.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате организации должности главного бухгалтера). При разработке учетной политике целесообразно указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их составления и представления.

Пунктом 25 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов установлено, что если склады (кладовые) не являются самостоятельными учетными единицами организации, инвентаризация запасов на таких складах (в кладовых) проводится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это следует учитывать при определении сроков инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, из-за большой номенклатуры и большого количества материалов, их инвентаризацию полезно начинать не позднее 1 октября отчетного года, чтобы было время для обработки результатов инвентаризации. Вместе с тем оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл тогда, когда осуществляется непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В этой ситуации есть только один выход: при инвентаризации незавершенного производства проводить дополнительную инвентаризацию только на складах и в кладовых, материалы из которых списываются на производство. Подразумеваются склады и кладовые, расположенные непосредственно в цехах, а не центральный склад.

Выше мы уже говорили о том, что порядок работы и количество функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, нужно установить в специальном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения (или при определении функций комиссии) следует помнить, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен как минимум включать следующие элементы (в соответствии с п. 26 названных Методических указаний):

1)выявление фактического наличия запасов;

2)сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;

3)документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах);

4)определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

Учитывая большой объем перечисленных работ, их специальный характер, в организации можно создавать рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный документ лучше утверждать отдельно от положения о комиссии (о котором говорилось выше). Это связано с тем, что положение может действовать в течение нескольких отчетных периодов, а состав комиссии персонифицирован и может меняться в течение года.

В состав указанных комиссий рекомендовано включать:

-представителей администрации организации (одного из заместителей руководителя организации или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами);

-работников бухгалтерской службы (в крупных организациях можно включать двух работников: бухгалтера, ведущего материальный учет, и бухгалтера, который по своим функциям с учетом запасов не связан,- для обеспечения беспристрастности и для того, чтобы повысить эффективность проведения проверки);

-представителей юридической службы (такой специалист может оказаться незаменимым в случаях, когда речь идет о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);

-инженеров (специалистов, которые обладают необходимой квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования отдельных видов материалов и необходимый объем запасов);

-экономистов;

-техников;

-работников других специальностей, знания и опыт которых позволит обеспечить эффективность инвентаризаций и других проверок;

-представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских фирм.

Пунктом 28 названных Методических указаний определены обязанности бухгалтерской службы при инвентаризации и других проверках и обработке их результатов:

-осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризацией. Выполнение данной функции достигается посредством включения необходимых мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц;

- требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для того чтобы иметь возможность такого требования, при разработке распорядительного документа о проведении инвентаризации или другой проверки, нужно указать сроки, в которые результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, регулируется положением (или иным анологичным документом) разработанном в организации, указанные элементы нужно включить в данное положение;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- отражать на счет бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Порядок учета инвентаризационных разниц более подробно рассмотрен далее. Здесь же лишь подчеркнем, что эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, на размер которых результаты проверок могут повлиять.

По результатам инвентаризаций или других проверок принимаются решения об устранении недостатков хранения и учета запасов и возмещении материального ущерба.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, а в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов соответствующие нормы только продублированы и детализированы.

Выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуют по рыночным ценам и одновременно их стоимость относят: в коммерческих организациях - на финансовые результаты; в некоммерческих организациях - на увеличение доходов.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности конкретный порядок отражения в бухгалтерском учете сумм стоимости излишних материалов не установлен. Исходя из экономического содержания счетов учета финансовых результатов следует предположить, что наиболее правомерно отнесение сумм стоимости излишнего имущества на счет 91 "Прочие доходы и расходы". Не будет неправильным и использование счета 99 "Прибыли и убытки". Однако в отдельных случаях для отражения результатов инвентаризации необходимо использование не только кредита, но дебета выбранного счета учет финансовых результатов. Отражение некоторых сумм по дебету счета 99 весьма спорно.

Излишние материалы должны приходоваться по рыночным, а не по учетным ценам. Это требование существенное, когда в результате инвентаризации выявляются излишки материалов, рыночная стоимость которых значительно выше балансовой. Как правило, излишки выявляются по тем наименованиям материалов, которые числятся на балансе организации. Но на практике в качестве излишнего выявлено также имущество, которые на балансе организации не значится (такая ситуация более характерна для излишков объектов основных средств). В любом случае рыночная стоимость должна быть подтверждена документально. Организация не заинтересована в завышении стоимости приходуемого имущества, так как эта сумма непосредственно влияет на размер налогооблагаемой прибыли. Вместе с тем налоговые органы могут поставить под сомнение правильность определения рыночной цены.

Таким образом, в бухгалтерском учете оприходование излишних материалов оформляется проводкой по дебету счета 10 "Материала" (соответствующий субсчет) и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостачу и порчу запасов списывают со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает договорную (учетную) цену запасов и долю транспортно- заготовительных расходов, относящуюся этим запасам. Порядок расчета указанной доли организация устанавливает самостоятельно.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов (в части договорной (учетной)цены запаса) и дебету счета 94 и кредиту счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов).

При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), эти запасы одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Таким образом, при отражении в учете недостач и порчи материалов будут оформляться следующие проводки:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - на сумму стоимости недостающего имущества (порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, подробно рассмотрен далее);

Дебет счета 94 - Кредит счета 16"Отклонение в стоимости материальных ценностей" - на сумму транспортно-заготовительных расходов;

Дебет счета 10 (по соответствующим субъектам) - Кредит счета 94 - на сумму стоимости материалов. оприходованных по цене возможного использования.

ПРИМЕР 5.1

При инвентаризации материалов выявлены недостача пиломатериалов на сумму 200 тыс. руб и порча в результате нарушения температурно-влажностного режима. Фактическая себестоимость приобретения испорченных материалов - 50 тыс. руб; цена возможного использования (в качестве топлива) - 5 тыс.руб. Транспортно-заготовительные расчеты учитываются на счет 16, и их размер в соответствии с порядком, установленным в организации, равен 20% от стоимости материалов.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 94 - "Недостачи и потери от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - 200 тыс.руб. - на сумму стоимости недостающих материалов;

Дебет счета 94 - Кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" - 40 тыс.руб. - на сумму отклонений в стоимости недостающих материалов (транспортно-заготовительных расходов);

Дебет счета 94 - Кредит счета 10 - 50 тыс.руб. - на сумму стоимости испорченных материалов;

Дебет счета 10, субсчет "Топливо" - Кредит счета 94 - 5 тыс.руб. - на сумму стоимости испорченных материалов, оприходованных по цене возможного использования;

Дебет счета 94 - Кредит счета 16 - 9 тыс.руб.(50 тыс.руб - 5 тыс.руб*20%) - на сумму транспортно-заготовительных расходов в части, относящийся к стоимости испорченных материалов. В данном случае списанию подлежит не вся сумма транспортно-заготовительных расходов, относящаяся к испорченным материалам, а только относящаяся к их стоимости, скорректированной на стоимость оприходованных материалов. В противном случае придется уточнять размер отклонений в стоимости материалов, учитываемых на счете 16, так как сальдо по счету 10 измениться в меньшей степени, чем сальдо по счету 16.

Порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, установлен п.30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:

1) в пределах норм естественной убыли - на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу;

2) сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов - у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В качестве подтверждения фактов отсутствия виновных лиц или иных обстоятельств, позволяющих списать суммы недостач на финансовые результаты, в названных Методических указаниях рекомендуется использовать документы, подтверждающие обращения в соответсвующие органы (органы МВД России, судебные органы и др.) по фактам недостач, и решения этих органов, а также заключения о фактах порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. Данные документы должны прилагаться к материалам, представляемым к руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли.

ПРИМЕР 5.2

При инвентаризации выявлена недостача основных материалов на сумму 100 тыс. руб; материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу - 20 тыс.руб. Норма естественной убыли по основным материалам - 5%, по материалам, используемым при осуществлении расходов на продажу нормы естественной убыли не установлены. Недостача основных материалов в сумме 50 тыс.руб.произошла по вине кладовщика (необеспечение условий хранения), в сумме 30 тыс.руб. - по вине должностных лиц, ответственных за организацию технологического процесса(нарушение технологии, выразившееся в неправильном определении размера операциооного запаса). По недостаче на сумму 20тыс.руб.виновные лица не выявлены. По поводу недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу, был подан иск в суд с должностных лиц, ответственных за продаж готовой продукции. Решением суда в иске было отказано.

В бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки:

Дебет счета 94 - Кредит счета 10"Материалы" - 120 тыс.руб. - на всю сумму недостачи (на практике проводок будет несколько - по субсчетам счета 10);

Дебет счета 20"Основное производство" - Кредит счета 94 - 5 тыс.руб. - на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли;

Дебет счета 73"Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 " Расчеты по возмещению материального ущерба" - Кредит счета 94 - 76 тыс.руб. - на сумму недостачи, обращенную к взысканию с виновных лиц (сумма взыскания уточнена с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91"Прочие доходы и расходы" - Кредит счета 94 - 19 тыс.руб. - на сумму стоимости недостающих основных материалов, по которой виновные лица не установлены (сумма также скорректирована с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91 - Кредит счета 94 - 30 тыс.руб. - на сумму недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу.

Две последние проводки имеют одинаковую корреспонденцию, но на практике оформляются в разные отчетные периоды, поскольку факт не установления виновных лиц и судебное разбирательство требуют неодинаковых сроков.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все - таки оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача.

ПРИМЕР 5.3

В результате инвентаризации выявлена недостача материалов на сумму 40 тыс.руб.; по той же группе выявлен излишек на суму 20 тыс. руб. Норма естественной убыли - 5%. Зачет пересортицы, по нашему мнению, можно отражать только в аналитическом учете (миную системный синтетический учет). Однако в том случае, когда применяются нормы естественной убыли, правильнее задействовать счет 94. В этом сучае оформлены следующие проводки:

Дебет счета 94 "Недостача и потерь от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - 40 тыс.руб. - на сумму выявленной недостачи;

Дебет счета 10 - Кредит счета 94 - 20 тыс. руб. - на сумму стоимости излишествующих материалов;

Дебет счета 20"Основное производство" - Кредит счета 94 - 1 тыс.руб. - на сумму естественной убыли.

Обращаем внимание на то, что норма естественной убыли применяется ко всей сумме недостачи, но не применяется к излишкам. Это прямо следует из п.30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, а также из экономического смысла операции: излишние материалы остаются в организации и будут списываться на издержки обращения и производства по учетным ценам. Применение норм естественной убыли к излишкам или ко всей сумме недостачи исказит информацию о состоянии МПЗ.

Существенны требования п.32 названных Методических указаний, согласно которым взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице может проводиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то разница списывается в порядке, установленном для списания сумм недостачи - в общем случае разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Также существенным следует считать положение, в соответствии с которым исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации. Наиболее целесообразным предоставляется оформление такого решения в виде приказа или иного распорядительного документа. И основание для принятия такого решения - предложение инвентаризационной комиссии - должно быть оформлено документально. Ни председатель комиссии, ни комиссия (коллегиально) не могут самостоятельно принимать решения о проведения зачета по пересортице.

Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе прочих доходов организации.

Начиная с отчетности 2006г. чрезвычайные доходы и расходы учитываются в составе прочих (на счете 91"Прочие доходы и расходы"). Следовательно, и суммы ущерба вследствие стихийных возмещений должны отражаться на этом счете. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не требуется выделять чрезвычайные доходы и расходы в обособленные виды доходов и расходов. Однако для целей бухгалтерской отчетности такое выделение может иметь значение.

ПРИМЕР 5.4

В результате пожара на складе организации утрачены материалы на общую сумму 50 тыс. руб. Материалы застрахованы на сумму 40 тыс. руб. (по законодательству суммы страховых возмещений не могут превышать суммы фактического ущерба). Транспортно-заготовительные расходы в организации учитываются на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Норма транспортно-заготовительных расходов -20%.В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит счета 10 «Материалы» -50 тыс. руб. – на сумму стоимости утраченных материалов по учетным ценам;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» - 10 тыс. руб. – на сумму транспортно-заготовительных расходов в части, относящейся к сумме утраченных материалов;

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию» - Кредит счета 91 – 40 тыс. руб. –на сумму причиняющегося страхового возмещения;

Дебет счета 51 «Расчетные счета» - Кредит счета 76 – 40 тыс. руб. – на сумму денежных средств, поступивших от страховой компании.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была заключена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. Для целей финансового учета должны быть приняты во внимания события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Перечислим элементы инвентаризационного процесса, которые, если не будут выполнены, могут стать основанием для признания результатов инвентаризации недействительными:

1) персональный состав постоянно действующий или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации;

2)при инвентаризации не присутствовал хотя бы один член комиссии;

3) последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;

4) у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

5) данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяется посредством анализа исполнения инвентаризационных описей - наиболее ярким примером формализма служит заполнение всех граф описей автоматическим способом, а в случае выявления расхождений исправления вносятся вручную). Вообще идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно в местах хранения нет никаких учетных регистров, а только имущество и незаполненные инвентаризационные описи (для удобства их можно лишь разграфить), и сопоставление данных наличия и учета осуществляется камерально;

6) инвентаризационные описи составлены только в одном экземляре;

7) на последней странице описи нет отметки и проверки цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку. Итоги должны быть выведены на каждой странице. При этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, проставленных в данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано. Это требование иногда вызывает недоумение, особенно у счетных работников. На самом деле итоги являются контрольными цифрами, их размерность не важна, а значение состоит в исключении в случае внесения исправлений и инвентаризационные описи после их утверждения. Актуальным это может быть в случае заполнения инвентаризационных описей ручным способом и наличия материальных ценностей, учитываемых в весовых и мерных единицах, т.е. с десятичными знаками;

8)исправленные ошибки не оговорены или исправления заверены подписью только одного члена комиссии, а не всех;

9)в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;

10)на последней странице нет подтверждения материально ответственным лицом отсутствия претензий к членам комиссии и отметки о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;

11) во время перерывов на работе не был закрыт доступ посторонних лиц в помещения, где хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.

6 глава Первичные документы по учету материалов

Общие положения

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такие документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемым и регулярно уточняемым Росстатом. Организация имеет право применять первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. При необходимости, как правило, используются формы документов, утвержденные еще до начала современных рыночных преобразований. Кроме того, организация имеет право разработать собственные формы первичных документов, если побочных форм нет в специальных альбомах.

Для того чтобы формы документов, не входящие в альбомы унифицированных форм, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учете, законодательством установлены определенные условия, которые будут указаны далее.

Формы документов, разработанные организацией, должны быть утверждены быть в ее учетной политике, например в составе одного из приложений.

Список лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Следует иметь в виду, что факсимальная копия не гарантирует действительность на ней подписи, поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении дл принятия управленческих решений, но нельзя принимать к бухгалтерскому учету в качестве оправдательного документа при отражении хозяйственных операций.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляет возможным - непосредственно после ее окончания. Требование составления первичных документов сразу после окончания операции не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно- кассовой техники. В соответствии с п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ в том случае допускается составление первичного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на базе первичных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений согласно законодательству РФ.

Общие требования к оформлению и наличию первичных документов бухгалтерского учета МПЗ сформулированы в Законе о бухгалтерском учете и воспроизведены в ПБУ 5/01 и Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов:

1) все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными документами;

2) первичные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете (наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измеритель хозяйственный операции в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки);

3) первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер);

4) первичные документы должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь необходимые подписи;

5) в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, а также технологии обработки учетной информации.

Вместе с теми названными Методическими рекомендациями устанавливаются некоторые особенности учета МПЗ. В частности, п.11 этих Методических рекомендаций определены три уровня разработки и утверждения форм первичных документов:

a) унифицированные формы первичной документации, которые разрабатываются и утверждаются Росстатом (ранее Госкомстатом России) по согласованию с Минфином России. В настоящее время обязательны к применению формы документов по учету материалов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - постановление Госкомстата России №71а), а также формы первичной документации по учету продукциии товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России (на момент принятия Росстата) от 9 августа 1999г. №66;

б) отраслевые формы первичной документации, которые утверждаются министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти. Под органами исполнительной власти как собственно отраслевых министерства и ведомства, так и органы, которым предоставлено право разрабатывать и утверждать нормативные документы, обязательные к применению всем хозяйствующими субъектами, например Минфин России. При формировании учетной политики организация должна учитывать перечень отраслевых форм, используемых в бухгалтерском учете. По нашему мнению, во избежание разногласий с налоговыми контролирующими органами, лучше компоновать отраслевые формы в отдельное приложение к учетной политике независимо от того, каким органом федеральной исполнительной власти они утверждены;

в) формы первичных документов для записи хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы, о которых уже упоминалось.

По существующим правилам при отсутствии показателей по отдельным реквизитам в первичных документах, соответствующие строко- графы прочеркиваются. Хотя требование очевидно, на практике оно нередко нарушается. Возможные последствия такого нарушения предугадать нетрудно, особенно когда речь идет об отпуске МПЗ: последующее заполнение строк и граф первичного документа данными о материалах, которые фактически не выдавались, - наиболее простой способ хищений или покрытия недостач. К приходным документам предъявляются те же требования, что и к документам на отпуске материалов. Отличие состоит в том, что роль бухгалтерии организации, приходующей материалы, сводится к осуществлению последующего контроля: незаполненные строки и графы в приходных документах целесообразно прочеркивать при обработке этих документов.

На выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета) может составляться отдельный перечень наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных документов. Этот перечень, особые правила, а также порядок контроля за расходованием (использованием) подобных материалов устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера, и целесообразно закрепить данные моменты в учетной политике организации. В данном случае речь идет о драгоценных металлах и драгоценных камнях, так как ни ПБУ 5/01, ни Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов порядок их бухгалтерского учета не регулируется.

В соответствии с п.13 этих Методических указаний первичные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течении одного отчетного года. Таким образом, при организации учета необходимо определить, какие формы документов могут быть пронумерованы заранее, а какие следует нумеровать при оформлении хозяйственной операции. По нашему мнению, провести такую дифференциацию нетрудно: документы, которые хранятся в форме книжек (доверенность, накладные и др.) лучше нумеровать заранее. Это не исключает возможности, целесообразности, а в некоторых случаях и необходимости регистрировать факт выдачи заполненных форм (собственно первичных документов) по принадлежности. Данная мера позволит сократить затраты времени на последующий контроль за правильностью и своевременностью совершения отдельных хозяйственных операций (отпуска материалов в производство, на реализацию и пр.). Если незаполненные формы документов не сшиваются, а хранятся разрозненно (в пачках или в виде отдельных экземпляров), их лучше всего нумеровать при заполнении. В противном случае у бухгалтера появится дополнительная обязанность - обеспечивать сохранность бланков документов (не являющихся бланками строгой отчетности). С большей долей уверенности можно предположить, что часть пронумерованных бланков будет теряться или портиться при заполнении, а это приведет к появлению новых проблем.

Пунктом 14 названных Методических указаний предусматривается возможность составления первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. Оговаривается, что программа кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных документов. Кроме того, нужно руководствоваться требованиями п.8 названных Методических указаний, в соответствии с которым применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Иначе говоря, перед тем, как заказывать разработку нового или адаптацию действующего программного обеспечения, необходимо определить, какая информация и в какой форме может понадобиться для использования при принятии управленческих решений. Следует считаться и с тем, что налоговые и иные контролирующие органы при проверках могут потребовать информацию, детализированную или сгруппированную иным образом, нежеле это делается в компьютерной программе. Особенности обработки бухгалтерской информации средствами вычислительной техники обусловлены прежде всего размером экрана монитора: для того чтобы информация адекватно воспринималась и однозначно идентифицировалась, буквы и цифры должны легко читаться. Следовательно, значительная часть унифицированных и отраслевых форм первичной документации не может быть не может быть перенесена в компьютер без изъятий и упрощений. Поэтому представляется разумным предусмотреть возможность вывода информации на бумажные носители в том виде, в каком бы они могли быть оформлены без применения средств вычислительной техники (например, данные о фактической себестоимости приобретенных МПЗ, целесообразно представлять в виде типового журнала-ордера №6 не зависимо от того какой используется алгоритм машинной обработки).

Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки в соответствии с графиком документооборота. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций: проводит счетную проверку, а также выясняет, соответствуют ли данные, указанные в документах, условиям заключенных договоров.

При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, лицо, учитывающее материалы, сообщает об этом главному бухгалтеру. Принимаются меры к до оформлению недооформленных документов, либо такие документы возвращаются складам (кладовым) и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не выполнялась), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.

6.2 Унифицированные формы документации по учету материально- производственных запасов.

Постановление Госкомстата России №71а установлены следующие унифицированные формы первичной документации по учету материалов:

1. Для оформления операций по отражению материалов:

№ М-2 "Доверенность", № М-2а "Доверенность";

№ М-4 "Приходный ордер";

№ М-7 "Акт о приемке материалов";

№ М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений".

2. Для оформления операций по выбытию материалов:

№ М-2 "Доверенность", № М-2а "Доверенность";

№ М-8 "Лимитно - заборная карта";

№ М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону";

№ М-17 "Карточка учета материалов".

3. Для оформления операций по внутреннему перемещению материалов:

№ М-11 "Требование-накладная".

4. Для учета движения материалов на складе:

№ М-17 "Карточка учета материалов".

Приведем общие правила по заполнению перечисленных форм.

Доверенности (М-2 и № М-2а) могут использоваться при получении, при отпуске МПЗ. В первом случае бухгалтерия организация-поставщика оформляет доверенность (в одном экземпляре) и выдает расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не превышает 15 дней. Исключение может быть сделано для получения материально - производственных запасов в порядке плановых платежей - доверенность может быть выдано на календарный месяц.

При отпуске МПЗ, в том числе при продаже материалов в порядке прочей деятельности, доверенность, предъявленная представителем поставщика, является основанием выдачи проданных или переданных материалов. При проверке предъявляемых доверенностей особое внимание следует уделять соответствию паспортных данных, а также сроку действия доверенности.

Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учете выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающем в организации не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Приходной ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, в том случае, когда поставка полностью соответствует условиям договора по количетву, ассортименту, качеству и иным существенным условиям. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) составляется в случаях:

- приемка материалов, по которым есть количественное и качественное расхождения с данными сопроводительных документов;

- приемка материалов, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- при приемке материалов, поступивших без документов.

Акт формы № М-7 служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

Данный акт составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии. Обязательно участие в состлении акта материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) - весьма простое и эффективное средство документального оформления отпуска материалов в производство, позволяющее контролировать соблюдение норм расхода, а также анализировать расход МПЗ. Для применения лимитно-заборной карты необходимо установить лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции.

Лимитно-заборная карта также служит оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом дополнительные документы не составляются.

Отпуск материальных ценностей проводится со складов, которые указаны в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Склад сдает лимитно-заборные карты в бухгалтерию после использования лимита.

Подробнее использование лимитно-заборных карт описано в разделе 7.1.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для отражения операций движения материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами самой организации.

Требование-накладная составляется в двух экземплярах, из которых один остается на сдающем складе, другой - передается принимающему.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче из производства на складе или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) используется при отпуске материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) - основной регистр учета движения материалов на складе но каждому сорту, виду и размеру. Эта форма заполняется па каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Если в организации применяются лимитно-заборные карты, то для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в форме № М-17. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не заполняются, а сама операция совершается на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и нe имеющих силы бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется в тех случаях, когда осуществляется разборка, ликвидация или демонтаж объектов основных средств.

Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий у подрядчика. Заказчик первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Поиск по сайту: