Документальное оформление операций поступления материалов

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и ПБУ 5/01 материалы могут поступать из следующих источников:

1)приобретение за плату;

2) изготовление силами организации;

3) внесение в качестве вклада в уставный капитал;

4) безвозмездное получение;

5) поступление в результате товарообменной операции.

Методическими указаниями достаточно подробно регламентируется документооборот, соответствующий поступлению материалов (особенно материалов, приобретенных за плату). В частности, согласно п. 44 основанием для расчетов при оплате материалов, поступивших по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам от поставщиков (грузоотправителей), служат следующие документы.

1. Расчетные документы:

-платежные требования;

-платежные требования-поручения;

-счета;

-товарно-транспортные накладные и пр.

2.Сопроводительные документы:

-спецификации;

-сертификаты;

-качественные удостоверения и др.

Формы перечисленных документов не утверждены в установленном порядке Госкомстатом России (Росстатом), поэтому основаниями для оприходованиями такие документы быть не могут. Это обусловливает необходимость установления в каждой организации порядка приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

Рекомендуется следующая схема документооборота и действий, выполняемых должностными лицами организации (не только (бухгалтерии, обязанности которой определены особо) при наступлении тех или иных документов.

1. Регистрация документов в журнале учета поступающих грузов. Форма этого журнала (№ МХ-4) утверждена постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66 (далее —постановление Госкомстата России № 66).

Журнал формы № МХ-4 применяется для регистрации грузов товарно-материальных ценностей), поступающих на места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) разными видов транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, модным, воздушным и др.) за отчетный период (ежемесячно).Записи в журнал делаются уполномоченными работниками по мере поступления запасов на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

Форма документа состоит из 20 граф, расположенных на трех страницах, поэтому приведение примера нецелесообразно. Кроме того, по нашему мнению, заполнение журнала трудностей не вызывает. Отметим лишь, что графа 20 «Примечание» предназначена для фиксации времени подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), а также времени простоя, если доставка материалов осуществляется по железной дороге или водным транспортом. Кроме того, в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе. Данные, включенные в эту графу, могут иметь весьма существенное (если не определяющее) значение для принятия решения о списании сумм недостач или порчи грузов.

2.Проверка соответствия данных документов на поступающие грузы договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, иенам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и иным условиям поставки, предусмотренным в договорах. Выполнение данной функции лучше всего проводить в два этапа. Во-первых, осуществлять проверку непосредственно при поступлении грузов. Для этого комиссия, принимающая грузы должна располагать необходимой информацией. Во-вторых, вести последующий контроль при обработке расчетных и сопроводительных документов в бухгалтерии (при наличии службы снабжения нелишней будет подобная проверка и в таком подразделении). Разумеется, работники бухгалтерии также должны располагать копиями договоров и приложений к ним, в которых имеются необходимые данные.

3.Проверка правильности расчетов в расчетных документах. Проверка расчетов (прежде всего арифметическая) также уместна и при приемке, и при обработке документов, т.е. в местах поступления или хранения материалов и в бухгалтерии.

4.Акцепт (оплата) расчетных документов полностью или частично либо мотивированный отказ от акцепта (оплаты). Право проставления акцента или оформления отказа от него может быть установлено распорядительным документом организации или приложением к ее учетной политике. В крупных организациях это право может быть предоставлено представителям отдела снабжения, в небольших — бухгалтерии. В любом случае окончательное решение об оплате должны принимать главный бухгалтер и руководитель организации как лица, несущие полную ответственность за деятельность организации. Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ) предусмотрена возможность привлечения к полной материальной ответственности и иных должностных лиц организации. Однако для чтобы это стало правомерным и осуществимым, необходимо как минимум пересмотреть соответствующие условия в коллективном договоре между администрацией и работниками организации.

4.Определение фактических размеров ответственности в случае нарушения условий договора. Для того чтобы определить размеры и предполагаемую степень ответственности отдельных лиц или организаций, по нашему мнению, нужно участие трех специалистов: снабженца, отвечающего за организацию договорных отношений с поставщиками и располагающего самой подробной информацией об условиях договора, юриста, который обязан юридически грамотно составить документы, служащие основанием для предъявления претензий или обращения взыскания на работников организации, получающей материалы), бухгалтера, обеспечивающего точность расчетов размера ущерба.

5.Передача документов в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и др.) в сроки,преду с мотренные правилами документооборота организации. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной либо иной организации уполномоченному лицу выдаются необходимые документы и доверенность на получение материалов. Доверенность оформляется в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Об унифицированных формах доверенности № М-2 и № М-2 также говорилось.

Приемка материалов от организаций транспорта и связи поколичеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте и в органах связи, и условиям договоров (купли-продажи поставки, перевозки груза и др.). Правила, действующие на транспорте,определяются уставами (Устав железнодорожного транспорта, Устав воздушного транспорта и т.д.).

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и др.) как основание для приемки и оприходования материалов. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы. При приемке они подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документам.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется складами, как правило, путем составления приходных ордеров (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и драгоценные камни.

Допускается составление на массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, одного приходного ордера в целом за день. На каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня насчитываются и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты такого штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Этот штамп приравнивается к приходному ордеру.

Форма штампа нормативными документами не утверждена, значит, может быть произвольной. Напомним, что в приходном ордере указываются следующие реквизиты:

-организация;

-структурное подразделение;

-дата составления;

-склад;

- поставщик;

-страховая компания;

-корреспондирующий счет;

-номер документа;

-наименование материалов;

- номенклатурный номер;

-единица измерения;

-количество;

- цена;

-сумма без налога на добавленную стоимость (НДС);

-сумма НДС;

-сумма с учетом НДС;

-номер паспорта;

-порядковый номер в складской картотеке.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не coответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бои, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществил специальная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

При составлении приемочного акта приходный ордер не оформляется.

Акт о приемке служит основанием для предъявления претензии исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Акт о приемке материалов (форма № М-7), как мы уже говорили, служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме в отдельные строки, записываются в разделе «Другие данные». После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и пр.) передаются; один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения рассуждений при оформлении хозяйственных операций поступления материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни.

Приемочные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей обычно должны составляться в день поступления материальных ценностей. Только при этом условии возможно предъявление претензий поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что органы арбитража будут иметь формальную возможность отказать в рассмотрении иска.

Если отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или произошел отказ от акцепта счета (из-за нарушения договорных условий), материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы заведующим складом или кладовщиком приходуются и специальной книге, а в бухгалтерском учете стоимость поступивших материальных ценностей отражается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в сумме, указанной в расчетных документах. После того как обстоятельства, обусловившие учет этих материалов на забалансовом счете, будут устранены, ранее отраженные суммы списываются со счета 002 и одновременно приходуются на соответствующем балансовом счете (10 или 15). В складском учете записидолжны вестись с подразделением на материалы, ожидающие приемки, материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, а внутри этих групп - в разрезе отдельных партий материалов. Такие материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (килограммах, в штуках и т.д.). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. В том случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и в регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения: сначала записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Если трудно показать движение такого материала одновременно в двух единицах измерения, то возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта о переводе представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом организации. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, проставленной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика показана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, тонны), чем принято в организации (например, килограммы), то такие материалы приходуются в единице измерения, которая принята в данной организации.

Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза на склад (транзитом). Справедливость этого требования представляется нам весьма сомнительной, поскольку отражение в складском учете материалов, которые фактически на него не поступали, не только загромождает учет, но и может создать проблемы при определении ответственных лиц в том случае, когда на пути следования от поставщика до производства материалы подверглись порче либо была допущена их недостача. Вместе с тем сверки данных бухгалтерского и складского учета проводятся по данным бухгалтерии и по данным учета на центральном складе. Выход, по нашему мнению, может быть следующим: при приемке таких материалов помимо членов приемной комиссии должны присутствовать материально ответственные лица с центрального склада, в учете которых будет отражаться транзитное движение материалов, и склада или кладовой подразделения, которое будет использовать полученные материалы). Стопроцентной гарантии того, что вопрос будет решен, нет, но вероятность злоупотреблений существенно уменьшится.

Разумеется, такое перемещение материалов возможно, только если перечень материалов, которые будут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, утвержден распорядительным документом по организации (целесообразно оформить его как приложение к учетной политике или утвердить отдельным приказом руководителя организации).

Настройках большие количеств строительных материалов, конструкций и деталей, как правила, должны завозиться непосредственно на объектах строительства, минуя базисный (центральный) склад. В данном случае требование отражения количество поступивших материалов на склад представляется еще более неоправданным, так как может создавать предпосылки для совершения бестоварных операций.

При приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством. Необходимо получить сопроводительные или иные обязательные документы (например, инструкции по эксплуатации приборов) с переводом на русский язык. В противном случае могут возникнуть проблемы с проверкой комплектности и дальнейшим использованием подобных запасов.

Материалы, принимаемые на ответственное хранение, записывают следующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться. При поступлении таких материалов составляется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России № 66. Этот акт применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю, как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.

Данный акт составляется представителями организации-хранителя и поклажедателя на основании договора хранения и в соответствии с ним (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.

Журнал учета товарно-материальных ценностей, сходных на хранение, заполняется по форме № МХ-2, утвержденной постановлением Госкомстата России №66. Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценностей, сходных на хранение, и ведется материальным ответственным лицом организации-хранителя по данным документам о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возраст поклажедателю по истечении срока хранения оформляется подписями материально ответственных лиц. При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя.

При возврате материалов, сданных на хранение, составляется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме № МХ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России № 66. Акт заполняется в двух экземпляров материально ответственным лицо организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю.

Если материалы приняты на ответственное хранение, относится в соответствии со ст. 225 ГК РФ к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися или издержки хранения несоизмеримо велико по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях либо продать. Такие материалы приходуются в организации по рыночной стоимости. Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственной нужд организации, уменьшенная на величину по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит собственнику материалов. Иначе говоря, в данном случае материалы приходуются не за балансом, а по 10- так, как если бы они были получены безвозмездно.

Можно предложить следующую схему бухгалтерских проводок:

Дебет счета 10 «Материалы» - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму рыночной стоимости материалов, принятых на хранение;

Дебет счета 20 «Основное производство» - Кредит счета 10 – на сумму рыночной стоимости материалов, отпущенных в производство(по нашему мнению, в данном случае отпуск нужно осуществлять по рыночной стоимости, а не в оценке, которая установлена учетной политикой организации – ФИФО, ЛИФО и др.), или

Дебет счета 91 – Кредит счета 10 – на сумму договорной стоимости реализованных материалов;

Дебет счета 91 – Кредит счета 51 «Расчетные счета» - на сумму выручки, подлежащей перечислению собственнику материалов;

Дебет счета 91 - Кредит счетов учетов производственных затрат – на сумму затрат организации по хранению материалов;

Дебет счета 91 – Кредит счета 10 – на сумму стоимости (по рыночной оценке за минусом затрат по хранению) материалов, которые не были использованы организацией- хранителем, и возвращены собственнику.

Схема может оказаться неполной, так как в ней не нашли отражения операции по учету выручки от продажи продукции (работ и услуг), при выпуске (выполнения или оказания) которые были использованы данные материалы, а так же по учету расходов, связанных с такими продажами. Думается, оформлению этих поводок необязательно, поскольку при использовании хранимых материалов необходимые операции отражаются в общем порядке (через счета 20 «Основные производство», 43 «Готовая продукция», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи» и др.). Правда, если собственник материалов потребует не только возмещения их рыночной стоимости(в оценке, принятый при поступления материалов), но выручки в части, соответствующей стоимости использованных материалов, требуется сделать и документально оформить необходимый расчет.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а так же расчетами с поставщиками и покупателями. Контроль за своевременным оприходованием прибывших нагрузок осуществляется решению руководителя организаци подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службы и т.п.) и (или) должностными лицами. В этом случае речь идет о документальном контроле. Контроль за фактическим поступлением материалов, по нашему мнению, можно возложить на постоянно действующую комиссию, а должностными лицами названных подразделений предоставить право выборочных внезапных проверок своевременность ориходования поступивши запасов.

В соответствии с п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Материалы приходуются в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счетов и чеков магазинов, квитанций к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. Данное требование фактически запрещает практику списания материалов «прямым расходам», когда в бухгалтерию представляются (одновременно или одновременно) авансовый отчет об израсходовании полученных сумм и документы, подтверждающие расходование приобретенных материалов. Как правило, данная схема используется при приобретении канцелярских принадлежностей и некоторых видов расходных материалов. Очевидно, что подобный порядок создает условия для совершения бестоварных операций (реально факт использования приобретенных материалов ни подтвердить, ни опровергнуть нельзя). В советский период подобные схемы были запрещены, но в начальной период рыночных реформ формального запрета на такое списание подотчетных сумм не было. Теперь приобретенные материалы должны обязательно проводить по складу. Помимо прочего, это означает невозможность проверки (работникам бухгалтерии и материально ответственным лицом) фактического приобретении материалов.

Поиск по сайту: