Учет материалов на складах

В Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов традиционно включены нормы, регулирующие порядок организации складского учета. Воспроизведем основные требования этих Методических указаний с необходимыми комментариями.

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

1)центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Эти склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются обычно отдельные склады;

2)склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Так как количество и взаимодействие складов в определенной мере влияет на организацию бухгалтерского учета, по нашему мнению, нужно указывать основные элементы складского хозяйства в учетной политике организации или ином распорядительном документе.

Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов на другие, так как это существенно увеличивает размер необходимых оборотных средств и ведет к неэффективному использованию материальных и трудовых ресурсов.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарными оборудованиями. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (в кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, внутри них – по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, в ячейках, ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. К месту хранения материальных запасов прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марки, артикула, размера, сорта и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах (в кладовых) нужно соблюдать установленные режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и др.), чтобы не допускать их порчу, потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу вменяются в обязательность должностных лиц (заведующего складом, кладовщика и др.), которые несут ответственность за правильные прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С этими должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности согласно законодательству РФ.

Если в штате организации, подразделения не предусмотрена должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности возлагаются на другого работника организации с обязательными заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складом, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации. Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними МПЗ и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета МПЗ, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также работников организации.

Учет МПЗ (материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении на складах (в кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках учета материалов (карточках складского учета) по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет).

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и др. на каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируется бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерский учет в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

В карточках складского учета проставляются учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений. При изменении учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указываются новая цена и дата, с которой она действует.

Если в качестве учетной цены применяется цена поставщиков или фактическая себестоимость материалов:

открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточке по строке «Цена» указывается цена поставщика или фактическая себестоимость. Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе материалы учитываются по сальдовому методу, то карточки заполняются по форме оборотной ведомости с указанием для каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы. Остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Суммы в карточках обычно записывает работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения МПЗ (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) осуществляется материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В некоторых случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материального ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения МПЗ открываются второй лист и последующие листы той же карточки. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке. При автоматизации учета движения материальных запасов карточки и накопительные регистры оперативного учета могу быть представлены на электронных носителях.

На основании оформлениях в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требовании, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, на какие цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана один запись с отражением общего количества по этим документам. Тогда в содержании этой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). Разности из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов возможно по мере закрытия лимитно-заборных карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов оп приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет МПЗ, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствие заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При использовании складского метода работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с данными первичных документов и подтверждает своей подписью правильности выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего проводится также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с помощью оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборотом, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации принимать от них все первичные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Что касается лимитно-заборных карт, то в начале месяца склад сдает все лимитно-заборные карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, ее сдают в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяца текущего квартала сдают месячные талоны от квартальных лимитно-заборных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные сверяются с данными цеховых экземпляров этих карт (при их ведении в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

О результатах проверок и выявленных недостатках и нарушениях на складах (в кладовых), а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, осуществлявшие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации. Если при выборочной проверки склада (кладовой) выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

Если склады (кладовые) подразделении (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) далеко расположены от бухгалтерской службы организации, прием первичных документов и проверка возможны в бухгалтерской службе организации. В этом случае первичные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в бухгалтерскую службу организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов. Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в бухгалтерскую службу организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конце отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления закрепляются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Работник бухгалтерской службы должен на отдаленно расположенных складах (кладовых) проводить проверки в сроки, установленные главным бухгалтером.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делается отметка «Остаток перенесен в карточку 200_г. №…»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета, где на каждый номенклатурный номер материалов открывается лицевой счет.

Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются к заполнению реквизиты, указанные в карточках складского учета. В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием их номеров, наименование материальных ценностей с их отличительными признаками и количество листов в книге. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру. Организации может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

За определенные промежутки времени, но не реже одного pаза в месяц, составляется оборотная ведомость движения материальных ценностей, в которой проставляются:

- номера лицевых счетов;

- номенклатурные номера (если они имеются);

- наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;

- единица измерения;

- цена;

- остаток нa начало отчетного периода;

- приход за отчетный период;

- расход за отчетный период;

- остаток наконец отчетного периода.

В графах «Приход за отчетный период» и «Расход за отчетный период» должны фиксироваться операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные ведомости оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты, т.е. без указания оборотов.

При автоматизированном ведении складского учета карточки складского учета могут не заполняться.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (в кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести ежемесячный материальный отчет. В таком отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц, и остаток на конец месяца. Для записи операции по приходу и расходу могут отводиться несколько граф, в том числедля сведений о поступлении материалов (от поставщиков и других складов и подразделений организации и т.д.), отпуске (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для иных целей. В этих отчетах обычно отражают материалы, по которым было движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по прихо­ду, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации, или спе­циалистом, ведущим бухгалтерский учет, или заведующим скла­дом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных доку­ментов представляются в бухгалтерскую службу организации в ус­тановленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ежемесячно заполняются материальные отчеты, форма отчетов, порядок их составления, представления и проверки опре­деляются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функ­ции контроля за движением материальных ценностей на складах организации и в других местах хранения или часть этих функций может выполняться такой службой. По решению руководителя ор­ганизации эту работу может выполнять аудиторская организация в процессе оказания ею аудиторских услуг.

Нетрудно убедиться, что большая часть требований к организа­ции складского учета, характерная для периода административ­но плановой экономики, не потеряла актуальности и сейчас. Безус­ловным является требование организации аналитического учета материальных ценностей на складах и в кладовых организации и цехов (участков) в сортовом разрезе в соответствии с порядком хранения материалов, необходимым как по условиям производст­венного потребления материалов, так и в связи с требованиями организации складского хозяйства. При нарушении этих требований контроль за эффективностью использования производственных за­пасов будет невозможен.

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. Порядок отнесения отдельных видов материалов к обособленным номенклатурным номерам устанавли­вается организацией, в зависимости от особенностей их приобрете­ния и эксплуатации. Прежде существовала практика, в соответствии с которой материалы, отличающиеся от аналогичных стоимостью (хотя бы на одну копейку) или маркировкой, учитывались под отдельными номенклатурными номерами. После того как цены стали меняться чуть ли не ежедневно, соблюдение этого требова­ния стало практически невозможным. А установление Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации разных способов определения стоимости остатка материалов (и стоимости отнесения материалов на себестоимость) подтвердило право организации учитывать материалы разных поставок под одним номенклатурным номером. Единственным показателем, согласно которому следует дифференцировать аналогичные материалы, являются их технологические характеристики и способы использования.

Напомним о требовании систематической, не реже одного раза в неделю (декаду), проверки работниками бухгалтерии непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами. Последние обязаны по требованию работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.

Факт проведения проверки закрепляется подписью (и датой), которой работник бухгалтерии подтверждает правильность остатков, выведенных по соответствующей строке карточки складского учета.

Целесообразность и полноту проверок, обязательных к проведению, на наш взгляд, следует определить в организации в распорядительном порядке.

Можно ограничиться выборочной проверкой, если документооборот организации предусматривает приемку первичных документов работником бухгалтерии на складе. На практике же сдача первичных документов в основном происходит в бухгалтерии организации.

Следует оговориться, что изложенный порядок и сроки проведения проверок и сдачи приходно-расходных документов обязательны к применению только тогда, когда склады расположены не далеко от места нахождения организации, что позволяет своевременно и качественно проводить указанные мероприятия. Если же склады или кладовые отдельных хозяйств (цехов, подсобных хозяйств, участков) расположены далеко от офиса организации на далеком расстоянии, то, как уже упоминалось, первичные документы в установленные сроки должны передаваться в бухгалтерию по реестру, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов (раздельно по приходу и расходу).

Кроме того, заведующий складом (кладовщик), расположеннымнедалеко от офиса организации, обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составля­ется в количественном выражении только по материалам, по кото­рым происходило движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, уча­стка или производителем работ. Проверка правильности оформле­ниядокументов и составления ведомостей остатков осуществляется бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

7 глава УЧАСТИЕ В РАЗРАБОТКЕ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ОРГАНИЗАЦИИ

Участие в формировании и раскрытии учетной политики организации является одной из обязанностей каждого бухгалтера, и том числе бухгалтера, занимающегося учетом материалов.

Учетная политика организации — принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета:

1) первичного наблюдения;

2) стоимостного измерения;

3) текущей группировки;

4) итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Основным адресатом учетной политики являются те пользователи бухгалтерской информации, от которых зависит принятие управленческих решений, направленных на повышение эффективности производства или торговли: руководители организаций, советы директоров, общие собрания акционеров, деловые партнеры, налоговые органы и др.

Учетная политика — один из главных элементов документооборота любой организации — с точки зрения обеспечения сбора и обработки данных бухгалтерского учета, их группировки и детализации в целях выработки управленческих решений.

К способам ведения бухгалтерского учета (в соответствии с п. 3 ПБУ 1/98) относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы примене­ния счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Еще один перечень способов ведения бухгалтерского учета дан в п. 12 ПБУ 1/ 98. Разница между ними состоит в том, что перечень из п. 3 ПСУ 1/98, применяется при формировании учетной политики, т.е. оформлении соответствующего распорядительного документа, а перечень из п. 1 ПБУ 1/98 обязателен на этапе обес­печения гласности учетной политики, т.е. ее доведения до заинтересованных пользователей.

Согласно п. 9 ПБУ 1/98, принятая организацией учетная политика подлежит оформлению организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и др.) организации. Поскольку вид организационно-распорядительного документа жестко не определен, наиболее целесообразным представляется оформление принятия учетной политики приказом руководителя организации, в котором должны быть изложены ее основные эле­менты, а элементы, которые требуют подробной разработки, луч­ше помещать в приложения к данному приказу. В число таких при­ложений могут входить:

1) формы первичной документации, не предусмотренные аль­бомами унифицированных форм;

2) документ, в котором отражены структура и состав структур­ного подразделения организации, занимающегося ведением бух­галтерского учета и составлением отчетности, а также документ об основных функциях, выполняемых этим подразделением;

3) график документооборота и проч.

При формировании учетной политики утверждаются:

1) рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий син­тетические и аналитические счета, необходимые для ведения бух­галтерского учета согласно требованиям своевременности и полно­ты учета и отчетности;

2) формы первичных документов, применяемых для оформле­ния фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3) порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

4) методы оценки активов и обязательств;

5) правила оценки статей бухгалтерской отчетности;

6) правила документооборота и технология обработки учетной информации;

7) порядок контроля за хозяйственными операциями;

8) другие решения, необходимые для организации бухгалтер­ского учета.

Бухгалтер, занимающийся учетом материалов, принимает уча­стие в формировании учетной политики как минимум по четырем первым группам элементов учетной политики организации.

Принимая во внимание рекомендации и комментарии, приве­денные в предыдущих разделах книги, а также другие требования нормативных документов, регулирующих отражение МПЗ, можно сформировать перечень объектов бухгалтерского учета (наблюде­ния), которые должны быть отражены в учетной политике организации — в части, касающейся учета МПЗ. Данные целесообразно привести в табличной форме.

Поиск по сайту: