Тема 5. Системи обробки табличних даних

Мати справу з великими таблицями, що містять як основні, так і похідні дані, доводиться у багатьох сферах життя. Зокрема, це стосується всіх видів фінансової та облікової діяльності. У докомпьютерную епоху такі таблиці вели вручну: основні дані вписували, похідні дані обчислювали на арифмометрах, а сама таблиця небудь мала вигляд великого розграфленій аркуша паперу (відомості), або зберігалася у вигляді картотеки.

Автоматизація табличних розрахунків у багато разів підвищує ефективність і якість роботи. Комп'ютерні програми, призначені для зберігання та обробки даних, представлених в табличному вигляді, називають електронними таблицями (відповідний англійський термін - sdivadsheet).

Перші програми електронних таблиць з'явилися разом з першими персональними комп'ютерами. На початку 80-х років електронні таблиці SuperCalc буквально зробили переворот у свідомості людей, що займалися економічними і фінансовими розрахунками.

Хоча для створення таблиць можна використовувати різні програми Microsoft Office, для створення певних типів таблиць деякі програми підходять краще за інших.

· Для створення таблиці зі складним графічним форматуванням, таки як марковані списки, нестандартна табуляція, нумерація, виступи, індивідуальне форматування клітинок і розбиття осередків по діагоналі, необхідно використовувати Microsoft Word.

· Для створення розмітки веб-сторінки слід використовувати Microsoft FrontPage або Microsoft Word або необхідно створити сторінки доступу до даних за допомогою Microsoft Access.

· Для створення таблиці, яка включає складні обчислення, статистичний аналіз або діаграми, слід використовувати Microsoft Excel.

· Для створення таблиці з потужними засобами сортування і пошуку використовуються Access або Excel.

· Для створення таблиці з потужними засобами реляційної бази даних і створення звітів використовується Microsoft Access.

· Для створення таблиці, яку можна легко включити в презентацію, слід використовувати Microsoft PowerPoint.

Табличними даними можна обмінюватися між різними компонентами Microsoft Office.

Розглянемо як відбувається обробка даних у різних програмах Microsoft Office. У Microsoft Word існують такі способи роботи з таблицями:

· Швидка зміна формату таблиці за допомогою команди Автоформат таблиці.

· Використання і модифікація вбудованих стилів таблиць, пропонованих Microsoft Word, створення власних стилів.

· Переміщення та копіювання таблиці, зміна розміру таблиці.

· Коректування таблиць, які займають кілька сторінок, для забезпечення правильного відображення даних.

· Зміна ширини стовпців (фіксована ширина, підгонка ширини за вмістом).

· Зміна напрямку тексту.

· Вставка інтервалу між осередками таблиці, зміна полів клітинки.

· Додавання вкладених таблиць і створення розмітки сторінки.

· Сортування вмісту таблиці.

Найпростіший спосіб створити таблицю в програмі Word полягає у використанні позицій табуляції. Але цей спосіб недостатньо гнучкий, тому що багато таблиці важко уявити в простій формі. Основний метод створення таблиць в програмі Word не страждає від таких обмежень і надає найширші можливості для відображення тексту в рамках таблиць.

1. Невеликі таблиці створюють за допомогою кнопки «Додати таблицю» на панелі інструментів. Правда, яка палітра дозволяє швидко створити порожню таблицю.

2. Пусту таблицю з довільним числом рядків і стовпців створюють за допомогою команди «Таблиця - Додати таблицю. Число рядків і стовпців задають за допомогою лічильників діалогового вікна Вставка таблиці.

3. Кнопка «Таблиці і кордони», а також команда «Таблиця - Намалювати таблицю» дозволяють намалювати таблицю в документі вручну. При цьому відкривається панель інструментів «Таблиці і кордони». Спочатку малюють зовнішній контур таблиці, а потім розбивають її на окремі осередки.

4. Рядки або стовпці таблиці можуть містити різну кількість осередків. Для цього спочатку створюють таблицю з рівним числом комірок у рядках і стовпцях, а потім об'єднують або розділяють окремі осередки. Виділивши необхідні комірки, дають команду «Таблиця - Об'єднати клітинки» або «Таблиця - Розбити комірки».

5. Лінії, розбивають таблицю, можна малювати або видаляти вручну. На панелі інструментів «Таблиці і кордони» для цієї мети служать кнопки «Намалювати таблицю» і «Гумка».

Введення в таблицю здійснюють по осередках, причому в будь-якому порядку. Осередок може містити кілька абзаців тексту. Клавіша ТАБ дозволяє переходити від поточної клітинки до наступної. Кожну комірку таблиці можна форматувати незалежно від інших. Більш того, якщо клацнути на комірці правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню пункт Напрямок тексту, то рядки тексту у клітинці таблиці можна розташувати вертикально.

6. Якщо таблицю використовують не як особливий елемент оформлення тексту, а вона дійсно містить «табличні дані», то її можна відформатувати стандартним чином. Команда «Таблиця - Автоформат» (або кнопка «Автоформат» на панелі «Таблиці та Межі») дозволяє застосувати один з готових стандартних форматів, що визначають шрифти, межі та кольору елементів таблиці.

7. Для зміни меж і кольору заливки клітинок таблиці вручну служать кнопки «Зовнішні кордону» та «Колір заливки" на панелі інструментів «Таблиці і кордони». Розкриваються палітри, що викликаються цими кнопками, можна «відірвати» від відповідних, кнопки використовувати як незалежні панелі інструментів.

Великі можливості роботи з табличними даними закладені в Microsoft Excel. Тут кожен документ являє собою набір таблиць - робочу книгу, яка складається з одного чи багатьох робочих аркушів. Документ Excel називається робочою книгою. Робоча книга може складатися з декількох робочих аркушів. На робочому аркуші можна створити одну або декілька робочих таблиць, хоча створювати більше однієї таблиці на робочому аркуші не прийнято.

Робоча таблиця складається з комірок, які утворюються в місцях перетину рядків і стовпців. Осередок є елементарним контейнером для зберігання даних.

У клітинці можуть зберігатися дані трьох типів: числові, текстові та формули. Формула - це математичний вираз, що починається зі знака «=>» і визначає порядок обчислення значення в довільній комірці на основі значень з основних або інших похідних осередків

Кожна клітинка має адресу. Ця адреса складається з номерів стовпця і рядка, на перетині яких знаходиться осередок.

Для автоматизації обчислювальних операцій в Excel можна працювати з групою комірок, як з єдиним цілим. Така група комірок називається діапазоном. В якості діапазону може виступати фрагмент рядка, стовпця або прямокутна область. Діапазон задається адресами першої та останньої входять до нього осередків.

Діапазони, що належать одному робочому листу, є двовимірними. У них дві координати: рядок і стовпець. У Excel є можливість створення тривимірних діапазонів. В якості третього виміру використовується робочий лист. Осередку, розташовані на різних робочих аркушах, утворюють тривимірні діапазони.

При обчисленні значення в довільній комірці в якості вихідних даних можуть використовуватися значення, що знаходяться в інших осередках. Посилання на клітинки у формулах може бути абсолютною і відносною. При абсолютній адресації в якості адрес вихідних клітинок використовуються конкретні значення номерів рядків і стовпців. При відносній адресації адреси вихідних осередків визначаються щодо адреси похідної осередки.

Microsoft Access відноситься до СУБД - системам управління базами даних. Системи управління базами даних (СКБД) - це спеціальні програмні засоби, призначені для роботи з файлами баз даних (файлами спеціального формату, що містять інформацію, структуровану заданим чином). Сучасні СУБД дозволяють зберігати у вигляді файлів дані будь-яких типів: числові, текстові, графічні, звукові, відео і т.д.

Дані в базах зберігаються у вигляді таблиць. Кожна таблиця має структуру. Структура таблиці визначається складом її полів та їх властивостями. Найважливішими властивостями полів є: тип поля та розмір поля. Для зберігання різних типів даних використовують поля відповідних типів.

Дані, що зберігаються в таблиці, можна змінювати, видаляти, сортувати, фільтрувати, розмножувати і виконувати з ними інші операції.

Для автоматизації операцій по роботі з даними, зокрема для відбору потрібних даних, застосовують спеціальні об'єкти, які називаються запитами.

У СУБД Access 9х запити створюють за допомогою спеціального бланка запиту за зразком. За допомогою запитів на вибірку виробляють вибір даних з бази, їх обробку, виконання підсумкових обчислень і інші операції. За результатами роботи запиту створюється тимчасова результуюча таблиця.

На основі результуючої таблиці можна створювати нові таблиці або змінювати існуючі. Для цього служать запити на зміну.

Для введення даних у таблиці або для перегляду даних у наочній формі служать спеціальні об'єкти, звані формами. Форми - це екранні об'єкти.

Структура форм складається з розділів та елементів управління.

Проектування форми полягає в розміщенні елементів управління на бланку форми і в завданні зв'язків між цими елементами і полями таблиць або запитів бази даних.

Створення форм можна виконувати автоматично (автоформи), напівавтоматично (за допомогою Майстра) або вручну (в режимі Конструктора).

Розміщення елементів управління на бланку форми автоматизовано. У більшості випадків при створенні нового елемента запускається програма «Майстер», за допомогою якої відбувається настроювання властивостей елемента керування.

Для створення друкованих документів, які містять інформацію з базових таблиць або з результуючих таблиць, отриманих за результатами роботи запитів, служать спеціальні об'єкти - звіти.

Таблиці, запити, форми і звіти є основними об'єктами бази даних. Їх розробляє розробник бази. Користувач бази використовує ці об'єкти без втручання в їх структуру.

Розробник бази даних має також два типи додаткових об'єктів: макроси та модулі. Ці об'єкти створюють у тих випадках, коли стандартних засобів управління базою даних виявляється недостатньо для виконання операцій, необхідних замовникові системи. За допомогою макросів створюють дії, що спрощують найбільш виснажливі операції з базою, а за допомогою модулів, написаних на мові програмування Visual Basic, створюють програмні процедури для виконання нестандартних операцій.

Здатність електронних таблиць швидко і точно проводити автоматичні обчислення використовують не тільки бухгалтери і комірники. Без електронних таблиць і табличних даних не обходяться учасники бірж, керівники брокерських контор, банків та інші фінансові менеджери. За допомогою електронних таблиць і табличних даних можна моделювати реальні ситуації і оцінювати отримувані результати.

Поиск по сайту: