Качество информации и формы ее представления

качество информации определяется в соответствии с надежностью (точностью), своевременностью, необходимым объемом, значимостью. Надежность представляет комплексное свойство информации; состоит в ее способности точно отражать факты, цифры и события. Своевременность информации означает предоставление ее в нужный момент. Небольшую ценность имеет своевременно полученная информация. Своевременно полученная информация позволяет менеджеру адекватно реагировать на нежелательные изменения.

Удачно выбранный формат преобразования данных в управленческую информацию обеспечивает менеджменту необходимый объем. Избыток информации затрудняет менеджмент. Значимость информации означает ее важность для конкретного вида менеджмента. Менеджеру, ответственному за производство, необходима информация об объемах производства, загруженности оборудования. Менеджерам высшего звена требуются более обобщенные данные. Эффективное использование основных организационных систем предполагает, что менеджмент обладает всей необходимой информацией. Информационные системы в организациях (на предприятиях) представлены на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Информационные системы на предприятиях

В процессе преобразования все ресурсы объединяются для производства товаров, услуг, работ. Информация о ходе производственного процесса необходима менеджерам предприятия. К управленческой информации относятся все данные о внешней среде.

Информационные системы принимают самые разнообразные формы от примитивных до высокоавтоматизированных компьютерных систем. Среди форм выделяются традиционные информационные системы, информационные системы на бумажных носителях, компьютеризированные информационные системы.

К традиционным системам относятся простейшие информационные системы. Человек использует органы чувств для получения сигналов из внешней среды, которые преобразуются в его сознании, что приводит к принятию решения о способе реакции на импульс. С такой позиции каждый индивид есть элементарная информационная система. Для менеджера это означает возможность осуществлять наблюдение за процессами, происходящими внутри предприятия и во внешней среде, и использовать эту информацию для выполнения своих обязанностей. Наиболее эффективный способ сбора информации – прямое общение менеджера и работников.

К традиционным информационным системам и процессам относится также обучение, когда данные – это все доступные для изучения материалы, а студентам необходимо усвоить только значимую для них информацию. В дальнейшем эта информация будет применяться ими в профессиональной деятельности.

Информационные системы на бумажных носителях формализованы так же, как и любые другие системы. Популярность их вызвана тем, что они не требуют значительных затрат, легко воспринимаются и позволяют осуществлять обмен данными и информацией между уровнями менеджмента, функциональными и линейными подразделениями. Содержащаяся на бумажных носителях информация для специалистов не представляет проблем для пользователей. Преимуществом бумажных информационных систем является возможность отслеживания движения важной информации.

В качестве основного средства хранения и передачи данных обычно используются листы бумаги формата А 4. Примерами бумажных информационных систем могут служить инструкции, прилагаемые к товарам, список работающих во вредных условиях труд, записная книжка или личный дневник.

Компьютеризированные информационные системы используют электронные средства сбора данных и предоставления информации. Для получения первичных данных часто используются сканеры, считывающие информацию. Получив исходные данные электронные системы обрабатывают, распределяют и сохраняют информацию «в готовом к употреблению» виде. При необходимости информация выводится на бумажные носители, например, итоговый отчет об объемах продаж для менеджера.

Используются компьютеризированные информационные системы в различных сферах бизнеса. Электронные кассовые терминалы позволяют ускорить обслуживание клиентов, накапливать данные о покупательских предпочтениях, способствуют повышению эффективности управления запасами. Электронные кассовые терминалы могут быть связаны с корпоративной информационной системой предприятий-поставщиков. Современные банкоматы обеспечивают круглосуточное банковское обслуживание клиентов. С помощью компьютеров и телефонной связи клиенты имеют возможность осуществлять банковские операции, не выходя из дома, в режиме реального времени. Объединение исследовательских и производственных компьютерных систем позволяет значительно повысить эффективность разработок. Компьютерные системы складского учета существенно повышают эффективность управления товарно-материальными запасами. Поставщики и потребители имеют возможность осуществления электронного обмена данными.

М. Маркус предложил выделять пять функций информационных систем: операционную, мониторинга, обеспечения принятия решений, экспертную и коммуникационную. Характеристика функций приведена на рис. 5.3:

1. Операционная система (или система проведения операций) – это программное приложение, эффективно в установленном порядке осуществляющее предусмотренные операции, обеспечивая получение желаемого результата.

Рис. 5.3. Функции информационной системы предприятия

Функции первичных компьютеризированных информационных систем ограничивались исключительно операционными задачами и использовались для ведения рутинных операций. Следует отметить, что и сегодня выполнение рутинных операций остается наиболее важной функцией. Системы эффективно, надежно и универсально рационализируют и стандартизируют предусмотренные процессом операции, например, составление платежной ведомости. Операционные системы банковских информационных систем выполняют миллионы операций в секунду эффективным, надежным и универсальным способом (оплата чеков и другие платежи).

Такие операционные системы позволяют осуществлять обмен данными между предприятиями и организациями. Установление связей между системами проведения операций отдельных предприятий и организаций осуществляется посредством электронного обмена данными.

Электронный обмен данными – совокупность стандартов, стандартных и программных средств, позволяющая предприятиям и организациям обмениваться документами в электронном виде.

Системы электронного обмена данными позволяют существенно повысить эффективность управления товарно-материальными запасами и всей цепочкой поставок в розничной торговле. Привлекательность электронного обмена данными в торговле заключается в том, что считанные лазерным сканером штрих-коды на упаковках товаров позволяют регистрировать каждую операцию. Отпадает необходимость в регулярных инвентаризациях; упрощается процесс заказа товаров. При помощи системы электронного обмена данными магазины напрямую связаны с информационными системами основных предприятий-поставщиков.

2. Система мониторинга – это компьютерная система, предназначенная для обработки данных и представления пользователю информации о производственном процессе.

Системы мониторинга предназначены для периодической проверки функционирования других систем. Объектами наблюдения могут выступать финансы, качество продукции, результаты деятельности подразделений или индивидуальные показатели сотрудников. Отслеживание изменений или тенденций позволяет менеджменту предприятия получить значительные преимущества. Появляется возможность проведения учреждающих мероприятий, изменение схем инвестирования, повышение качества, регулирование объемов производства.

3. Система обеспечения решений – компьютеризированная интерактивная система, используемая менеджерами в подготовке управленческих решений. Системы обеспечения решений призваны помочь менеджерам оценить возможные альтернативы и сделать обоснованный выбор. В них используются различные методы моделирования и анализа. Важная часть системы обеспечения решений – модели обработки поступающих из операционных систем данных.

Системы обеспечения решений используются, в частности, для:

· оценки альтернативных схем инвестирования;

· в высших и средних учебных заведениях – для оптимизации процесса распределения аудиторий и расчета учебно-методической нагрузки преподавателей при составлении расписаний;

· отбора оптимальных управленческих решений.

4. Система знаний – система, функционирование которой основано на использовании логики принятия решений экспертом (человеком).

Широкое применение в процессе принятия управленческих решений нашли компьютеризированные системы, основанные на использовании человеческих знаний в определенной сфере деятельности. В разработке таких систем обычно принимают участие несколько экспертов в конкретной области знаний. Специалисты по информационным системам анализируют логику принимаемых решений и используют полученную информацию в процессе разработки программного обеспечения (базы знаний).

К таким системам относятся:

· система знаний анализа кредитных рисков. Использующее их кредитное учреждение доверяет принятие решений о выдаче займов сотрудникам, не обладающим высшей квалификацией;

· страховые компании используют системы знаний для обработки договоров страхования. Использующие такую систему сотрудники организации имеют право заключать договоры страхования клиентов без санкции менеджеров.

В 80-х годах прошлого столетия была поставлена цель создания экспертной системы, способной полностью заменить человека. Однако в следующее десятилетие возобладал более реалистичный подход. Очень сложно, а зачастую просто невозможно охватить все области знаний и весь опыт эксперта. К тому же системы не обладают способностями человека к интерпретации информации и генерации новых знаний. Именно поэтому многие современные исследователи предпочитают использовать термин системы знаний, а не экспертные системы.

5. Коммуникационные системы позволяют преодолевать географические и временные барьеры, облегчают процессы передачи информации внутри и за пределами организации. Один из примеров такой системы – электронная почта. Электронная почта – система, позволяющая пользователям отправлять и получать сообщения в электронном виде. Электронная почта может использоваться для передачи сообщений как внутри предприятия, так и для обмена данными между предприятиями. Другой пример – всемирная сеть Интернет. Многие компании используют «электронную паутину» в качестве маркетингового инструмента, позволяющего поддерживать связи с потребителями.

Сравнительно новый феномен в каждой области – программное обеспечение командной работы. Системы для работы в группах, известные также как системы рабочего потока, обеспечивают кооперацию членов команды посредством услуг электронной почты, ведения рабочих дневников, записи и хранения информации о сотрудниках, клиентах и документах.

Элементами системы командной работы могут быть:

· электронные коммуникации;

· система распределения информации;

· совместное авторство и дизайн;

· управление рабочим потоком и координация;

· системы обеспечения решений;

· системы составления расписания, календарей и дневников;

· системы конференций;

· системы обработки документов.

Обычно рассмотренные системные функции пересекаются. Так, для системы обеспечения решений и операционной системы может использоваться одна и та же база оперативных данных, а коммуникационные системы позволяют поддерживать контакты как между сотрудниками организации, так и с другими предприятиями и организациями.

Поиск по сайту: