Теоретичні відомості. Найважливішою компонентою Lotus Notes є бази даних

Найважливішою компонентою Lotus Notes є бази даних. Базу даних Notes можна порівняти з деяким інформаційним архівом, з яким спільно працює велика кількість користувачів. В цей архів можна додати нову інформацію і дуже швидко відшукати необхідну.

Як і будь-яка база даних, база даних Notes зберігається у файлі. Цей файл має розширення. Nsf і містить такі елементи:

• документи з даними, які треба зберігати в базі даних;

• форми - бланки, які використовуються при створенні і відображенні цих документів;

• списки документів, що зберігаються в базі даних;

• інформація про права доступу користувачів до бази даних;

• агенти - спеціальні програми, призначені для виконання певних дій в базі даних.

Наведемо деякі найбільш поширені типи баз даних Lotus Notes.

Бібліотеки документів. Зберігають інформацію, яку завжди можна надрукувати на папері. Ви можете створювати бази даних для зберігання звітів, записок, кореспонденції замовників, тобто практично будь-яких типів документів, які зазвичай складаються на папері. Бібліотека документів може бути зібранням специфікацій за технологіями, що використовуються виробничими фірмами, або збіркою стандартних контрактів в юридичній фірмі.

Бази знань. Це можуть бути бази даних, що містять відповіді на найчастіші запитання або вичерпну інформаційну підбірку по кожному продукту компанії.

Поштова скринька. БД, в яку Notes поміщає всю вхідну пошту. Після надходження пошти в поштовий ящик її можна помістити в інші БД.

Адресна книга. Містить інформацію про всі співробітників, що використовують Notes.

Основна одиниця зберігання бази даних Notes - документ, який є фактично еквівалентом паперового документа. Розробник бази даних заздалегідь визначає, який тип документів повинен зберігатися в базі даних, і проектує одну або декілька форм для створення цих документів.

Для зручності відображення відомостей про документи, що зберігаються в базі даних, служать подання та папки - певним чином організовані списки документів бази даних Notes, з короткою інформацією про вміст цих документів. Кожна база даних повинна мати, принаймні, одне подання. Подання документів може містити список всіх документів бази або тільки деякої частини документів, відібраних до подання за певним критерієм. В уявленнях і папках є два головні елементи: рядки, що відображають документи і категорії, та стовпці, що відображають певну інформацію з документів.

Порядок виконання роботи.

Поиск по сайту: