Завдання і порядок виконання лабораторної роботи

Розглянемо організацію циклу робіт з документами на конкретному прикладі.

1. Створення і реєстрація документу. Запустіть систему «Ефект Офіс». Введіть ім'я і пароль користувача (див. рис. 2.1 теоретичної частини). Виберіть рубрику «Особистий розділ». Створимо в системі документ - наказ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть пункти меню Документ, Створити, Новий документ. З'явилося діалогове вікно «Картка документу» (див. рис. 2.4 теоретичної частини).

Зареєструйте документ, заповнивши атрибути його картки. Виберіть вкладку «Основні».

У полі «Назву» введіть: «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть із списків наступні значення:

- для поля «Вид» - наказ;

- для поля «Гриф» - тільки для читання;

- для поля «Статус» - підлягає виконанню за розкладом;

У полі «Номер» введіть: 15/3G - G1, в полі «Примітку» введіть: «особливо актуальний для співробітників відділу ДОУУ». Виберіть вкладку «Службові». Виберіть із списків наступні значення:

- для поля «Зареєстрований тип» - «Документ Microsoft Word|»;

- для поля «Термін зберігання» - шість місяців (6 міс.);

- для поля «Бібліотека» - основна;

- у полі «Зберігти» поставте перемикач «останній», вкажіть кількість версій документу - три.

Заблокуйте версію від видалення. Для цього двічі клацніть лівою кнопкою миші на рядку вибраної в списку версії. На піктограмі версії з'явився значок замку.

Щоб приховати існування документу від користувачів, яким він недоступний, поставте прапорець «Прихований».

2. Додавання в систему нових реквізитів. Якщо в реєстраційній картці документу бракує атрибутів для реєстрації, то їх можна доповнити. Внесемо бракуючі атрибути в систему. Виберіть пункти меню Правка, Налаштування атрибутів. На екрані з'явилося діалогове вікно «Налаштування атрибутів» (див. рис. 2.7). Введіть назву атрибуту «Віза узгодження» в поле «Новий атрибут». Натисніть кнопку . Тип атрибуту визначає, які значення для атрибуту можна задавати: «текст», «дата», «текст і дата».

3. У полі «Нове значення» введіть наступні значення атрибуту: «Генеральний директор», «Бухгалтер», «Юрист», «Начальник першого відділу». Натисніть кнопку . Аналогічно додайте реквізит «Дата вступу». Тип реквізиту виберіть «Дата».

Відредагуйте картку документу «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Відрийте картку документу, клацнувши по ньому правою кнопкою миші. Виберіть вкладку «Призначені» для користувача. Виберіть із списку атрибут «Віза узгодження». Виберіть із списку значення атрибуту - «Генеральний директор».

Натисніть кнопку . Виберіть із списку атрибут «Дата вступу», в полі «Дата» натисніть кнопку .

4. Створення документу на основі файлу. Створимо документ в рубриці «Особистий розділ». Виберіть пункти меню Документ, Створити, Документ з файлу. На екрані з'явилося діалогове вікно «Підключення документу» (див. рис. 2.8). Знайдіть файл «Службова_записка.doc|» типу Microsoft Word. Підключіть його до системи, натиснувши кнопку «Відкрити».

5. Імпорт документів в систему. Імпортуйте в систему групу файлів. Виберіть рубрику «Особистий розділ». Виберіть пункти меню Сервіс, Підключення файлів. На екрані з'явиться діалогове вікно «Підключення файлів» (див. рис. 2.9). У йолі «Шлях пошуку», за допомогою кнопки виберіть каталог «Мої документи». З'явилося діалогове вікно «Каталог пошуку документів» (див. рис. 2.9). Виберіть тип файлу, встановивши прапорці DOC. Встановіть прапорець «Зберігати структуру відмінностей каталогів». Натисніть кнопку «Шукати». У нижньому полі з'явиться список знайдених документів. У полі «Інші» задайте додаткові типи файлів - *.*. Натисніть кнопку «Шукати». У нижньому полі з'явиться список усіх файлів. Виберіть файли (не більше п'яти) і Підключіть їх до системи за допомогою кнопки «Підключити».

У списку знайдених файлів відображаються файли, що задовольняють вказаним критеріям пошуку.

6. Створення нової версії документу на основі файлу. Виділіть в рубриці «Особистий розділ» документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть пункти меню Документ, Імпорт версії з файлу. За допомогою діалогового вікна виберіть файл «Наказ 1.doc|». Вибраний файл стане новою версією документу.

Відредагуйте картку документу. Виберіть в картці документу «Про підвищення кваліфікації співробітників організації» вкладку «Застосування». Натисніть кнопку «Додати» і виберіть документ «Службова_записка». Призначте статус документу за допомогою кнопки «Статус».

Експортуйте версію документу з файлу. Виберіть рубрику «Особистий розділ», виділіть документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть пункти меню Документ, Експорт версії у файл, виділіть в списку документу, що з'явився, версію № l, вкажіть місце зберігання файлу на диску. Натисніть кнопку «Зберегти», після цього файл буде збережений.

Якщо документ узятий з бібліотеки, то експортувати версію не можна. Слід повернути документ у бібліотеку, натиснувши кнопку .

Створення, перейменування і видалення рубрик. Виберіть пункти головного меню Документ, Створити, Рубрику (див. рис. 2.3). На екрані з'явилося діалогове вікно «Картка рубрики», створіть рубрику «Розпорядження по впровадженню електронного документообігу».

Відсортуйте вміст вікон розділів і вікна робочого портфеля (по імені, даті, номеру, контрольній даті, авторові, виконавцеві). Для сортування виберіть пункти меню Вид, Упорядкувати.

7. Копіювання документу. Перенесіть мишею документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації» з рубрики «Особистий розділ» в рубрику «Бухгалтерія». У ній з'явиться копія документу. Змініть один з основних атрибутів картки скопійованого документу. Прогляньте картку копії документу. Зміни, зроблені в одній копії, відбиваються в усіх копіях документу.

Затисніть клавішу <Shift> і перетягніть мишею документ «Бланк» з рубрики «Особистий розділ» на документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Зверніть увагу, що документ переноситься, а не копіюється.

Виберіть пункти меню Документ, Положення. Якщо до вибраного розділу відкритий доступ, то при натисненні кнопки «Перейти» система розгорне на екрані вікно цього розділу з виділеною назвою документу. Так можна отримати інформацію про те, в яких ще рубриках і розділах знаходиться документ.

8. Відновлення видаленого документу. Видаліть документ «Бланк». Виберіть пункти меню Правка, Пошук. З'явиться діалогове вікно «Пошук». У вкладці «Запит» із списку авторів виберіть користувача, під яким Ви зареєстровані в системі, поставте перемикач «Тільки видалені», натисніть кнопку «Пошук». У вкладці «Результат» знайдіть документ «Бланк». Перетягніть його мишею в рубрику «Особистий розділ».

9. Робота з версіями документів. Для перегляду і редагування утримуваного документу система використовує зареєстровані застосування. Відредагуйте текст документу. Відкрийте подвійним клацанням миші документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації», при цьому він стає недоступним для редагування іншим користувачам (документ узятий з бібліотеки). Після закінчення редагування, поверніть його у бібліотеку, вибравши пункти меню Документ, Повернути у бібліотеку. При цьому створюється нова версія документу.

Проглянемо версію документу «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть пункти меню Документ, Перегляд версії. З'явилося діалогове вікно «Вибір версії документу для перегляду» (див. рис. 2.14).

Утримуючи клавішу <Ctrl>, перетягніть мишею документ «Зведення про роботу поліграфії» на документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Так створюються версії документів.

Видалимо версію документу «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Виберіть пункти меню Документ, Видалити версію, і в діалоговому вікні, що розкрилося, виділіть версію.

10. Інтеграція із застосуваннями Microsoft Office. Перед запуском процесу інтеграції переконаєтеся, що застосування Word і Excel не запущені. Виберіть пункти меню Сервіс, Інтеграція. З'явиться діалогове вікно «Інтеграція із додатками» (див. рис. 2.15). У списку застосувань для інтеграції виберіть Microsoft Word, натисніть кнопку «Додати».

Аналогічні дії виконайте із застосуванням Microsoft Excel. В процесі інтеграції знадобиться підтвердження про відкриття макросів Excel. Для цього в діалоговому вікні Excel «Відкриття документу» натисніть кнопку «Включити макроси».

11. Робота з пунктом меню Документ і панеллю «Effect| Office|». Запустіть Microsoft Word. Виберіть пункти меню Документ, Створити документ. З'явилося діалогове вікно «Створити документ» (див. рис. 2.18). Виберіть особистий розділ і введіть назву документу: «Лист про співпрацю». Натисніть кнопку «ОК».

12. Збережіть документ, вибравши кнопку | на панелі управління.

Відкрийте документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації», вибравши пункти меню Документ, Відкрити.

Створіть документ: «Запрошення до співпраці» в Microsoft Word за допомогою пунктів меню Файл, Створити. Введіть текст запрошення. Збережіть його як документ системи «Ефект Офіс», вибравши пункти меню Документ, Зберегти як документ/версію.... З'явилося діалогове вікно «Зберегти як документ/версію». У полі «Назву» введіть назва документу, виберіть розділ, в якому зберігатиметься цей документ.

Збережемо запрошення до співпраці як нову версію документу «Лист про співпрацю». Виберіть пункти меню Документ, Зберегти як документ/версію. У діалоговому вікні, що з'явилося, виберіть документ «Лист про співпрацю». Натисніть «ОК». На запит: «Зберегти активний документ із додатку в чергову версію документу «Лист про співпрацю»?» - дайте відповідь: «Так».

Відкрийте документ «Лист про співпрацю». Виберіть кнопку на панелі управління. Заповніть картку документу. У вкладці «Основні» із списку «Вид» виберіть діловий лист, із списку «Гриф» - для службового користування, із списку «Статус» виберіть - підлягає терміновому виконанню, введіть номер документу - 17, проставте контрольну дату - 12/11/2001.

Вставте атрибут «Автор документу». Виберіть кнопку . Мишею вкажіть цей атрибут і виберіть кнопку «Вставити».

11. Відправка завдання. Сформуйте завдання. Виберіть пункти меню Завдання, Створити. На екрані з'явилося діалогове вікно «Картка завдання» (див. рис. 2.19). Заповніть поля вкладки «Завдання». «Кому» - виберіть із списку ім'я адресата, «Копія» - виберіть із списку ім'я користувача, якому відправляється копія завдання. Встановіть прапорець «Сліпа», при цьому одержувач завдання не знатиме, що комусь відправлена копія завдання. «Тема» - тема завдання - «Про підсумкову атестацію співробітників». Нижче введіть текст завдання:

1. Сформувати атестаційну комісію.

2. Підготувати документи.

3. Інформувати співробітників про терміни атестації.

4. Організувати атестацію по відділах.

Деталі дивіться в додатку.

Передамо адресатові документ. Виберіть вкладку «Документи». У полі «Документи для виконання» перетягніть за допомогою миші з рубрики «Особистий розділ» документ «Про підвищення кваліфікації співробітників організації». Знайдіть документ «Фахівець з документаційного забезпечення управління» за допомогою пунктів меню Правка, Пошук. Через вкладку «Результати пошуку» перенесіть за допомогою миші цей документ у вкладку «Документи для виконання».

Призначіть рівень доступу до документу. Клацніть на документі «Фахівець з документаційного забезпечення управління» правою кнопкою миші, виберіть пункт меню Змінити доступ. При цьому на піктограмі документу з'явиться значок доступу тільки на читання.

Заповніть вкладку «Параметри»:

- Важливість - «Висока».

- Термін виконання - «Час на виконання» - 5 днів, 10 годин. Завдання буде відмічено піктограмою (сірий).

- Розклад відправлення - «Відправити відразу».

Встановіть прапорець «Дозволити переадресацію», щоб одержувач завдання зміг переслати його іншому користувачеві.

Натисніть кнопку «Відправити» (див. рис. 2.20). Завдання з'являється у вкладці «Вихідні», вважається відправленим адресатові.

12. Виконання завдання. Відкрийте завдання «Підготовка до опалювального сезону» у вкладці що «Входять» робочого портфеля. На екрані з'явилася його картка. Відкрийте вкладку «Документи», додайте документ «Зведення про роботу поліграфії» з рубрики «Особистий розділ» в полі «Документи у відповідь». У вкладці «Відповідь» введіть звіт виконавця. Натисніть кнопку «Відправити» (див. рис. 2.21). При цьому завдання переміститься у вкладку «Відпрацьовані» і буде відмічено значком - (зелений). Завдання вважається виконаним.

Не можна переносити документи з картки завдання в розділи.

13. Контроль виконання завдання.

Відкрийте робочий портфель. Перевірте інформацію його вкладок:

- про наявність невиконаних завдань і не проглянутих повідомлень (вкладка «Вхідні»);

- про вступ нових завдань і повідомлень (вкладка «Вхідні»);

- про наявність відпрацьованих завдань (вкладка «Відпрацьовані». Сюди поміщаються завдання, відпрацьовані як Вами, так і іншими користувачами, яким Ви відправили завдання). Якщо завдання не виконане вчасно, то воно відзначається піктограмою (червоний)).

Формально завдання є виконаним після того, як адресат ввів звіт про виконання і повернув відправникові картку завдання. Якщо вимога відповіді в картці завдання не встановлена, то інформація, що міститься в ній, класифікується як повідомлення. Коли така картка уперше проглянута адресатом, вона позначається в робочому портфелі як відпрацьована.

Контроль за виконанням завдання покладається на його відправника. У робочому портфелі, у вкладці «Відпрацьовані» потім отримання відповіді введіть оцінку виконання. Завдання буде відмічено піктограмою .

14. Пошук документів в системі «Ефект Офіс». Запустіть процедуру пошуку, вибравши пункти меню Правка, Пошук. З'явиться діалогове вікно «Пошук» (див. рис. 2.24). У вкладці «Запит» виберіть із списку «Автор» ім'я користувача, під яким Ви зареєстровані в системі, із списку «Вид» виберіть діловий лист, із списку «Гриф» - для службового користування. Натисніть кнопку «Пошук». У вкладці «Результат» буде виданий список знайдених документів по внесені параметри. Знайдіть лист про співпрацю. У вкладці «Додатково» встановіть галочку «Повний доступ».

Задайте пошук документу по значеннях призначених для користувача атрибутів. Виберіть вкладку «Додатково». У перемикачі «Між призначеними для користувача атрибутами І/АБО». задайте пошук документу, який відповідає значенням усіх призначених для користувача атрибутів, встановивши прапорець перед І. У вкладці «Додатково» із списку «Знаходиться в розділі» виберіть розділ.

Сформуйте звіт про результати пошуку. Натисніть кнопку «Звіт». У вкладці «Сторінка» в полі «Шрифт» встановіть шрифт Times New Roman, в полі «Розмір» - 14 встановіть поля.

Обмежте пошук листа про співпрацю, ввівши вид документу і встановивши перемикач «Без видалених».

15. Контекстний пошук документів.

Виберіть пункти меню Довідка, Контекстний пошук. З'явиться діалогове вікно «Контекстний пошук» (див. рис. 2.27). У полі «Пошукова фраза» введіть слово система. У вкладці «Результат» буде виданий список знайдених документів.

Знайдіть документи із словом «співпраця», яке використане в різних відмінках.

Відкрийте робочий портфель і перенесіть мишею документ з вікна «Результат». Документ буде заблокований для інших користувачів.

16. Налаштування електронної пошти в системі «Ефект Офіс».

Завантажите застосування «Ефект Пошта». Перед початком роботи виберіть пункти меню Пошта, Налаштування. З'явиться діалогове вікно «Налаштування». (див. рис. 2.29). Введіть налаштування електронної пошти. Задайте поштове ім'я (назва якої-небудь організації) і адресу (peter@tsure.ru), вкажіть тип поштового сервера - SMTP сервер.

Виберіть вкладку «Додаткові» налаштування (див. рис. 2.30). Обмежте розмір витікаючої пошти. Встановіть прапорець «Максимальний допустимий розмір». Задайте періодичність відправки і отримання листів. У групі прапорців «Розклад» вкажіть кількість хвилин до наступного сеансу обміну (15 хв.).

Встановіть відправлення листа, не чекаючи чергового сеансу обміну. Виберіть прапорець «Листа з високою важливістю обробляти негайно».

Задайте можливість автоматичного видалення застарілих листів, розділу «Відпрацьовані». Введіть термін зберігання пошти перед видаленням. Із списку «Перед видаленням зберігати» виберіть два тижні.

17. Реєстрація пошти.

Виберіть пункти меню Пошта, Параметри реєстрації пошти. З'явиться діалогове вікно «Реєстрація пошти» (див. рис. 2.31). Зареєструйте ті, що усі проходять через «Ефект Пошту» листи (як вхідні так і вихідні). У вкладці «Шаблони реєстрації» виділіть прапорець «Реєструвати пошту в загальному розділі». У полі «Шлях до документу» групи «Шаблони для вхідних» введіть $USER. У полі «Назву документу» введіть $FROM.

У полі «Шлях до документу» групи «Шаблони для вихідних» введіть $USER. У полі «Назву документу» введіть $TO.

У вкладці «Автонумерація» діалогового вікна «Реєстрація пошти» зареєструйте шаблон номера документу (Вх.#), що входить, і шаблон номера витікаючого документу (Вих.#).

Створіть лист. Натисніть кнопку на панелі управління «Effect| Office|». З'явиться діалогове вікно «Картка завдання - Створення». У вкладці «Завдання» вкажіть поштова адреса виконавця в полі «Кому»., тему листа: «Підготовка доповіді», зміст листа: «У зв'язку з проведенням лекції з курсу «Сучасне суспільство» доручаю Петровій Олені Володимирівні підготувати доповідь на тему: «Діловий етикет» до 13.02.2011.

18. Створення документу системи «Ефект Графіку».

Завантажите застосування «Ефект Графіку», вибравши пункти меню Сервіс, Застосування, Ефект Графіку.

Створіть документ, вибравши пункти меню Документ, Створити документ. З'явиться діалогове вікно «Створити документ» (див. рис. 2.33). Із списку виберіть рубрику «Особистий розділ», в якій пізніше буде збережений документ, введіть назву «Довідково-аналітична інформація». Створіть рубрику, натиснувши кнопку «Рубрику». Введіть ім'я рубрики: «Документаційне забезпечення управління підприємства «Ангел»«.

Після натиснення кнопки «ОК» з'явиться вікно документу системи «Ефект Графіку» (див. рис. 2.34). Скопіюйте на сторінку вміст файлу, вибравши пункти меню Сторінка, З файлу. З'явиться вікно «Відкриття файлу». Виберіть файл зображення. Скопіюйте на розкриту сторінку документу вміст файлу. Натисніть кнопку «Відкрити» (при необхідності переверніть сторінку з |допомогою кнопок , , ). Перейменуйте сторінку документу. Клацніть по ній двічі і у вікні, що з'явилося, «Параметри сторінки» введіть нова назва (Вимоги до оформлення довідки).

Збережіть документ, вибравши пункти меню Документ, Зберегти як документ/версію. З'явиться діалогове вікно «Зберегти як документ/версію» (див. рис. 2.35). Виберіть особистий розділ. Введіть назву документу: «Довідково-аналітична документація».

19. Робота з вмістом сторінки.

Створіть нову сторінку. Виберіть пункти меню Сторінка, Створити. Введіть назву: «Оформлення доповідних і пояснювальних записок». Змініть назву сторінки, вибравши пункти меню Сторінка, Параметри.... Зменшіть зображення до розміру поля перегляду вмісту сторінки, вибравши пункти меню Сторінка, Вписати по довжині.

Перенесіть сторінку у файл. Розкрийте вибрану сторінку документу, виберіть пункти меню Сторінка, Експорт у файл. У діалоговому вікні, що розкрилося, вкажіть ім'я і місце зберігання створюваного файлу на жорсткому диску.

20. Сканування і розпізнавання документів.

Перед початком роботи перевірте, чи підключений сканер.

Відскануйте сторінку документу. Відкрийте в документі «Ефект Графіку» порожню сторінку. Виберіть пункти меню Сторінка, Сканувати (або натисніть кнопку ).

Розпізнавання документу. Запустіть програму FineReader. Виберіть пункти меню Сторінка, Передати в програму розпізнавання або натисніть кнопку )

21. Адміністрування системи. Створення користувачів.

Запустіть програму «Адміністратор «Ефект Офіс». З'явилося робоче вікно адміністратора (див. рис. 2.36).

Створимо користувачів системи. Активізуйте вікно «Схема». Виберіть пункти меню Користувач, Створити. Заповніть поля картки користувача (см рис.2|.37), що з'явилася. Встановіть одному з користувачів прапорець «Користувач менеджер», щоб він мав доступ до деяких адміністративних функцій (ведення призначених для користувача атрибутів, редагування списку свят в картці завдання).

Встановимо зв'язки між користувачами. Клацніть правою кнопкою миші по картинці першого користувача. У контекстному меню, що з'явилося, виберіть пункт Зв'язок. За допомогою миші встановіть зв'язок типу «співробітник - співробітник».

Змінимо тип зв'язку. Клацніть правою кнопкою миші по зв'язку, виберіть пункт меню Редагувати зв'язок, встановіть зв'язок типу «начальник - співробітник».

22. Створення розділів. Активізуйте вікно «Розділ». Виберіть пункти меню Розділ, Створити розділ. З'явилося діалогове вікно «Картка розділу» (див. рис. 2.41).

Заповніть картку розділу. У вкладці «Інформація» задайте ім'я - «Адміністрація», виберіть піктограму, визначіть доступ усім користувачам, встановіть прапорець «Використовувати для пошти».

23. Створення групи. Активізуйте вкладку «Групи», виберіть пункти меню Користувач, Створити групу. З'явилося діалогове вікно «Картка групи» (див. рис. 2.40).

У верхнє поле вкладки «Інформація» введіть назву групи «Співробітники служби ДОУУ». За допомогою кнопки «Змінити» відредагуйте склад групи. У вкладці «Доступ» за допомогою кнопки «Змінити» призначте повний доступ до усіх розділів (див. рис. 40).

Призначимо користувачеві доступ до розділу. Виберіть розділ «Адміністрація», клацнувши по ньому правою кнопкою миші. У контекстному меню, що з'явилося, вибрати пункт Призначити доступ. З'явилося діалогове вікно «Доступ користувачів до розділів» (див. рис. 2.41). Визначите список користувачів, які матимуть доступ до нього.

Виберіть користувача, клацнувши по його картинці правою кнопкою миші. У контекстному меню, що з'явилося, виберіть пункт Призначити доступ. З'явилося діалогове вікно «Доступ користувача до розділів» (див. рис 2.38), вкажіть в нім список доступних розділів - «Адміністрація», «Відділ маркетингу і збуту», «Служба ДОУУ».

24. Робота з видаленими документами. Останні версії видалених документів переміщаються в архів системи. Викличемо на екран список видалених документів. Виберіть пункти меню Документ, Пошук видалених. У діалоговому вікні, що з'явилося «Пошук видалених документів» задайте критерії вибірки: поставте перемикач «Вибірка», вкажіть автора документу (див. рис. 2.42). Відібрані в результаті пошуку документи з'явилися у вікні «Список видалених документів» (див. рис. 2.43). Відсортуйте документи в списку по назві, вибравши пункт меню Вид.

Знайдемо документ в отриманій вибірці. Виберіть пункти меню Документ, Знайти, занесіть в полі введення вікна назву документу «Прохання про надання пільг», натисніть кнопку «Знайти далі». Документ виділився сірим кольором. Прогляньте його картку (вона містить мінімальний набір відомостей про документ), за допомогою пунктів меню Документ, Картка документу. Знайдіть наступний документ, що відповідає зробленому запиту. Виберіть пункти меню Документ, Знайти наступний.

Повернемо документ з архіву у бібліотеку (відновимо). Знайдіть і виділіть документ в списку, за допомогою миші перенесіть знайдений документ в рубрику «Бухгалтерія».

Видалимо документ «Відповідь на запрошення» з архіву. Знайдіть документ в списку, виберіть пункти меню Документ, Видалити документ. Документ видалений безповоротно.

Поиск по сайту: