ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА. Notes реалізує один із способів обміну інформацією, пропонуючи інформаційний архів, який можна використовувати спільно з іншими людьми

Notes реалізує один із способів обміну інформацією, пропонуючи інформаційний архів, який можна використовувати спільно з іншими людьми. Цей архів можна інтерпретувати як базу даних або як електронну картотеку, в якій можна зберігати і організовувати певним чином будь-який вид інформації.

База даних містить сукупність документів. Документ являє собою основний модуль інформації в Lotus Notes. Користувач, який створює базу даних, визначає, який тип документів вона може містити і який вигляд може бути у всіх цих документів. Деякі документи Notes мають цілком певну структуру. Інші документи можуть мати більш вільний формат. Однотипні документи збираються в базу даних.

Notes представляє в розпорядження користувача кілька груп, в які можна організовувати бази даних. Кожна з цих груп називається сторінкою робочого простору. Ці сторінки використовуються для того, щоб впорядкувати за категоріями бази даних, точно так само, як ви заповнюєте різні ящики своєї картотеки інформацією з певних тем (рисунок 1).

Можна провести просту аналогію з бібліотекою.
Робочий простір - дерев'яна стійка з ящиками;

сторінка робочого простору - ящик картотеки, в який відібрана взаємопов'язана інформація;

база даних - папка в ящику, що містить інформацію з певної тематики;
документ - лист паперу в папці, що містить інформацію про певний об'єкт.

Рис. 1. Організація робочого простору Lotus Notes.

Програми, що використовують Notes, можна розділити на кілька типів.

Дискусійні - це бази даних, що використовують документи для завдання основної теми та документи відкликання для збору індивідуальної інформації або думок, які повинні асоціюватися з ними. Це найбільш загальний тип баз даних, що надає можливість брати участь у колективній роботі і в обговоренні поточних проблем.

Програми оповіщення (або інформаційні служби) - дозволяють користувачам отримувати свіжу інформацію з питань з внутрішніх і зовнішніх джерел, розміщувати особисті оголошення.

Довідкові програми - це бази даних Lotus Notes, спроектовані для підтримки або заміщення існуючих документальних довідкових матеріалів.

Відстежують програми - бази даних документів, пов'язаних якоюсь проблемою бізнесу (відстеження й оцінка дій службовця або стеження за інформаційною підтримкою клієнта).

Програми потокового узгодження - це бази даних документів з ведення колективної роботи.

Поиск по сайту: