Проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских

Принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение

Информационных материалов для участников совещания также может быть существенной

Статьей расхода.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о

Гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за

Организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим

Занимаются административно-хозяйственные службы.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения

Совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств

Выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях

Проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию

Отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию.

Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или

Организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить

Рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность

Размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые

В сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников

Совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками,

Находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания

Также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения

Участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

Обслуживание совещаний

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть

Приглашенные из других городов, то накануне.

В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается,

Еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность

Рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на

Место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были

Разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие

Прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум,

Аналогично готовится место для каждого члена президиума.

При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают

Поиск по сайту: