Збори як форма прийняття колективного рішення

Досить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори, що проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об'єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення. Як і інші форми спілкування, збори скла­даються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підго­товка зборів; висвітлення проблеми та її обгрунтування; обговорен­ня проблеми; прийняття рішення. Звичайно підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в резуль­таті.

На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко про­аналізувати і на цій основі підготувати відповідний матеріал для викладення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша і най­авторитетніша людина.

Щоб знайти відповідний підхід до слухачів, промовець, тобто особа, яка виступає на зборах з якоюсь інформацією чи основною доповід­дю, має зважати на обставини і середовище, в якому виступатиме. Насамперед треба чітко визначити для себе основну ідею виступу, підкріпити її чіткими й перевіреними аргументами. Ніколи не буде добрим промовцем той, хто виходить на трибуну, не підготувавши основи свого виступу. Звичайно, у дрібницях можна покластися на досвід, ситуаційні впливи й стимули з боку слухачів, але основна частина виступу має бути наперед продуманою. Потрібно визначити, " варто сказати у вступі, що — в основній частині, а що — напри­кінці виступу.

Пам'ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для висту­пу з доповіддю. Учені рекомендують приблизно 10-12% загального часу присвячувати вступу, 4-5% - висновкам, а решту — основній частині [10].

Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники.

Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені вис­тупи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів.

У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити вис­туп на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямках: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відпо­відає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має прого­лошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме за­гальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.

Самозакоханий оратор виступає перед аудиторією, щоб похизу­ватися, послухати себе самого, переконатись у значущості своєї пер­сони. Його не цікавлять інтереси слухачів, їхні бажання й проблеми. І, навпаки, промовець, який намагається бути корисним людям, не шкодує часу і сил, готуючись до виступу, добираючи матеріал для переконання. Його виступ неодмінно матиме успіх.

Здатність постійно дбати про слухачів і вміння поставити себе на їхнє місце — одна з найважливіших передумов успіху. Із цим тісно пов'язане вміння стежити за реакцією в залі, завжди пам'ята­ючи про слухачів з найнижчим рівнем знань. Цієї поради варто дотримуватись обережно, бо можна недооцінити слухачів, викладаю­чи матеріал надто спрощено, що так само не бажано.

Як підготувати виступ, щоб його добре сприйняли слухачі? Ось деякі поради:

• не вживайте надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;

• персоніфікуйте речення, але не зловживайте третьою особою од­нини і множини. Це порушення етикету. Не бійтеся вживати в разі потреби форму першої особи;

• не переобтяжуйте свою мову словами іншомовного походжен­ня, професійними термінами, абстрактними поняттями, бо їх не всі можуть зрозуміти;

• намагайтеся включати до виступу приклади, порівняння й вис­новки, а часом і дотепний вислів, але ставтеся до їх добору серйозно;

• не зловживайте зайвими подробицями, в яких губиться голов­на думка;

• надмірна лаконічність також може зашкодити слухачам зрозу­міти інформацію та основну ідею;

• завжди слід пам'ятати про етику свого виступу. Неповага до слухачів обернеться, зрештою, проти того, хто виступає.

Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто і до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недобро­зичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описа­но башто подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати. Треба використовувати чужий досвід і набувати власного. Це допо­може досягти успіху у професійній справі.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання "Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?" відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить пре­зидія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, добрати раціо­нальні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку.

Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішен­ня, який приймається учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься на голосування і приймається, якщо за нього голосує більшість при­сутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості прийнятого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання. Над­звичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання прийнятого рішення і внесених критич­них зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов'язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відпові­дальних осіб про виконання рішення, прийнятого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Дискусія

Дискусія — форма колективного обговорен­ня, мета якої — виявити істину через зістав­лення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мис­лити.

дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основ­ний та заключний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обго­ворення, добрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмісти­ти у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в облич­чя й добре чули.

Добір теми багато в чому визначає ефективність дискусії. Зви­чайно, краще формулювати її проблемно. На обговорення не бажано виносити понад п'ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитись щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. Процесом обговорення керує ведучий. Від вико­нання ним своєї ролі багато в чому залежать хід і результати дис­кусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучому не слід самому багато говорити. Він це може робити тільки тоді, коли не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому треба ставитися до всіх поважливо і однаково, не засуджувати будь-кого з учасників за його, можливо, некомпетентну думку. Різні заклики ведучого на зразок "пам'ятайте про регламент", "дотримуйтесь правил дискусії", "будьте цивілізовані" не знімуть загострення пристрастей, а можуть лише образити її учасників. Тому не варто зловживати такими висловами.

Проте до поведінки учасників дискусії також є певні вимоги. По-перше, вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію. По-друге, кожен пови­нен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять. По-третє, всім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етич-156 них норм поведінки. Не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників.

Якщо під час обговорення виникла пауза внаслідок роздумів учасників, переривати її не слід, бо, можливо, вона допоможе знайти новий цікавий поворот дискусії.

Третій етап дискусії — підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це і досвідченому спеціалісту з числа учасників. Він оцінить повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні точки зору, наголосить на значущих ре­зультатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії будуть залучені й інші учасники. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролювати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рівня культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього для себе певний виставок.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після яко­го, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15-20 хвилин, для виступу — 3-5 хви­лин.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники відповідно до своїх думок починають тяжіти до людей, думки яких їм близькі. Серед учасників дискусії виникають певні групи, найчастіше так звані меншість і більшість. Тривалий час вва­жалося, що істина належить більшості, а меншість сприймалася як дестабілізуючий фактор. Справді, більшість використовує психологіч­ний тиск на інших. Проте авторитет її часом грунтується на чисель­ності, а не на правоті. Але, і це підтверджує практика, зокрема сесії Верховної Ради України, де саме меншість викликає творчу активність аудиторії, твердо й послідовно відстоюючи свої позиції. Тим самим вона стимулює більшість подивитися на проблему під іншим кутом зору. Вважається, що погляди більшості змінюються частіше залеж­но від етики поведінки та спілкування меншості, аніж від її компе­тентності [і].

Сварка під час дискусії починається нерідко тому, що присутня на ній людина починає відчувати гнів або злість. Це явище не мож­на ігнорувати. Доцільніше розібратися в ньому та знайти шлях, який допоміг би подолати його. Злість може виникнути через страх або сподівання, яке не справдилося. Людина при цьому мучиться, стає жертвою своєї злості або, що буває частіше, виплескує її на інших. Вона легше впорається зі своєю злістю, якщо знайде інші варіанти розв'язання проблеми. Першим кроком до її переборення стане вже те, що людина зрозуміє, що з нею відбувається. Можна зменшити це відчуття, з'ясувавши, що саме його викликало. Якщо зі злістю не покінчити одразу, вона, виникнувши на дискусії, може призвести до того, що зіпсуються взаємовідносини з іншими людьми.

Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли в учас­ників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку ко­лективного обговорення. Якщо під впливом дискусії у частини учас­ників змінились установки, то це означає, що подіяв "ефект переко­нання". Він проявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. "Нульовий ефект" дис­кусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не зміню­ються. Звичайно, це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через відсутність підготовки до неї. Якщо під час дис­кусії в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати при її організації, то це означає дію "ефекту бумеран­гу", тобто негативний результат дискусії.

Дискусія як форма колективного обговорення відрізняється від полеміки та диспуту. Полеміка як конфронтація ідей, поглядів, ду­мок на відміну від дискусії має на меті не досягнення згоди в супе­речці, а перемогу над опонентом. Нерідко в полеміці її учасники використовують різні засоби спілкування, не дуже піклуючись про його культуру. Напевне, саме тому протилежну частину учасників полеміки найчастіше називають супротивниками, а не опонентами, як у дискусії.

Як зазначалося, диспут найчастіше використовується для публіч­ного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у жит­тєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут звичайно відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв'язання особистісно значущих моральних проблем.

«Мозковий штурм»

"Мозковий штурм" - це спільне розв'язання творчої проблеми, яке забезпечується особливими прийомами. Ця фор­ма обговорення виникла ще наприкінці30-х років і спрямована на активізацію творчої думки з використанням засобів, які знижують критичність і самокритичність людини, а отже, підвищують її впев­неність у собі й готовність до творчого пошуку. Під час "мозково­го штурму" на першому його етапі — генерації ідей — кожний учасник вільно висуває свої пропозиції щодо вирішення поставле­ного завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на до­триманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. А відтак усі учас­ники можуть спокійно висловлювати свої думки, знаючи, що їх не назвуть смішними або недоречними.

Після генерації ідей бажано вибрати серед них кращі, а не відки­нути гірші. На авторстві ідей не слід наголошувати, бо найчастіше кращі ідеї є результатом колективної творчості. Після відбору кра­щої ідеї треба розділитися на дві групи — прибічників і против­ників. Вони спробують ще раз проаналізувати всі аргументи "за" й "проти" висловленої ідеї.

Під час "мозкового штурму" важливо виконувати й інші прави­ла, що сприяють підвищенню ефективності роботи. По-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема. По-друге, у процесі обговорення мають брати участь щонайбільше 12 осіб. По-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного і були рівноправними. Необхідно також обмежити час обговорення до ЗО хви­лин. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.

Звичайно, велику роль у досягненні результатів під час "мозко­вого штурму" відіграє її керівник. Саме він має зробити все для того, щоб створити відповідну моральну і психологічну атмосферу У групі. Від нього залежить, щоб не було втрачено жодної пропо­зиції, щоб навіть "дика" ідея була обговорена, щоб усі висловлюван­ня перетворилися з оціночних на змістовні. Психологічний бар'єр у такій групі людей зникає швидше, якщо склад учасників більш-менш однорідний [2].

Отже, колективні форми обговорення, при яких розвивається зацікавленість його учасників процесом пізнання, сприяють підви­щенню активності людини, розвитку її творчого потенціалу.

Висновки:

• Колективне обговорення реалізується через різні форми — наради, збори, дискусії, диспути, "мозковий штурм", перегово­ри та ін.

• На відміну від позиційного торгу принципові переговори є ефективнішою формою колективного обговорення. Найкра­щий результат переговорів: перемога — перемога.

• Нараду як форму колективного обговорення найчастіше використовують тоді, коли є потреба у спільному вирішенні складних ділових питань і учасники готові до цього моти­ваційно, змістовно та операційно.

• Запорукою успішного виступу є здатність постійно дбати про слухачів і вміння поставити себе на їхнє місце, пам'ята­ючи про етичні норми поведінки та спілкування.

• Для досягнення ефективності під час колективного обгово­рення потрібно дотримуватись таких умов: єдності інфор­мації учасників про предмет обговорення, загального інтере­су до визначеної теми, високої моральної та психологічної культури спілкування присутніх.

Питання для обговорення:

1. З якою метою i якi форми колективного обговорення слiд використовувати в певних ситуацiях?

2. Якi особливостi позицiйного торгу i принципових переговорiв? Який результат переговорiв кращий i як його досягти?

3. Якщо у головуючого на нарадi, зборах чи дискусiї є власнi цiкавi iдеї, пропозицiї, як йому краще довести їх до присутнiх?

4. Чим рiзняться дискусiя, полемiка та диспут? Що спiльного у них?

5. Як треба виступати на зборах, щоб привернути увагу присутнiх до змiсту виступу та переконати їх у тому, що викладенi положення, iдеї варто пiдтримувати?

6. Якою має бути поведiнка людини, що керує колективним обговоренням (нарадою, зборами, дискусiєю, «мозковим штурмом», диспутом, тощо)?

7. Яких етичних норм i правил слiд насамперед дотримуватися учасникам будь-якої форми колективного обговорення, щоб досягти позитивного результату?

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ТА РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Годфруа Ж. Что такое психология: Пер. сфр. — М., 1992. — Т. 2.

2 Граповская Р. М. Злементьі практической психологии. — Л., 1968.

3. ДзюбенкоО. Г., Присяжний Т. В. Культура дискуссии. - К., 1990.

4. ЗайвертпЛ. Ваше время — в ваших руках. Советьі руководите-лям, как зффективно использовать рабочее время. — М., 1990.

5. Зшертп В., Лат Л. Руководить без конфликтов: Пер. с нем. — М., 1990.

6. Корнелиус X., Фзйр Ш. Вьшграть может каждмй: Пер. с англ. - М., 1992

7. Макаров С. Ф. Менеджер за работой. — М., 1989.

8. Поуст Е. Американський етикет. — К.; Тернопіль, 1991.

9. Секрети умелого руководителя Сост. И. В. Липсиц.— М., 1991.

10.ТоманІ. Мистецтво говорити: Пер. зчес— К., 1986.

11. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или переговори без пора­ження: Пер. сангл. — М., 1992.

Мiнiстерство освiти та науки України Днiпропетровський технiкум зварювання та електронiки iменi Е. О. Патона

Лекцiя №12 з предмету: «Етики i психологiї дiлового спiлкування» на тему:«Етичнi та психологiчнi вимоги до виступу в аудиторiї»

Викладач: Важданова Г. I.

м. Днiпропетровськ, 2011р.

План:

- Аудиторія як суб'єкт спілкування

- Психологічні та етичні основи спілкування в аудиторії Особистісний

- вплив промовця на характер спілкування в аудиторії Етапи

- спілкування з аудиторією Вербальні

- та невербальні засоби спілкування з аудиторією Ораторське мистецтво

- промовця як умова переконання Дискусійний характер спілкуван­ня в

- аудиторії та рівень його мо­ральності

Поиск по сайту: