Пример содержательной части ДП «Управление документацией ИЛ»

1. Лаборатория располагает необходимой нормативной и методической документацией:

- организационные документы: «Положение об ИЛ», «Паспорт ИЛ»;

- документы системы менеджмента качества: «Руководство по качеству», «Политика и цели в области качества», обязательные ДП;

- документы на объекты и методы аналитических работ, устанавливающие показатели качества анализируемых объектов; документы на методы выполнения аналитических работ; документы на методы отбора проб;

- документы на обеспечение качества аналитических работ: документы Системы обеспечения единства измерений, инструкции лаборатории, стандарты предприятия, планы-графики, распоряжения;

- рабочие документы: журналы, отчеты, протоколы.

2. Перечень нормативной и рабочей документации, применяемой в лаборатории, представлен в Паспорте лаборатории.

3. Структура документации Системы управления обеспечения качества ИЛ следующая:

1 уровень - Руководство по качеству,

2 уровень – стандарты, положения, инструкции ИЛ, методические пособия,

3 уровень – НД на методы и методики измерений, рабочие инструкции,

4 уровень – рабочая лабораторная документация, бланки документации; документы, отражающие результаты измерений (записи). Схематично это отражено на рисунке в виде пирамиды.

4. Каждый этап работы ИЛ, все выполняемые процедуры по обеспечению и выполнению испытаний и измерений документированы в документации 4-го уровня. Перечень рабочей документации следующий:

- протоколы результатов испытаний;

- отчёты, карты отбора проб, листы выдачи и регистрации испытаний;

- лабораторные журналы регистрации процедур, параметров и результатов испытаний. Форма ведения журналов произвольная, обязательным требованием является наличие полной и легко читаемой информации;

Структура документов Системы менеджмента качества ИЛ.

5. Обеспечение стандартами и НД

Обеспечением стандартами и НД по заявкам сотрудников ИЛ, внесением изменений, изъятием аннулированных стандартов и НД занимается специально назначенный для этих целей ответственный сотрудник по стандартизации в соответствии с приказом по ИЛ.

При выдаче документов составляется карточка-заместитель с росписью лица, взявшего в пользование документ.

6. Документация, необходимая для проведения испытаний:

Каждый испытательный участок должен быть укомплектован документацией, необходимой для проведения испытаний:

- учтенными экземплярами стандартов и НД, регламентирующими требования и методы испытаний закрепленной продукции;

- справочной документацией, относящейся к сфере деятельности;

- инструктивными документами по организации и проведению испытаний;

- инструкцией по технике безопасности;

- рабочими методиками испытаний.

7. При поступлении нормативного документа производится его регистрация, ознакомление и размещение в соответствующем деле. Тиражируется необходимое количество рабочих копий. Копия маркируется как оригинал с добавлением номера учтенной копии. После размножения на документе – подлиннике, на лицевой стороне последнего листа, в левом нижнем углу, а при отсутствии места на оборотной стороне этого листа делается отметка о размножении с указанием количества копий, даты и подписи лица сделавшего копии.

8. Внесение изменений, дополнений делается во все копии нормативных документов; недействительные и устаревшие ГОСТЫ согласно информационным указателям изымаются, делается отметка об окончании срока действия, и документы передаются в архив лаборатории для хранения в течение года. Замена МВИ производится по плану-графику внедрения новых методик в соответствии с перечнями методик, допущенных к применению.

9. Изъятие документов и дел производится ежегодно постоянно действующей экспертной комиссии лаборатории.

10. Ответственным лицом за управление документацией является начальник лаборатории.

11. В общем случае разработка нормативного акта проводится в следующей последовательности:

- организация разработки, издание приказа;

- разработка первой редакции проекта, рассылка на отзывы;

- обработка отзывов, внесение исправлений, дополнений и разработка окончательной редакции проекта;

- согласование документа, его регистрация, тиражирование и обеспечение подразделений.

12. Данные хранятся на бумажных и электронных носителях в условиях безопасности и конфиденциальности. Доступ к документам посторонних лиц ограничен.

13. Для данных, хранящихся в компьютерных системах (протоколы, отчеты, результаты внутреннего и внешнего контроля, сводные данные и т.д.) используется система кодировки, что предотвращает несанкционированный доступ и возможность изменения первоначальных данных.

14. Документация ИЛ может составлять элемент коммерческой тайны или авторского права. Порядок передачи нормативной, методической и организационной документации другим лицам и организациям определяется руководителем ИЛ, а материалов конкретных испытаний и измерений руководителем ИЛ по согласованию с заказчиком.

Поиск по сайту: