АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Читайте также:
  1. I. Ознакомление со структурным подразделением организации
  2. Ознакомление и характеристика базы практики.
  3. Ознакомление работника с локальными нормативными актами.
  4. Ознакомление с основными понятиями и положениями темы
  5. Ознакомление с порядком предоставления социальных услуг и других социальных выплат
  6. Ознакомление с редактор диаграмм и блок-схем Microsoft Visio.
  7. Понятие мотивации и процесса мотивации через потребности. Формы и способы мотивации сотрудников.
  8. Статья 217. Ознакомление обвиняемого и его защитника с материалами уголовного дела
№ п/п Должность Фамилия И.О. Изм № _ Дата Подпись Изм № _ Дата Подпись Изм № _ Дата Подпись

 

Рис 4.8.1.3.Пример формы документа, регламентирующего проведение какого-либо процесса или вида работ (стандарт предприятия, методическая инструкция, документированная процедура и др.).

 

Разделы шаблона регламента процесса составлены с учетом требований ГСС (Государственной системы стандартизации) ГОСТ Р 1.0 –1.5 -92 и содержат все основные разделы, обеспечивающие полноценное управление документом.

4.8.1.4. Разработка положений о подразделениях При внедрении процессного подхода часто возникают трудности, связанные с инерцией руководителей нижнего и среднего звена. Документ под названием «Регламент процесса» является для них достаточно новым и непривычным. Первым шагом по преодолению инерции может стать пересмотр Положения о подразделении, внесение в него элементов процессного подхода в упрощенном виде: · определение внешнего взаимодействия подразделения – кому и что подразделение передает и от кого и что получает (выходы и входы); · распределение ответственности и полномочий персонала за работы (функции, подпроцессы) внутри подразделения; · определение перечня показателей эффективности работы подразделения. 4.8.1.5. Разработка должностных и рабочих инструкций Должностная инструкция владельца – документ, в который, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования по регулярному анализу информации о процессе и принятию управленческих решений. В приложении к должностной инструкции может быть разработан регламент проведения такого анализа. В содержание регламента анализа вводятся временные рамки выполнения управленческих функций Владельца процесса и порядок взаимодействия Владельца процесса с другими процессами и подразделениями. В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой и с другими процессами и подразделениями. Для более полного описания деятельности персонала следует указать формы документов или спецификации, устанавливающие порядок взаимодействия. Пример описания такого взаимодействия приведен на Рис.12.5.5. В данном условном примере границы функций, изображенных на Рис. 12.5.5., совпадают с границами функциональных подразделений поэтому обозначения функций Ф1, Ф2, Ф3, и Ф4 заменены на обозначения подразделений П1, П2, П3 и П4 соответственно. Пример регламентации взаимодействия подразделений и сроков и формы отчетности приведен для подразделения 3 (П3). В Должностную инструкцию из Положения о подразделении переносятся все функции и работы, закрепленные за должностным лицом в матрице ответственности подразделения. Для того, чтобы гарантировать потребителю, что все его требования будут учтены и все положенные работы выполнены в отсутствии любого должностного лица, в Должностной инструкции указывается, кто замещает данное лицо в период его отсутствия и ставится роспись об ознакомлении должностного лица и лица, его замещающего.     Рис. 4.8.1.5. Пример описания взаимодействия подразделений в документации регламентирующей процесс.   Инструкции по проведению отдельных работ – если для персонала, выполняющего процесс необходима документация о порядке выполнения отдельных работ, то такие инструкции создаются, исходя из следующих соображений: 1. При декомпозиции вниз процессный подход можно применить к каждому рабочему месту. В этом предельном случае каждый сотрудник может рассматривать себя как Владельца процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для такого исполнителя должна включать в себя в упрощенном виде все те разделы, которые включает регламент процесса: · назначение и область действия инструкции; · требования к квалификации исполнителя; · состав рабочего места (применяемые ресурсы, порядок взаимодействия с поставщиками входов и ресурсов); · порядок действий по выполнению данной работы (операции); · порядок действий в случаях отклонений (управление работой по информации о результатах, указания о действиях с несоответствующей продукцией); · требования к результату работы (спецификация на выход и порядок взаимодействия с потребителями результата работы); · ссылки на другие нормативные документы (инструкция по обслуживанию и эксплуатации оборудования); · порядок документирования результатов работы (операции). 2. Все действующие инструкции должны иметь: · подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших данные инструкции; · подписи лиц, выполняющих данную работу и ознакомленных с данной инструкцией; · своевременно внесенные корректировки и изменения данных инструкций; · сроки действия до очередного пересмотра инструкции; · отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций; · данные о рассылке экземпляров данных инструкций (если это необходимо и отметки о внесенных корректировках и изменениях в разосланные учтенные экземпляры). 3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в действующие инструкции должен предусматривать следующее: · процедуру определения потребности в новом документе; · назначение ответственного за разработку; · анализ требований к новому документу и действующей нормативной документации; · разработку документа; · порядок согласования и утверждения документа; · порядок рассылки и постановки на учет копий разработанного документа; · порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах; · порядок регулярного пересмотра, внесения коррекций и изменений; · порядок аннулирования внутренних документов утративших свою силу. 4. Если это целесообразно, нормативный документ внутреннего происхождения может содержать в тексте или в приложении к документу регламент по выполнению отдельных операций и переходов в ходе работы: · для должностной инструкции персонала регламентация может проводиться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годовой цикличности работ. 4.8.1.6. Разработка Руководства по качеству Требования к разработке в организации руководства по качеству изложены в разделе 4.2.2 Руководство по качеству.
Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее: а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений (1.2); б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них; в) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества. МС ИСО 9001:2008

Руководство по качеству является, с одной стороны, путеводителем по системе менеджмента качества, с другой стороны, регламентирующим документом СМК самого верхнего уровня. Как уже упоминалось ранее, возможно совмещение Руководства по качеству с регламентом процесса управления всей организацией.

Порядок разработки и требования к Руководству по качеству изложены в стандарте МС ИСО/ТР 10013:2001 ««Руководящие указания по документированию систем менеджмента качества».

Для организации, приступающей к разработке и внедрению процессного подхода к управлению можно порекомендовать следующее:

· В качестве шаблона для «Руководства по качеству» использовать стандарт ИСО 9001:2008.

· «Руководство по качеству» разрабатывается последним и представляет собой компиляцию из «Описаний процессов» организации. Такой подход позволяет:

а) после создания системы документации проверить ее полноту и выполнение всех требований стандарта ИСО 9001:2008;

б) сократить время на попытки внедрения «перспективных идей руководства по созданию системы управления «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». Очень часто такие идеи бывают нежизненными из-за оторванности от реального положения дел и хода событий.

· Описание СМК должно быть как можно более коротким и лаконичным. Как в традиционной полицейской формуле: «Все что Вы скажете, может быть использовано против Вас», так и при проведении аудита любая неосторожная фраза или заявление, записанные в «Руководстве …», могут привести к проверке аудитором заявленного действия с вытекающими по- следствиями в виде дополнительных проблем.

Реальная полезность оформленного «Руководства по качеству» заключается в том, что высшее руководство получает документально зафиксированное описание основной деятельности организации. Руководители, заинтересованные в улучшении деятельности своей организации, получив такой документ, начинают заниматься преобразованиями и улучшениями. Такое описание, как правило, заметно отличается от представления руководства о своей организации и побуждает неравнодушного руководителя к действиям.

4.8.1.7. Разработка Политики в области качества Политика качества в концентрированном виде излагает главные направления деятельности организации в области качества. В некоторых организациях Политика носит название «Политика руководства …. в области качества». Таким образом организация подчеркивает ответственность руководства за содержание и реализацию «Политики …». К «Политике в области качества» предъявляется ряд требований. Требование 1. Как правило, «Политика в области качества» должна разрабатываться после того, как сформулирована Миссия и цели организации. В этом случае разработанная «Политика …» не будет им противоречить и, более того, будет являться их продолжением и развитием. В этом смысле «Политика в области качества» стоит в одном ряду с «Финансовой политикой», «Кадровой политикой», «Технической политикой» и другими, имеющимися на предприятии. Миссия – главная цель организации, как конкурентоспособной фирмы, представленная в наиболее общей форме, но при этом четко выражающая основную причину ее существования. Это главная идея вокруг которой можно объединить людей. Миссия предназначена для формирования во внешней среде представления о: · главной цели и назначении организации; · сфере деятельности организации; · философии и ценностях организации. К внешним функциям Миссии организации обычно относят: · презентационную, привлекательную для инвесторов; · рекламную, привлекательную для потребителей; · социальную, полезную для общества и общественных институтов. Примеры положительные: Миссия крупного банка: · Банк содействует развитию крупных и средних компаний, солидных частных клиентов, представляя им самые качественные в России услуги по доступным ценам, обеспечивая акционерам и сотрудникам банка оптимальные прибыли» Миссия «Corning Inc.» (лауреат премии Болдриджа 1995 г.): · Приносить пользу нашим потребителям, акционерам, служащим и обществу, в котором мы работаем. Мы добиваемся этого, внося наши ценности в работу, что способствует процветанию и корпорации, и отдельной личности» Миссия ЗАО «Кондитерская фабрика им. Н.К. Крупской»: · Кондитерская фабрика имени Крупской стремится стать символом Санкт-Петербурга, сохраняя традиции качества: изысканный вкус, сочетание классических рецептур и новейших технологий. Мы призваны принести любимый с детства вкус в каждую семью. Пример отрицательный: Миссия ЗАО Компания «А», разработанная для нее консультантами компании «Т»: · ЗАО Компания «А» существует для повышения капитализации средств, вложенных в нее акционерами и повышения благосостояния сотрудников, с учетом потребностей общества, поставщиков и потребителей. Данная миссия ничего не говорит о компании «А», кроме того, что в миссии прослеживается желание консультанта выполнить требования стандарта ИСО 9000:2008 и забота о потребителе отнесена на последнее место, а на первом месте стоят интересы акционеров. Потребителю такая миссия не понравится, свои внешние функции она не выполнит. Требование 2. «Политика в области качества» должна нацеливать организацию на удовлетворение требований клиентов и повышение результативности (эффективности, для более передовых организаций) системы менеджмента качества. Эти требования могут быть оформлены в «Политике …» в прямом или косвенном виде. Очень часто высшее руководство совмещает в тексте «Политики …» свои обязательства, цели и средства достижения целей в области качества. «Политика в области качества» может быть оформлена в текстовом или в табличном (графическом виде). Примеры: Политика в области качества «Marlow Industries» (лауреат премии Болдриджа 1991 г.) По каждому без исключения продукту или услуге мы соответствуем ожиданиям потребителя или опережаем их. Девиз нашей работы: сегодня делай хорошо, завтра лучше. Политика в области качества ООО «НИТЭК-ПЛАСТ» (сертификат соответствия СМК требованиям стандарта EN ISO 9001:2000 от 16.08.2002 г.)   Требование 3. «Политика в области качества» должна обеспечивать основу для установления и анализа целей организации в области качества. Выполнение этого требования достигается внесением в «Политику …» целей в области качества в неявном виде, как это сделано в «Политике в области качества ООО «НИТЭК-ПЛАСТ». Это делается из-за того, что «Политика …» является документом долгосрочного действия. В таком документе, как в Конституции, цели можно продекларировать, но давать их численное выражение не рекомендуется. По своей сути «Политика в области качества» является Конституцией организации в области качества. Требование 4. «Политика в области качества» должна быть доведена до сведения всего персонала и понята в организации. Выполнение этого требования, обычно не вызывает затруднений. «Политику в области качества» вывешивают в каждом подразделении, проводят ознакомление сотрудников организации с текстом под роспись, так же, как проводят инструктаж по технике безопасности. Для обеспечения реального ознакомления персонала с «Политикой в области качества» в подразделениях необходимо провести занятия по разъяснению текста «Политики …», так как намерения организации в «Политике …» излагаются в сжатом виде. Многие организации при подготовке к проведению сертификационного аудита выпускают для своих сотрудников методические материалы, разъясняющие основные термины, определения и принципы внедряемой системы менеджмента качества. Пример подобной методички вы могли прочитать в разделе 5 Блока 1.4. Для реальной работы системы менеджмента качества очень важно, как понимают сотрудники организации свое место и роль в СМК и обеспечении эффективной работы. Именно такой вопрос любят задавать аудиторы при проведении сертификационного аудита СМК. Для того, чтобы все сотрудники понимали Политику однозначно, Политика должна быть написана простым и понятным языком, не допускающим различные толкования. Например, в одной из политик в области качества при перечислении целей организации была написана следующая фраза: «Наша цель: …, признание потребителя». В такой формулировке непонятно, кто кого должен признать: потребитель организацию или организация потребителя. Требование 5. «Политика в области качества», как и любой другой документ, подлежит регулярному пересмотру и анализу на степень соответствия целям организации. Поэтому должен быть предусмотрен порядок и периодичность пересмотра «Политики..». Реализовать этот требование можно двумя путями: а) Создав отдельный документ с условным названием «Положение о СМК» или «Политике в области качества» и описав в этом документе статус Политики и порядок, и ответственных за ее регулярный пересмотр. Такой путь часто применялся на «старых» предприятиях при внедрении стандартов ИСО 9001(2),(3):1994. Этот путь увеличивает количество документов и повышает сложность работы с ними. б) Включив «Политику в области качества» в состав «Руководства по качеству». В этом случае раздел «Порядок внесения изменений» в Руководство по качеству будет одновременно регламентировать регулярный пересмотр и Руководства, и Политики. 4.8.1.8. Резюме 1. Распределение ответственности за функции и работы в процессах, должно быть закреплено документально. 2. Возможно совмещение документации по процессам и документации регламентирующей деятельность подразделений. 3. При распределении ответственности за функции и работы процессов удобно использовать табличную форму «Матрица ответственности» с включением в нее требований цикла P-D-C-A Деминга-Шухарта. 4. Положения о подразделениях и Должностные инструкции, оформленные по «типовым правилам» необходимо наполнить реальным содержанием и избавить от лишнего формализма. 5. Руководство по качеству лучше разрабатывать после разработки всех документов по процессам в виде компиляции их основных положений, с учетом рекомендаций МС ИСО 10013:2001.  
Приложения к практической работе №8. Шаблоны документации по процессам. Шаблон регламента процесса ЗАМЕЧАНИЯ А) – Д) О НОТАЦИИ И СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТА: А) №. И НАЗВАНИЯ РАЗДЕЛОВ (1. – 11.) НАБРАНЫ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ И ПОЛУЖИРНЫМ ШРИФТОМ. № и названия Подразделов (4.1, 4.2, и т.д.) набраны полужирным шрифтом. Б) Текст обязательного содержания раздела размещен в разделе прямым шрифтом, 12-м кеглем. В любом месте текста документа могут встречаться примеры заполнения, которые выделены в тексте курсивом с тем же 12-м кеглем. Кроме того, весь блок текста примера выделяется серым заполняющим фоном (градации – 20%). Пример: Владелец процесса должен … В) В любом месте текста обязательного содержания или примера могут быть вставлены сноски - пояснения. Г)Если в тексте встречается такое место - [… «Название документа»], то три точки перед названием документа поставлены вместо номера данного документа по классификации, принятой в ЗАО «Организация». Д)Формы документов, содержащие информацию о процессе приводятся в Приложениях к настоящему регламенту. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами (А, Б, В, …), исключая буквы З, Й, О, Щ, Ь, Ы, Ъ. 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1 Настоящий регламент процесса устанавливает порядок выполнения “Процесса...” и предназначен для: Пример: а) производства продукции, соответствующей требованиям заказчика и нормативным документам; б) постоянного улучшения системы менеджмента качества и результатов процесса. 1.2 Требования настоящего регламента процесса распространяются на все функции и работы, выполняемые в ходе выполнения “Процесса …” далее «процесса» в … (название подразделения) а также при взаимодействии с соисполнителями и субподрядчиками.   2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы: Пример: ISO 9000:2008 Системы менеджмента качества - Основополагающие принципы и словарь. ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества- Требования. (другие, использованные при разработке). П 01.00 – Процесс закупок. И 01.01 – Порядок оценки поставщика и проведения закупок товаров. ДИ 03.01 – Должностная инструкция начальника отдела ВЭС. и т.д. 3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ Использованные в документе термины и определения размещены в локальной сети под названием «Глоссарий процессного подхода к управлению». В дополнение к терминам, приведенным в Глоссарии, используются следующие термины, обозначения и сокращения: Пример: ВП – внутренняя проверка (аудит) системы менеджмента качества (процесса); ОВД – ответственный за ведение документации в подразделении. Субподрядчик – должностное лицо, подразделение или процесс, которые участвуют в выполнении процесса, но административно не подчиняются владельцу процесса. 4. ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА, ВЫХОДЫ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА 4.1 Владелец процесса (название должности). Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции ______ (название должности). 4.2 Выходы Процесса: Клиентами и выходами данного процесса являются:
Клиент Выход Спецификация
Клиент 1 Выход1.1 ТУ, Форма документа, Ссылка на документ
     
     

Пример: Выходами данного процесса являются:

Клиент Выход Спецификация
1.Отдел продаж 2. Отдел ВЭС 3. Производство 1. Прогноз продаж Ф 02.00.12
1.Отдел продаж 2. Заказчики 2. Договора на поставку По типовой или согласованной форме
1. Производство 2. Финансовый отдел 3.Отдел продаж 3. План реализации Ф 02.00.13
1. Производство 2.Отдел продаж График отгрузки готовой продукции* Ф 02.00.04

*(передается клиентам процесса не позднее 25 числа месяца, перед планируемым).

Входы Процесса.

Входами и поставщиками для процесса являются:

Поставщик Вход Спецификация
Поставщик 1 Выход1 ТУ, Форма документа, Ссылка на документ
     
     
     

Пример: Входами и поставщиками для процесса являются:


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.005 сек.)