Распространение документов СМК

Распространение документов СМК осуществляется в следующей последовательности:

1) Структурное подразделение университета должно своевременно получать актуальные документы СМК, регламентирующие его участие в процессах СМК.

2) Ответственность за своевременное получение документов СМК и доведение их содержания до сведения всех сотрудников подразделения несет руководитель подразделения или назначенное им лицо.

3) Распространению подлежат документы СМК, согласованные и утвержденные в установленном порядке.

4) Распространение осуществляется в электронном виде по системе электронной документации, если имеется таковая. Если нет, то – в печатном виде на бумажном носителе.

Структурные подразделения, не имеющее доступ в СЭД, получают документы СМК на электронном носителе (CD, DVD и др.), учтенном в ОУК.

5) При проведении внешних и внутренних аудитов СМК Предприятия Х структурное подразделение

руководствуется документами СМК, полученными официально по ниже оговоренным каналам распределения.

6) Первый печатный экземпляр каждого документа СМК хранится в ОУК Предприятия Х и является

контрольным.

7) Электронный вариант документов СМК хранится на носителе в канцелярии.

8) Ответственным за распространение электронных вариантов документов СМК является назначенный ответственным за эту процедуру инженер ОУК.

9) Распространение в электронном виде осуществляется исключительно в закрытых форматах, не допускающих возможность редактирования (PDF, графические форматы и пр.).

Сканирование оригиналов и сохранение электронных версий в необходимом формате осуществляется уполномоченным инженером ОУК.

10) Рассылка электронных вариантов документов СМК осуществляется по СЭД. Ответственным за техническое обеспечение процесса рассылки является начальник канцелярии.

11) Распечатка копии документов СМК из СЭД при необходимости осуществляется руководителем структурного подразделения или ответственным за документацию СМК в подразделении. Каждая копия документов печатается с указанием даты распечатки.

Руководитель структурного подразделения отвечает за отслеживание актуальности копии документа.

12) В случае изменения документа все задействованные в его реализации структурные подразделения оповещаются по СЭД. Распространение изменений см. п.4.

13) Устаревшие и заменяемые документы изымаются из СЭД и с электронных носителей.

Контрольные экземпляры устаревших и заменяемых документов помечаются «Отменен» и могут храниться в ОУК для справочных целей или утилизируются по акту.

14) При необходимости внесения изменений в действующие документы, документ проходит те же стадии, что и при разработке. На измененном документе указывается новая версия, контрольный экземпляр заменяется на новый. На изъятом контрольном экземпляре ставится отметка «Отменен» и он перемещается в ОУК для хранения в справочных целях или утилизируется по акту.

Документы заменяются в СЭД согласно месту рассылки.

Все документы в электронном виде хранятся у представителя руководства по качеству и у начальника ОУК.

Поиск по сайту: