Описание процедуры

3.1. Общие положения

Систематически проводимые внутренние аудиты предназначены для обеспечения руководства Предприятия Х объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе менеджмента качества и её результатов установленным требованиям. Для этого проверяется:

- соответствие описанной в СМК Предприятия Х деятельности требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО 9001- 2008 и ISO 9001:2008, а также иным документам, определяющим требования к системе менеджмента качества Предприятия Х;

- соответствие описанной в СМК деятельности подразделений Предприятия Х фактической;

- подтверждение того, что СМК внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

При документировании результатов указанных видов контроля необходимо использовать записи внутреннего аудита:

- Программа внутреннего аудита;

- План внутреннего аудита;

- Чек – лист;

- Протокол несоответствия;

- Отчет по результатам внутреннего аудита СМК Предприятия Х.

Графическое описание процедуры внутреннего аудита приведено в приложении А.

Программа внутренних аудитов СМК ВлГУ на год составляется начальником ОУК, согласовывается с представителем руководства по качеству (приложение Б) и утверждается директором Предприятия Х. В существенных, с точки зрения качества случаях, данная программа внутренних аудитов может корректироваться в оперативном порядке.

Программа проведения аудитов Предприятия Х содержит перечень планируемых внутренних аудитов с указанием сроков (даты) их проведения и критериев аудита. Данная программа разрабатывается на год. Планирование осуществляется таким образом, чтобы были охвачены все процессы и каждое подразделение было проверено в течение года не менее одного раза.

Программа проведения аудитов представляется по форме Приложения Б и после утверждения директором рассылается по СЭД подразделениям.

План проведения внутреннего аудита (Приложения В) утверждается представителем руководства по качеству на основе программы проведения внутренних аудитов (Приложение Б).

Ведущий аудитор разрабатывает чек-лист (вопросник) для проведения аудита или использует стандартный чек-лист. Чек-лист представляет собой лист, разделенный на две колонки: в первой колонке приводятся вопросы на соответствие критериям по стандартам ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и ISO 9001:2008, во второй отводится место для фиксирования свидетельства аудита. Чек-лист подписывается ведущим аудитором (аудиторами) с указанием даты заполнения чек-листа. По согласованию с ведущим аудитором, чек-лист может быть передан руководителю подразделения для ознакомления.

Выявленные в результате аудита несоответствия регистрируются в протоколах несоответствия (Приложение Д). В протоколе несоответствия во время аудита руководитель процесса (подразделения) указывает причину несоответствия (потенциального несоответствия) и планирует корректирующие/предупреждающие действия для ее устранения.

По окончании аудита ведущий аудитор (аудитор) предоставляет результаты внутреннего аудита (Приложение Е) в ОУК. Начальник ОУК составляет отчет по результатам внутреннего аудита СМК ВлГУ и предоставляет его представителю руководства по качеству. Отчет по результатам внутреннего аудита СМК ВлГУ утверждается директором и заслушивается на заседании Совета директоров Предприятия Х.

Отчет по результатам внутреннего аудита СМК Предприятия Х является записью и необходим для оценки результативности СМК и принятия решений по ее улучшению.

3.2 Порядок проведения внутренних аудитов

3.2.1 Подготовка внутреннего аудита

Подготовка внутреннего аудита включает:

- формирование аудиторской группы;

- уточнение состава группы аудиторов и обязанностей аудиторов (ведущий аудитор, аудитор);

- разработку «Плана внутреннего аудита» (приложение В);

- проверку выполнения корректирующих/предупреждающих действий предыдущих аудитов, а также дополнение разрабатываемого плана внутреннего аудита по результатам этой проверки (если необходимо);

- согласование плана, состава группы и сроков проведения с руководителем проверяемого подразделения (процесса);

- утверждение плана внутреннего аудита не позднее, чем за 5 дней до проведения проверки;

- обеспечение группы аудиторов необходимой документацией СМК и формами: «План внутреннего аудита» (приложение В), «Чек – лист» (приложение Г) и «Протоколе несоответствия» (приложение Д).

3.2.2 Проведение аудита

Проведение аудита состоит из следующих этапов:

- проведение вступительного совещания;

- проведение аудита на месте;

- подготовка результатов внутреннего аудита;

- проведение итогового совещания.

На этом этапе в «Чек-лист» и «Протокол несоответствия» регистрируются свидетельства аудита (проверок).

Подготовка аудиторской группой результатов аудитов, на основании которых начальник ОУК составляет «Отчёт по результатам внутреннего аудита СМК Предприятия Х».

При проведении совещания доводятся сведения наблюдений аудита и заключение по результатам аудита до руководителей, проверяемых подразделений.

3.2.3 Составление, утверждение и заслушивание на Ученом Совете «Отчета по внутреннему

аудиту СМК Предприятия Х»

В течение 2-х недель после проведения аудита, начальник ОУК составляет «Отчет по результатам внутреннего аудита СМК» и направляет представителю руководства по качеству для согласования. Отчет, утвержденный директором Предприятия Х, заслушивается на Совете директоров.

Отчет по результатам внутреннего аудита СМК хранится в ОУК согласно СМК-ДП-

4.2.3-20ХХ «Управление документацией».

Копии протоколов несоответствия передаются руководителям процессов (подразделений), которые по выявленным несоответствиям обязаны разработать действия согласно документированной процедуре СМК-ДП-8.5.2-20ХХ «Корректирующие и предупреждающие действия».

3.3 Виды внутреннего аудита

3.3.1 Проверка документации СМК (аудит адекватности)

Проверка документации СМК осуществляется в соответствии с программой и планом аудита.

Документация СМК должна удовлетворять требованиям документированных процедур СМК-ДП-4.2.3-20ХХ «Управление документацией» и СМК-ДП-4.2.4-20ХХ «Порядок управление записями и данными по качеству».

При аудите адекватности документации СМК проверка документов осуществляется по следующим позициям:

- проверка комплектности и полноты документов;

- внешний вид документов;

- соответствие документов установленным требования к оформлению;

- использование точных и однозначных терминов и определений;

- описание процедуры процесса с достаточным уровнем детализации;

- наличие условий для функционирования процессов (документальные требования к процессу и его результатам, ресурсам, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность и требования к компетентности персонала).

Выявленные несоответствия в документах аудитором заносятся в протоколы несоответствий.

3.3.2 Аудит соответствия

При аудите соответствия устанавливается степень, с которой СМК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом требований, установленных в документации СМК).

Выявленные несоответствия аудиторами заносятся в протоколы несоответствий.

3.3.3. Проверка результативности процессов и СМК в целом

При внутреннем аудите осуществляется проверка (оценка) результативности процессов, выполняемой руководителями процессов (подразделений). Данная информация используется для подтверждения того, что СМК внедрена, результативна и поддерживается в рабочем состоянии.

3.4 Управление записями о внутренних аудитах

Управление записями о внутренних аудитах осуществляется в соответствии с СМК-ДП-4.2.4-

200ХХ «Порядок управления записями и данными по качеству».

Записи о внутренних аудитах хранятся (в соответствии с требованиями документированной процедуры СМК-ДП-4.2.4-20ХХ «Порядок управление записями и данными по качеству») в течение 3-х лет.

3.5 Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов

Внутренние аудиторы назначаются приказом директора.

Внутренние аудиторы не могут проверять свою собственную деятельность.

Аудит может проводить один аудитор или группа аудиторов. В этом случае, ведущий аудитор является руководителем аудиторской группы.

Персонал, ответственный за проведение внутренних проверок и осуществляющий их, проходит специальную подготовку и имеет квалификацию внутреннего аудитора.

Общие требования к внутренним аудиторам (на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011-2003):

- наличие высшего образования и стажа работы;

- прохождение специальной подготовки;

- знание требований нормативных документов по СМК (в том числе ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и ISO 9001:2008, документов СМК), по принципам, методам и организации внутренних аудитов;

- умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;

- реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремлённость;

- умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

Внутренние аудиторы должны ответственно подходить к сохранению конфиденциальной информации, если она имеется.

Внутренний аудитор несёт ответственность в рамках выполняемой деятельности за выполнение плана аудита, достоверность и объективность информации по внутреннему аудиту.

3.6 Пояснение к графическому описанию

Блок 1. Представитель руководства по качеству разрабатывает и утверждает у директора программу внутренних аудитов на год. При разработке программы внутреннего аудита на год учитываются: требования потребителей и других заинтересованных сторон, претензии и рекламации, указания руководства и предложения подразделений.

Блок 2. На основании программы аудитов на год и настоящей документированной процедуры представитель руководства по качеству и начальник ОУК организуют подготовку и утверждение плана и критериев аудита.

Блок 3. Перед началом аудита ведущий аудитор (аудитор) проводит вступительное совещание, на котором присутствуют руководитель и иные представители проверяемого подразделения (процесса). Ведущий аудитор информирует присутствующих о плане аудита.

Блок 4. Аудиторы проводят аудит на месте в соответствии с планом аудита. Результаты работы фиксируются в чек-листе. Выявленные несоответствия фиксируются в протоколе несоответствий.

Блок 5. Ведущий аудитор готовит результаты внутреннего аудита (Приложение Е).

Блок 6. Ведущий аудитор (аудитор) проводит итоговое совещание, на котором результаты внутреннего аудита доводятся до сведения руководителя проверяемого подразделения (процесса).

Блок 7. Начальник ОУК составляет отчет по результатам внутреннего аудита СМК и передает его представителю руководства по качеству для согласования и утверждения директором. Представитель руководства по качеству организует заслушивание отчета по результатам внутреннего аудита СМК на Совете директоров и передает в ОУК на хранение.

Блок 8. По результатам отчета и протоколов несоответствий (копий) руководитель проверенного подразделения организует следующие работы:

- устраняет несоответствия;

- запускает процедуру корректирующих и предупреждающих действий (СМК-ДП-8.5.2-20ХХ);

- выполняет рекомендации по улучшению.

Результаты выполненных работ документируются и представляются в ОУК в установленные сроки.

Поиск по сайту: