 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Порядок выполнения работы. 4.7.2.1 Образовать рабочие группы по 3 человека в каждой (можно в соотв
4.7.2.1 Образовать рабочие группы по 3 человека в каждой (можно в соотв. с 4.4.2.1).
4.7.2.2 Каждой группе выбрать предприятие из предложенных (можно в соотв. с 4.4.2.2):
- университет;
- завод;
- сетевой торговый центр;
- автотранспортное предприятие;
- центр техобслуживания и ремонта автомобилей;
- страховая компания.
4.7.2.3 Составьте организационную структуру предприятия. Разработайте проект сети процессов компании с предложениями о назначении владельцев процессов.
4.7.3 Контрольные вопросы
1. От чего зависит применение того или иного вида оргструктуры на предприятии? 2. Следует ли включать в схему управления процессом и его модель схему управления процессом? 3. Опишите типовой процесс с помощью понятия «5М». 4. Назовите три вида процессов в организации. 5. Какие процессы в организации относятся к основным? 6. Перечислите правила, которые целесообразно соблюдать при выделении основных процессов. 7. Какие процессы относятся к вспомогательным? 8. Перечислите правила, которые следует соблюдать при выделении вспомогательных процессов. 9. Что такое «Правило золотой семёрки»? 10. От каких особенностей организации зависит способ объединения её процессов в единую сеть?
Отчет по работе
Отчет по работе должен содержать:
- название темы и цель работы;
- выполненное задание;
- ответы на вопросы;
- выводы.
В выводах должно быть обобщение результатов выполненной работы.
4.8. Практическая работа № 8. Документирование процессов.
Цель работы. Получение знаний о принципах создания документации СМК, разработке Руководства по качеству и Политики в области качества, а также применении основных типовых форм документов.
.
Общие положения.
| 4.8.1.1. Некоторые рекомендации при документировании процессов | ||||||||||
| Для обеспечения сквозного прослеживания ответственности и взаимодействия персонала в рамках процесса, ответственность за выполнение функций, входящих в процесс, должна быть закреплена за соответствующим персоналом. Формы закрепления ответственности могут быть выбраны разные, но они должны однозначно устанавливать распределение ответственности, доводить это распределение до сведения работающих и вновь принимаемых сотрудников. Такая форма закрепления возможна, только если она зафиксирована в документе (на любом виде носителей – бумажном или электронном). Каким образом можно регламентировать и распределить ответственность за выполнение функций (работ) процесса? Можно, например, ввести перечень функций процесса в Положение о подразделении. При этом типовую форму Положения о подразделении целесообразно дополнить Матрицей ответственности и регламентацией взаимодействия между процессами. При формировании Положений о подразделениях, входящих в состав описываемого процесса, формулировка назначения данного подразделения должна полностью совпадать с функциями, закрепленными за данным подразделением в вышестоящем Процессе. Вообще документирование методик выполнения и результатов работ играют в СМК очень большую роль. Организации документооборота должно уделяться большое внимание. Типичные ошибки, которые совершают рабочие группы при построении системы документации (и которых следует избегать), следующие: 1. На бумажных документах отсутствуют дата и подпись лица, составившего этот документ. 2. В регламентирующих документах не установлен срок действия или пересмотра. 3. В организации используются неучтенные копии нормативных документов внешнего и внутреннего происхождения. 4. В организации не соблюдается порядок ознакомления персонала с необходимой ему документацией. Нет списка, кто и с какой документацией должен быть ознакомлен. 5. В организации не установлен порядок управления неучтенными копиями документов. Например, при рассылке экземпляров ТУ действительным и потенциальным потребителям. 6. В действующую регламентирующую документацию внесены неучтенные правки и изменения, или персонал не ознакомлен с внесенными изменениями. 7. На рабочих местах находятся устаревшие, просроченные или аннулированные экземпляры регламентирующей документации. 8. Нет процедуры восстановления записей по качеству в случае их утраты. Особенно на это обращается внимание при наличии в организации электронной системы документооборота и хранения информации. | ||||||||||
| 4.8.1.2. Порядок документирования системы менеджмента качества | ||||||||||
Создание документации по процессам может идти по трем вариантам.
Вариант 1: В организациях, которые начинают свой путь в направлении внедрения процессного подхода и построения СМК с уровня слабого документального обеспечения, внедрение процессного подхода к управлению лучше всего начинать с переработки, или разработки Положений о подразделениях. Этот документ является привычным для большинства работающих и не вызывает отторжения при введении в него дополнительных требований в виде форм взаимодействия и новой терминологии. В таком виде шаблон «Положения …» предложен в Приложении Б. После согласования этих документов, которые в общей форме регламентируют взаимодействие подразделений, можно приступать к детальной проработке документации, описывающей процессы. В этом случае в качестве формы описания процесса может быть использована шаблон регламента процесса Приложение А.
Вариант 2: Если организация создает СМК на базе реально существующей и действующей документации и Положений о подразделениях, то можно сразу начинать работу по созданию документов (регламентов), описывающих процессы.
Вариант 3: Если организация имеет реально функционирующие системы документации и качества, то можно, если это целесообразно, совместить документ, регламентирующий процесс, с Положением о подразделении (Рис. 2.4.1). В этом случае вместо двух документов можно обойтись одним, который будет иметь реальное наполнение в виде структуры подразделения, его основных функций и работ, распределение ответственности, входы и выходы и т.д. То есть, нужно дополнить Положение о подразделении недостающими разделами из регламента процесса Приложение А. Для данного варианта Регламент процесса является по своей сути инструкцией для владельца процесса по технологии управления процессом.
Рис. 4.8.1.2. Пример документирования функций входящих в процесс.
| ||||||||||
| 4.8.1.3. Разработка регламента процесса | ||||||||||
Регламент процесса дает в общем виде описание порядка функционирования Процесса N в целом. Для подразделения, выполняющего один процесс, Регламент может совпадать с Положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием Положение о подразделении можно внести все требования, регламентирующие выполнение Процесса и управление им. Для крупного подразделения, в котором могут выполняться несколько процессов, Положение о подразделении может содержать ссылки на регламенты нескольких процессов.
В общем случае регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:
1. Назначение процесса – основное назначение процесса, цель создания данного процесса, выполнение основной задач, создание продукта, обеспечение основных процессов каким-либо ресурсом и т.д.
2. Владелец процесса - назначенное должностное лицо, отвечающее за результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления процессом.
3. Выходы и потребители процесса – перечень выходов (результатов, продуктов, услуг и т. д.) процесса с указанием их потребителей и спецификаций на эти выходы и порядка взаимодействия с потребителями. Спецификации могут быть приведены непосредственно в Регламенте или на них должны быть ссылки.
4. Входы и ресурсы – перечень входов (продуктов, услуг, ресурсов и т.д.) с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают на вход процесса или в виде ресурсов используются в ходе процесса и порядок взаимодействия с поставщиками. А также спецификации или ссылки на спецификации на каждый вход и ресурс.
5. Показатели процесса – перечень показателей процесса, по которым Владелец процесса оценивает ход процесса и ведет управление процессом. Формы сбора информации и отчетности по процессу.
6. Документация процесса – перечень документации, регламентирующей проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав процесса и распределение ответственности должностных лиц и персонала за выполнение этих работ и функций; порядок взаимодействия и последовательность выполнения этих работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности, маршрутные, операционные и технологические карты, инструкции по ведению складского и бухгалтерского учета и т.д.).
Пример построения структуры нормативного документа, соответствующего требованиям ГСС:
|