Распределение ресурсов и ресурсные конфликты

Значимость процессов управления ресурсами проекта столь велика, что самые совершенные программные средства не могут быть применены без серьезной предварительной работы руководителя и/или менеджера проекта.

Изучение сетевого анализа может привести к заключению, что только время существенно при решении проектных задач. Действительно, существует много ситуаций, когда именно время является наиболее важной действующей силой, однако в большинстве случаев и другие факторы влияют на возможности выполнять работу, реализовывать проекты.

Наличие рабочей силы, производственных площадей, оборудования и т. д. определяет не только возможность потенциального выполнения работы, но и требуемое для этого время. Выделение тех или иных ресурсов может быть ограничено процессами, происходящими вне проекта (например, необходимый сотрудник в данный момент может быть занят на другой работе). Оценка продолжительности будет безоговорочно полагаться на реальные материальные возможности и ограничения, а потому несколько нереалистично говорить только об абстрактной продолжительности проекта.

Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать те или иные потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед порядок (расписание) использования ресурсов.

В ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:

· люди,

· оборудование,

· материалы,

· энергия,

· информация.

Выделяются два класса ресурсов:

1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать:

· материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане;

· информация - например, деловая информация, перерабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией;

· потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана.

2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных продуктов. В качестве примеров можно назвать:

· основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля;

· расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана);

· люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования.

· информация – знания, используемые внутри проекта, но не являющиеся продуктом.

Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы.

· Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами.

· Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от людей, материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако поддержание больших запасов материалов приводит к росту затрат на их создание и обслуживание. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков, и объемы запасов во многом определяются системой отношений между поставщиком и потребителем.

· Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе.

· Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.

Все ресурсы и всё, что они «выполняют», можно описать в терминах запасов и потоков. Это похоже на школьную задачку про бассейн с трубами и движением по ним воды. Вода есть, она прибывает по одной трубе и убывает (вытекает) по другой. Если уровень воды достигнет нулевой отметки (воды не станет), исходящий поток остановится. Поэтому в ходе планирования и реализации проекта очень важно, чтобы «бассейн не пересыхал».

Основы распределения ресурсов. Составление планов и графиков их реализации предполагает распределение ресурсов по заданиям, а это само по себе часто становится довольно сложной задачей. В большинстве случаев имеет смысл составлять график работ и график расходования тех ресурсов, которые нужны для этих работ. Для проекта обычно формируют несколько графиков соответствующих ресурсов:

· График последовательности заданий. Здесь показывается порядок следования заданий с указанием времени их начала и окончания, а также используемых процессов. При этом для наглядности часто применяют диаграммы Гантта.

· График использования человеческих ресурсов. На нем показывают ту работу, которую каждый из сотрудников будет делать в конкретный день или неделю.

· График работы оборудования. На нем обозначается, до какой степени функциональные возможности каждого компонента в комплексе технологического оборудования будут задействованы на текущем интервале времени.

· График расходования материалов. Он показывает, какие материалы потребуются.

До сих пор в анализе мы не принимали во внимание и не рассматривали какие-либо ограничения на обеспечение ресурсами. Исходный календарный план выполнения операций составлялся при условии, что все необходимые ресурсы имеются в достаточном количестве. Однако такая ситуация имеет место далеко не всегда, а если это так, то использование ресурсов в соответствии с потребностями, указанными в календарном плане, может оказаться неэкономичным.

Ограничения на ресурсы. При планировании необходимо учитывать неизбежную ограниченность ресурсов по нескольким факторам.

· Оборудование. Машины и оборудование, несмотря на то, что они будут находиться в вашем распоряжении всё время реализации проекта, не смогут работать в режиме 24 часа 7 дней в неделю 365 дней в году, поскольку им требуется переоснащение, переналадка, техническое обслуживание в соответствии с регламентами. Конечно, иногда менеджеры пренебрегают перерывами в работе техники, сроками проведения плановых осмотров и техобслуживания. В долгосрочной перспективе это обычно ведет к резкому росту затрат на внеплановые ремонты, быстрому износу оборудования.

· Люди. Люди могут отсутствовать на работе не только в связи с плановыми отпусками и государственными праздниками, но и, например, в связи с болезнью. В отличие от взаимозаменяемых машин одной марки, люди таковыми не являются.

· Материалы. В ходе реализации проекта могут возникнуть задержки в поставках некоторых материалов, их качество может расходиться с заявленным и необходимым в проекте.

Метод составления календарного плана с учетом обеспечения ресурсами зависит от конкретных целей лиц, осуществляющих контроль над ходом выполнения проекта. Например, вопросом первостепенной важности может оказаться завершение проекта к определенному сроку, при этом затраты ресурсов некритичны – такие планы ограничены во времени. И наоборот, при ограниченности в денежных средствах на выполнение проекта отводится жестко фиксированное количество ресурсов, а срок выполнения может изменяться в больших пределах. В данном контексте к ресурсам можно отнести рабочую силу, оборудование, сырье, денежные средства, производственные площади и т.д.

Перед тем как приступить к выполнению проекта, управляющий производством должен четко сформулировать критерий, в соответствии с которым будет осуществляться распределение ресурсов. В качестве такого критерия можно выбрать:

1. Максимальное использование имеющихся в наличии ресурсов.

2. Минимизацию максимальных потребностей в ресурсах.

3. Минимизацию максимальных изменений потребностей в ресурсах.

Кроме названных, существует и множество других критериев. Существует множество методов решения проблемы распределения ресурсов: эвристические методы, методы математического программирования.

Для практического использования и понимания принципов работы стандартных программ по управлению проектами рассмотрим один из простейших алгоритмов, в котором используются графики ресурсов и «метод проб и ошибок».

Графики ресурсов. Если общая потребность в некотором ресурсе определяется на основе постоянных интервалов, например, за один день или за одну неделю, то можно построить график ресурса. На нем отражается потребность в ресурсе в течение каждого интервала времени.

Ресурсы, требуемые для осуществления каждой работы, складываются по всем работам, выполняемым одновременно, в предположении, что для каждой работы в наиболее ранний срок ее выполнения должны быть запасены необходимые ресурсы. Если потребность в ресурсе превысила его лимит, необходимо либо вложить в проект дополнительное количество ресурса, либо пересмотреть календарный план выполнения операций. Иногда в таких ситуациях необходимо задержать срок выполнения проекта. Несмотря на то, что некоторые операции проекта не имеют явной логической последовательной взаимосвязи, одновременное их выполнение часто оказывается невозможным вследствие ограничений на ресурсы. Это ограничение можно отразить на графике ресурса, если провести линию, соответствующую наличному количеству данного ресурса. Такой прием позволит не планировать выполнение определенных операций на один и тот же период времени.

Назначение ресурсов состоит в определении потребности каждой работы в различных типах ресурсов и в закреплении ресурсов за работой.

Методики назначения и выравнивания ресурсов позволяют менеджеру проанализировать сетевой план, построенный с помощью метода критического пути с тем, чтобы обеспечить доступность и использование определенных ресурсов на протяжении всего времени выполнения проекта.

Методики выравнивания ресурсов представляют собой, как правило, программно-реализованные эвристические алгоритмы планирования при ограниченных ресурсах. Эти средства помогают менеджеру создать реальное расписание проекта, с учетом потребности проекта в ресурсах и фактически доступных в данный момент времени ресурсов.

Ресурсная гистограмма - гистограмма, отображающая потребности проекта в том или ином виде ресурсов в каждый момент времени.

Ресурсное календарное планирование - планирование сроков начала работ при ограниченных наличных ресурсах. Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта в целом. Сдвигая некритические работы вплоть до их поздних сроков начала (окончания), можно обеспечить оптимальное использование ресурсов.

Информация, полученная в результате ресурсного анализа проекта, помогает заострить внимание менеджера и членов команды на тех моментах, где эффективное управление ресурсами будет являться ключевым фактором успеха.

Анализ реализуемости проекта включает в себя: логическую реализуемость (порядок выполнения работ во времени); временной анализ (расчет и анализ временных характеристик работ: ранняя/поздняя дата начала/окончания работы, полный, свободный временной резерв и другие); физическая (ресурсная) реализуемость (учет ограниченности наличных или доступных ресурсов в каждый момент времени выполнения проекта); финансовая реализуемость (обеспечение постоянного наличия доступных денежных средств). Исходный план - план выполнения работ проекта, содержащий исходные сведения об основных временных и стоимостных параметрах работ, который принят к исполнению. В исходном плане обычно фиксируются объемы работ, плановые даты начала и окончания задач проекта, длительности задач, расчетные стоимости задач.

Гистограмму потребностей в ресурсах можно сравнить с имеющимся количеством каждого вида ресурса, и если потребность в некотором количестве ресурса превышает имеющуюся в наличии величину этого ресурса, то возможно придется изменить время в календарном плане, чтобы обеспечить потребность вновь поступающими ресурсами. Это можно сделать либо за счет использования резервов времени работ, не лежащих на критическом пути, или можно увеличить продолжительность проекта.

После определения потребных для выполнения каждой работы ресурсов и первоначального их назначения необходимо избавиться от конфликтов ресурсов, то есть от назначения ресурсам фронта работ, превышающего возможный. При назначении ресурса на несколько работ необходимо учитывать его загрузку на каждой работе для недопущения конфликтов.

Задачи планирования имеют, как правило, два типа постановок:

1. Учет потребностей в отдельных видах ресурсов и их сглаживание.

2. Рациональное распределение ресурсов.

Если не все ресурсы можно получить из внутренних источников, то некоторые из них придется купить, арендовать или взять напрокат. Возможно, что на выполнение некоторых работ необходимо заключить контракты с субподрядчиками. Данные по минимальным количествам требуемых ресурсов, установленные процедурой распределения ресурсов, могут быть использованы на последующих стадиях при проверке достаточности ресурсов подрядчика для выполнения проекта.

Экономическая и финансовая реализуемость. Когда для каждой операции известна оценка стоимости, можно проанализировать обеспеченность её финансовыми ресурсами. Стоимости могут зависеть также от способа реализации проекта. Можно рассмотреть альтернативные методы, оценить их и использовать полученную информацию для анализа экономической реализуемости.

Экономическая реализуемость необходима для определения продолжительности проекта, которая соответствует минимальной стоимости. Вполне возможно, что анализ экономической реализуемости будет проводиться при определенных ограничениях на ресурсы. Довольно часто уровень используемых ресурсов или длительность ограничены сверху. Хотя процедуры проверки ресурсной, экономической и финансовой реализуемости аналогичны, различные ограничения по-разному определяют область, в которой проводятся исследования различных длительностей и стоимостей выполнения проекта.

Если в проекте будут использоваться только собственные трудовые ресурсы, то можно составить расписание их использования, чтобы определить, можно ли таким путем обеспечить выполнение проекта. Аналогично можно составить расписание затрат, чтобы убедиться, что намеченные закупки могут быть осуществлены и что материалы будут поставлены в нужные сроки.

Когда выбрана продолжительность выполнения, соответствующая минимальной стоимости, следует провести окончательную проверку финансовой реализуемости. Проект-менеджер проводит анализ денежных потоков для определения проекта при установленных общих затратах и выбранной длительности выполнения проекта. Выходом анализа денежных потоков является планирование по отчетным периодам (квартальные, месячные, полугодовые) всех финансовых операций и их конечный эффект.

Оптимизация. При проверке на экономическую реализуемость может выясниться, что полученные длительности экономически невыгодны. Тогда необходимо пересмотреть приоритетные распределения ресурсов и исследовать возможности получения дополнительных (более дешевых) ресурсов или дополнительного эффекта (при тех же затратах). Затем следует перераспределение ресурсов, результаты которого подвергаются проверке на экономическую и финансовую реализуемость. Этот итеративный процесс анализа реализуемости продолжается до тех пор, пока не будет получено приемлемое расписание.

План, успешно прошедший анализ на реализуемость, необходимо оценить на соответствие другим критериям. Могут измениться условия выполнения проекта. Это может привести к изменениям финансового плана, необходимые для проекта специалисты могут оказаться занятыми на других работах. Могут измениться налоговые законы, воздействующие на экономическую реализуемость проекта.

На этапе оптимизации может возникнуть необходимость в некоторых изменениях плана для удовлетворения тех или иных критериев. Эти изменения могут вызвать необходимость возвращения к предыдущим этапам планирования. В результате этого процесса (возможно, после нескольких итераций) получается скорректированное генеральное расписание проекта, которое близко к оптимальному.

Имеет смысл также провести проверку возможности принятия оптимального в математическом смысле плана с учетом таких критериев, как минимальная длительность выполнения проекта, минимальная стоимость, максимальное использование собственных ресурсов, максимальная занятость в периоды экономического спада, максимальная удовлетворенность заказчика и т. п. Эти критерии в известном смысле независимы.

Такие математические методы, как моделирование, линейное, динамическое и целочисленное программирование, теория игр и другие могут быть использованы для определения оптимального плана, но обычно в задачах такого рода число переменных и ограничений настолько велико, что они превышают возможности… но только не современной вычислительной техники, а возможности человека анализировать и делать выводы. Кроме того, ответ, найденный компьютером, будет слишком точным – а потому бесполезным в динамично развивающемся мире. Современные итеративные методы, использующие эвристику, позволяют определить по меньшей мере приемлемый план, выполнение которого приведет к ожидаемому результату.

Определение потребности в ресурсах. После построения оптимального плана можно подготовить расписание (план) использования трудовых ресурсов и материалов для случая, когда проект должен обеспечиваться собственным персоналом, а определенные материалы должны поставляться заказчиком. Можно также принять соглашения об аренде, прокате или покупке оборудования.

Необходимо выполнить:

· Определение ресурсов, требующихся для выполнения проекта, и их распределение во времени: денежных средств, строительных материалов, технологического оборудования, средств вычислительной и организационной техники, энергетических ресурсов, машин, механизмов, транспортных средств, производственных площадей;

· Оптимизацию суммарных графиков потребности в ресурсах;

· Определение поставщиков ресурсов по проекту;

· Учет факторов, влияющих на обеспеченность проекта ресурсами;

· Формирование графиков поставки ресурсов.

Если привлечение ресурсов из внешнего источника повлияет на ход проекта, потребность в ресурсах может быть пересчитана заново (например, для реализации проекта необходимо взять кредит – если в банке занять только сумму, которой недостает по проекту, то не хватит средств на уплату банковских процентов, и проект опять станет нереализуемым).

Контрольные вопросы

1) Какие факторы, кроме времени, ограничивают реализацию проекта?

2) Что такое «ресурсы»?

3) Какие два класса ресурсов выделяется? Какие ресурсы относятся к каждому из них?

4) Какие графики используются в проектах?

5) С чем связаны ограничения каждого вида ресурсов?

6) В чем заключается метод составления календарного плана с учетом обеспечения ресурсами?

7) В чем заключается анализ реализуемости проекта?

8) Что такое «конфликт ресурсов»?

9) Что такое экономическая и финансовая реализуемость?

10) Как определяется потребность в ресурсах?

Поиск по сайту: