Управление изменениями

Управление изменениями относится к ключевым интеграционным процессам в управлении проектами, и охватывает весь жизненный цикл проекта.

Под изменениями в проекте понимается замена одного решения другим при разработке и реализации проекта в связи с воздействием внешних и внутренних факторов. Соответственно и источники изменений делятся на внешние и внутренние.

К внешним источникам изменений относят: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные и другие факторы. Команда проекта имеет весьма ограниченные возможности по влиянию и управлению этими источниками изменений. Их необходимо учитывать и гибко на них реагировать на протяжении всех этапов проекта.

Внутренние источники изменений происходят из среды самого проекта, из взаимоотношений участников в ходе реализации проекта. Любой из участников оказывает свое влияние на ход проекта и может вызвать значительные изменения в предметной области, в календарных сроках, в финансировании проекта, в графиках поставок материалов и оборудования и т. д. Значительную часть внутренних изменений невозможно предвидеть на стадии разработки, так как они связаны с появлением новых проектных решений, более эффективных материалов, конструкций, технологий и др.

Другая часть изменений связана с отставанием от запланированных сроков, объемов в результате влияния факторов самого различного рода — не только внутренних, но и внешних (социальных, природно-климатических и т. д.). На проект, который реализуется внутри компании, может оказать радикальное воздействие изменение приоритетов в стратегии организации и, в свою очередь, приоритетов среди выполняемых этой организацией проектов. А это, как правило, влечет за собой и конкуренцию среди проектов за ресурсы, и кадровые перестановки внутри проектных команд, и осложнение межличностных отношений.

Таким образом первоначальный план проекта может быть подвержен существенной корректировке или вообще оказаться несостоятельным из-за:

· изменения сроков выполнения проекта;

· необходимости пересмотра стоимости;

· изменения технических условий проекта;

· изменения стратегии организации;

· изменения методов и технологий выполнения работ;

· изменения потребностей, для удовлетворения которых разрабатывался проект;

· пересмотра первоначальных оценок длительности работ;

· неточностей в планировании связей между работами;

· срыва сроков поставок;

· невозможности использовать ресурсы согласно первоначальному плану;

· изменения в потребностях в ресурсах для выполнения отдельных операций;

· изменений рыночной конъюнктуры и т. д.

Руководитель проекта должен постоянно отслеживать все возникающие изменения и оценивать их возможное влияние на сроки, затраты, качество и конечные результаты проекта и предпринимать необходимые корректирующие меры.

Мировая практика управления проектами показывает, что изменения, возникающие по ходу проекта, нередко приводят либо к неудачному завершению, либо провалу проекта в целом. Поэтому уже при планировании проекта должны быть максимально учтены возможные проблемы, способные потребовать оперативных вмешательств в ход выполнения проекта, и продуманы меры по предотвращению таких ситуаций или минимизации их влияния на проект.

В российской практике к изменениям в проектах, к сожалению, сложилось довольно формальное отношение — менеджеры чаще всего достаточно поверхностно анализируют и оценивают возможные последствия, что в дальнейшем неизбежно приводит к очень серьезным проблемам и, нередко, к отказу от проекта либо смене его менеджера.

Процесс управления изменениями включает в себя прогнозирование и планирование будущих изменений, регистрацию всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценку последствий, одобрение или отклонение, организацию мониторинга и координацию исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Менеджеру проекта целесообразно формировать исходное описание системы для внесения последующих изменений. Такой документ называется описанием конфигурации текущего состояния проекта и включает в себя комплекс технической документации, характеризующей состояние проекта в определенный момент времени.

Один из подходов к управлению изменениями состоит в том, что менеджер проекта периодически на протяжении всего жизненного цикла проекта запрашивает все документы об изменениях для контроля, перепроверки и оценки.

Для регламентирования и протоколирования прохождения изменений при этом используются следующие документы:

· «Отчет о проблеме» - описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии;

· «Запрос на осуществление изменения» формируется на начальной стадии;

· «Описание предлагаемого изменения» - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях;

· «Заявка на изменение» - оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие проводить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.

Следует отметить, что если необходимые расходы на непредвиденные изменения показателей превышают 15-20 %, то проект обычно рекомендуют усовершенствовать, с тем, чтобы снизить уровень неопределенности при его планировании и разработке.

Контрольные вопросы

1) Что относится к изменениям в проекте?

2) Каковы источники изменений в проекте?

3) Кто должен отслеживать возникающие изменения в проекте?

4) Достаточное ли внимание уделяется изменениям в российской практике управления проектами?

5) Какие документы используются для регламентирования и протоколирования прохождения изменений?

Поиск по сайту: