Методичні рекомендації. Великі обсяги даних з однотипною структурою являють собою базу даних, яка ще має назву списку даних

Великі обсяги даних з однотипною структурою являють собою базу даних, яка ще має назву списку даних.

Список даних - набір рядків з постійними заголовками стовпчиків або полів. Інформація, що сформована у вигляді баз даних, може оброблятися за допомогою спеціальних функцій - це сортування, фільтрація інформації, використання шаблонів для впровадження, корегування та відображення даних.

Для всіх операцій з базами даних активна комірка має знаходитись усередині виділеного діапазону даних.

Створення бази даних повинно відповідати таким правилам:

· база даних має постійну кількість стовпчиків і змінну кількість рядків;

· кожний стовпчик містить однотипну інформацію;

· базу даних формують на новому аркуші робочої книги;

· заголовки стовпчиків центрують і для зручності перегляду відображають шрифтом іншого розміру;

· стовпчики форматують відповідно до даних: встановлюють ширину стовпчиків, числовий формат та вирівнювання даних;

· визначають стиль заповнення бази даних з метою подальшого групування взаємопов'язаних записів;

· кількість рядків з даними не обмежена, але всередині бази не дозволяється створювати порожні рядки;

· після встановлення структури бази даних бажано зберегти її на диску у
вигляді робочої книги, ім'я якій надає користувач.

Для введення до бази даних відомостей та їх перегляду і редагування рекомендується використовувати спеціальні діалогові вікна – форми.

Для введення даних до створеної структури бази даних слід виділити рядок із заголовками стовпчиків і виконати команди Данные\Форма.

На екрані з'явиться діалогове вікно форми зі створеними полями, які слід заповнити для першого запису БД і натиснути кнопку Добавить. Подібно до цього послідовно виконати заповнення решти записів.

Впорядкування даних виконують за допомогою команд Данные\Сортировка у відповідному діалоговому вікні.

Одним із засобів швидкого перегляду групи даних, що відповідають якійсь умові, є фільтрація. Програма Ехсеl надає користувачам дві можливості фільтрації даних:

• за простими умовами - використання автофільтру;

• за більш складними - використання розширеного фільтру.

Також можна використовувати пункт Условие... для встановлення умов виведення записів у діалоговому вікні Пользовательский автофильтр.

Для відміни режиму фільтрації даних ще раз мають бути виконані команди Данные\Фильтр\Автофильтр

Використання розширених фільтрів дозволяє переглядати дані з використанням інтервалу критеріїв для виведення тільки тих записів, що задовольняють певним критеріям.

Для фільтрації за допомогою розширеного фільтра слід встановити кри­терії фільтрації, виконати команди Данные\Фильтр\Расширенный фильтр..., у відповідному діалоговому вікні вказати діапазони комірок бази даних і критеріїв фільтрації.

Для встановлення критеріїв фільтрації слід:

· вставити декілька порожніх рядків над базою даних;

· скопіювати назви полів до першого вставленого рядка;

· занести відповідні умови фільтрації у потрібні стовпчики;

· переконатися, що між умовами фільтрації і базою даних є хоча б один порожній рядок.

Для відміни режиму фільтрації досить виконати команди Данные\Фильтр\Отобразить все...

Команда Итоги в меню Данные дозволяє впорядковувати базу даних за до­помогою групування записів з виведенням проміжних підсумків, середніх значень тощо.

Команда відображає дані в базі даних у вигляді структури, що надає можливість розгортати та згортати розділи за допомогою миші. Команда Итоги використовується для відсортованих даних показників, що беруть участь у формуванні підсумків. У результаті виконання команд Данные\Итоги з'явиться діалогове вікно, у якому:

• вибрати зі списку При каждом изменении в: відповідне поле, відносно змін у значеннях якого отримують підсумки;

• визначити у списку Операция тип підсумкової операції (Сумма, Среднее тощо);

• у рамці Добавить итоги по: назначити прапорці біля полів, для яких проводяться обчислення. У разі виконання команди на екрані з'явиться структурована база даних з проміжними підсумками, символами струк­тури та загальним підсумком.

Режим структурованої бази даних дозволяє переглядати різні частини списку за допомогою кнопок, що розташовані в лівому полі робочого арку­ша. Кнопки мають позначки «+» та «-», що означає дії згорнути та розгорнути. Кнопка з номером 1 дозволяє переглянути загальний підсумок, з но­мером 2 - підсумок за окремими групами, визначеними в списку При каж­дом изменении в:, а з номером 3 - усі підсумки.

Для відміни режиму підсумків досить виконати команди Данные\Итоги, Промежуточные итоги\Убрать все.

Поиск по сайту: