Методичні рекомендації. Щоб створити нову таблицю БД, спочатку слід клацнути на вкладинці Таблицы Головного вікна, а потім на кнопці Создать

Щоб створити нову таблицю БД, спочатку слід клацнути на вкладинці Таблицы Головного вікна, а потім на кнопці Создать. Після цього з’явиться діалогове вікно Новая таблица, в якому передбачено п’ять способів створення таблиці:

1. Режим таблицы - для введення даних в рядки й поля абстрактної таблиці.

2. Конструктор - для самостійного проектування таблиці.

3. Мастер таблиц - для отримання допомоги Access при створенні таблиці.

4. Импорт таблиц - для імпортування даних із таблиць інших баз даних Access, DBase, Fox Pro, Paradox або інших ODBC-сумісних, а також для імпорту текстового файлу чи електронної таблиці Excel.

5. Связь с таблицами - для створення таблиці, що зв’язана з таблицею із зовнішнього файлу.

Хоча спосіб створення Мастер таблиц найпростіший, але він не враховує всіх особливостей. Тому доцільно на початковому етапі вивчення СУБД Access розглянути спосіб Конструктор.

У вікні конструктора таблиці містяться такі області:

Область введення полів - призначена для введення імен полів і типів даних, а також для описування окремих полів.

Область властивостей полів - призначена для введення опцій поля, які називаються властивостями.

Поля створюються шляхом введення імені поля і типу даних у кожний рядок області введення. Імена полів в одній таблиці не повинні повторюватись. За замовчуванням, Access присвоює текстовий тип даних кожному новому полю. Для того щоб присвоїти полю інший тип даних, слід клацнути на кнопці зі стрілкою, і вибрати потрібний тип із списку, що відкрився. Для чисел, які містять знаки пунктуації (дефіси в номерах телефонів і т.д.), слід використовувати числовий тип даних і маску введення для числового поля.

Використання описування поля не обов’язкове, воно потрібне лише тоді, коли необхідно нагадати призначення конкретного поля. Описування поля зручне тим, що воно з’являється в рядку стану при введенні даних у це поле.

Кожне поле має ім’я, тип і властивості. Імена полів можуть мати не більше 64 символів, до яких належать букви, цифри і пробіли. Імена полів в одній таблиці не повинні повторюватись. Одне або декілька полів необхідно визначити як ключові.

Тип даних визначає вид інформації, яка зберігається в полі. Коли вказується тип даних, ACCESS визначає, які дані можуть зберігатися в цьому полі, а також скільки місця для них потрібно зарезервувати. На основі типу даних визначаються типи розрахунків або інших операцій, які можливі для даного поля.

В ACCESS передбачені 10 основних типів полів:

1. Текстовый. Можуть записуватись літери, цифри та інші символи до 255 байт (1 байт на 1 символ).

2. МЕМО. Це довге поле, або, як на нього ще кажуть, - поле приміток. Можуть записуватись літери, цифри та інші символи до 64 Кбайтів.

3. Числовой. Можуть записуватись цілі числа й числа з плаваючою комою.

4. Дата/Время. Використовують для запису дат або часу у визначених форматах. Довжина поля - до 8 байтів.

5. Денежный. Використовується для запису чисел до 15 знаків зліва від десяткової крапки і 4 десяткових знаків.

6. Счетчик. Використовують як лічильник записів, тобто для послідовної нумерації, яка автоматично збільшується. Його також використовують як ключове поле.

7. Логический. Можна записувати тільки одне з двох значень: «ТАК» або «НІ», «ХИБНЕ» чи «ІСТИННЕ», «ВВІМКНЕНО» чи «ВИМКНЕНО». Найчастіше використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.

8. Поле объекта OLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а вказівку на ім’я об’єкта. Об’єктами можуть бути малюнки, відео, звукозаписи та інші файли.

9. Гиперссылка. Використовується для зберігання гіпер­текстових посилань на визначені об’єкти.

10. Мастер подстановок. Для вибору значень із списку, що відкривається та містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього типу запускає майстер, який визначає тип даних.

Властивості полів можуть прийматись за замовчуванням. Правильне і оптимальне визначення властивостей полів помітно полегшує введення інформації у базу даних. Властивості полів, які встановлені для таблиці, автоматично переносяться на інші об’єкти БД, які використовують цю таблицю - форми, запити і звіти. Типи властивостей, які наведені в нижній частині вікна режиму “Конструктор”, відповідають визначеному типу даних для цього поля. В загальному випадку поля мають такі властивості:

- Размер поля. Обмежує розмір текстових полів визначеною кількістю символів (від 1 до 255), а для числових полів визначає інтервал значень числа;

- Формат поля. За допомогою спеціальних символів можна задавати вигляд та розмір рядків, що вводяться;

- Число десятичных знаков. Встановлює число знаків після крапки (коми) у полях типів Числовий та Грошовий;

- Маска ввода. За допомогою спеціальних символів можна визначити тип символу у кожній позиції введення. Вона дозволяє одразу визначити, скільки цифр або символів потрібно ввести в поле. Наприклад, у масці цифра «9» означає необов’язкове введення цифри, а «0» - для обов’язкового введення цифр у поле;

- Подпись. По суті, це друге ім’я поля, яке використовується у формах, звітах або в режимі таблиці, замість основного імені поля;

- Значение по умолчанию. Дозволяє автоматично вставляти рядки, які часто повторюються, у всі новостворені поля;

- Условие на значение. Дозволяє створювати фільтр, який забезпечує введення у дане поле тільки тих значень, які відповідають заданій умові;

- Обязательное поле. Встановлюється для даних, які обов’язково повинні бути введені;

- Пустые строки. Дозволяє полям типу Текстовий і МЕМО мати рядок нульової довжини. Набувають двох значень: «ТАК» і «НІ». «ТАК» означає, що порожні рядки дозволені;

- Идексированное поле. Встановлює додатковий індекс, який дозволяє значно прискорити пошук і сортування даних. Індекси можна встановити для полів усіх типів, крім поля об’єкта OLE і логічного типу. Ця властивість має три значення:

§ «НЕТ» (за замовчуванням) - індекс не створюється;

§ «ДА - допускаются совпадения» - створюється індекс, який враховує можливість повторення значення в полях;

§ «ДА - совпадения не допускаются» - створюється індекс, який не допускає повторення значень полів.

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця повинна мати ключове поле. Основний ключ є унікальним, який ідентифікує кожен запис. Виходячи з цього, значення поля, яке вибране у якості ключового, повинно відрізнятись для різних записів таблиці. Переваги використання ключового поля:

- швидкість. Використовуючи основний ключ, Access створює індекси, які дозволяють прискорити роботу запитів і ряду інших функцій;

- впорядкування. Access автоматично сортує й відображає записи бази даних у порядку зростання або спадання основного ключа таблиці;

- відсутність повторень. Access не дозволяє користувачу вводити дані з такими ж основними ключами, як і у існуючого запису;

- зв’язки. Access організовує зв’язки між таблицями, використовуючи основний ключ.

Вибір ключового поля – важливий етап створення таблиці, тому при виході з режиму Конструктора таблиці баз вказування ключового поля з’являється нагадування про його створення. Якщо у таблиці немає поля, яке могло б виконувати роль ключового, то можна вибрати комбінацію полів, або поле типу Счетчик, яке і буде ключовим.

Первинний ключ для вибраного поля можна створити, наприклад, за допомогою кнопки Ключевое поле на панелі інструментів об’єкту Таблица, або меню Правка і команди Ключевое поле. Після створення первинного ключа на маркері поточного рядка у режимі Конструктора з’явиться піктограма ключа.

Після створення структури таблиці необхідно заповнити її даними. В режимі таблиці відображаються усі введенні дані.

Оскільки поля мають різні типи, необхідно використовувати для кожного типу визначений спосіб введення даних. Наприклад, для типів даних Числовой, Денежный, Дата/Время, Логический перевірка коректності значення виконується автоматично.

При введенні даних у поле типу МЕМО у таблиці відображається тільки частина тексту. Якщо натиснути комбінацію клавіш [ Shift ]+[ F2 ], з’явиться вікно діалогу зі смугою прокрутки, в яке можна ввести всю інформацію у поле МЕМО.

У полі типу OLE можуть міститися бітові образи, звукові, відео та інші файли. При розміщенні OLE-об’єктів у таблиці можна побачити тільки текст, який вказує на вид об’єкта, а не сам об’єкт.

Поиск по сайту: