Міністр М. Оніщук

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
25.12.2008 N 2274/5

ПОРЯДОК
роботи з документами в органах
державної виконавчої служби

1. Загальні положення

1.1. Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби (далі - Порядок) розроблений відповідно до Закону України "Про державну виконавчу службу" (202/98-ВР), Закону України "Про виконавче провадження" (606-14), інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що визначають правила складання та оформлення документів.

1.2. Цей Порядок установлює основні правила роботи з документами в органах державної виконавчої служби, в тому числі порядок загального документування у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної виконавчої служби, діловодство з виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб) (далі - рішень) у всіх органах державної виконавчої служби, оформлення документів, технічного забезпечення їх підготовки, контролю за виконанням документів, а також здійснення діловодних процесів - організації документообігу, формування справ і зберігання документів (далі - діловодство) та поширюється на всю службову документацію.

{ Пункт 1.2 розділу 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

1.3. Забезпечення організації роботи з документами в органах державної виконавчої служби та дотримання визначених цим Порядком правил покладається на керівника органу державної виконавчої служби, який зобов'язаний:

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, уживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення органу державної виконавчої служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями;

контролювати своєчасну і якісну підготовку службових документів;

ознайомлювати новоприйнятих працівників з цим Порядком.

1.4. Діловодство в органах державної виконавчої служби здійснюється спеціально визначеними працівниками, відповідальними за ведення діловодства (далі - діловод), про що зазначається в їх посадових інструкціях.

1.5. Працівники органів державної виконавчої служби забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

1.6. Діловодство в органах державної виконавчої служби та документування управлінської діяльності здійснюється державною мовою.

2. Порядок загального документування у районних,
районних у містах, міських (міст обласного значення),
міськрайонних, міжрайонних відділах
державної виконавчої служби

{ Назва розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

2.1. Документи, що надходять на адресу районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділів державної виконавчої служби (далі - Відділ) приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються діловодом Відділу.

Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається адресатами - користувачами поштових скриньок. Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв'язком, приймається працівниками, відповідальними за виконання службових документів. У разі необхідності така кореспонденція передається для реєстрації чи обліку.

{ Пункт 2.1 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

2.2. Попереднє опрацювання документів включає перевірку правильності їх адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності документів та додатків до них, а також розподіл їх за виконавцями.

Визначення виконавців здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між працівниками Відділу.

2.3. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (упаковки) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий примірник - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ними для розгляду за належністю. { Пункт 2.3 розділу 2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009}

2.4. Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом присвоєння їм єдиного реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідному журналі реєстрації. { Абзац перший пункту 2.4 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

Дата реєстрації і реєстраційний індекс документа проставляються у реєстраційному штампі (додаток 1), як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документа. { Абзац другий пункту 2.4 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

Зазначений штамп використовується виключно для реєстрації вхідних документів. На документах, що підлягають обліку, та на вихідних документах реєстраційний штамп не проставляється.

Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.

Основним принципом реєстрації документів є одноразовість.

2.5. Не підлягають реєстрації, а передаються для приєднання до виконавчого провадження з відміткою діловода про дату їх одержання:

виклики державного виконавця, а також інші документи виконавчого провадження, повернуті за неврученням адресату;

повідомлення про одержання документів виконавчого провадження;

повернуті з банків та інших фінансових установ платіжні документи.

Не реєструються також рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, повернена (як помилково надіслана Відділом) кореспонденція, зведення та інформація, надіслані до відома, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Помилково доставлена кореспонденція пересилається діловодом за належністю або повертається відправнику в термін до двох робочих днів.

2.6. Кореспонденція, яка надійшла до Відділу поштою або з прийому (крім звернень громадян, які розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР), документів про відкриття виконавчого провадження, листів-відповідей на запити державного виконавця), підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 2).

Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження (додаток 3) під одним реєстраційним номером.

Дата надходження документів зазначається у цих журналах через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.

2.7. При реєстрації вхідних документів складові частини індексу документа у реєстраційному штампі складаються з порядкового реєстраційного номера документа у відповідному журналі реєстрації, індексу справи за номенклатурою та можуть доповнюватися індексами виконавців.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/03-22/8, де 415 - порядковий реєстраційний номер документа у відповідному журналі реєстрації, 03-22 - індекс справи за номенклатурою (03 - індекс структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів, 22 - порядковий номер журналу за номенклатурою справ), 8 - індекс виконавця.

2.8. Зареєстровані в установленому порядку документи розглядаються керівником Відділу не пізніше наступного робочого дня з дня надходження кореспонденції до Відділу, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, - в день їх надходження.

Результати розгляду документів керівником фіксуються в резолюції.

Після накладення резолюції керівником Відділу документи повертаються діловоду для внесення необхідної інформації до реєстраційних та (або) облікових журналів, у необхідних випадках - для оформлення документів в обкладинку, та не пізніше наступного робочого дня з дня накладення резолюції передаються виконавцям до виконання або на ознайомлення.

Документи, отримані безпосередньо керівником Відділу на особистому прийомі, передаються на реєстрацію діловоду в день їх надходження.

{ Пункт 2.8 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

2.9. З метою оперативного опрацювання інформації листи-відповіді на запити державного виконавця передаються діловодом у день їх реєстрації безпосередньо виконавцям під розписку в Журналі реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця (додаток 4).

Дата надходження документів зазначається у цьому журналі через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.

{ Пункт 2.9 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

2.10. Вихідна кореспонденція відправляється через діловода не пізніше наступного робочого дня після підписання (затвердження) документа (супровідного листа). Для реєстрації таких документів у Відділі ведеться Журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 5).

2.11. Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, вона також записується в Розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 6).

2.12. У разі направлення документів виконавчого провадження рекомендованими листами діловодом складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 7).

2.13. Реєстрація вхідних, вихідних та інших службових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання.

2.14. При автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації документів запис здійснюється шляхом прямого введення обов'язкового складу реквізитів, який установлений для відповідних журналів у паперовій формі. За необхідності склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений.

2.15. Процедура ведення журналів при автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації документів полягає у щоденному роздрукуванні списків реквізитів відповідних журналів і віднесенні їх до відповідних справ згідно із номенклатурою.

Форма списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

- у заголовній частині списку відповідати формі заголовку відповідного журналу;

- додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

- у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище діловода і його підпис.

2.16. Положення, викладені у цьому розділі, поширюються на відділ примусового виконання рішень Управління державної виконавчої служби головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, відділ примусового виконання рішень Державної виконавчої служби України.

{ Розділ 2 доповнено пунктом 2.16 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

3. Діловодство з виконання рішень
в органах державної виконавчої служби

3.1. Діловодство з виконання рішень в органах державної виконавчої служби це - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами, що віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

3.2. Документи, віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, складаються з документів виконавчого провадження та інших службових документів.

3.3. Документи виконавчого провадження, в тому числі скарги, заяви (клопотання) сторін виконавчого провадження, які подаються відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" (606-14), та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього.

Інші службові документи визначаються номенклатурою справ органу державної виконавчої служби.

3.4. Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому порядку, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 8), який ведеться окремо на кожного державного виконавця. { Абзац перший пункту 3.4 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

Одночасно діловод заводить обкладинку (додаток 9) на виконавче провадження, до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження.

3.5. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який складається з порядкового номера згідно із Журналом обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, та індексу виконавця.

3.6. Передавання документів про відкриття виконавчого провадження державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

{ Абзац другий пункту 3.6 розділу 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

Дата одержання документів переноситься державним виконавцем із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до виконання".

Державний виконавець після одержання документів про відкриття виконавчого провадження у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" (606-14) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті.

3.7. З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика виконавчих проваджень (додаток 10).

Такі журнали можуть вестися окремо щодо кожного державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані.

3.8. Зведене виконавче провадження щодо одного й того самого боржника формується в обкладинці на зведене виконавче провадження (додаток 11) за постановою про об'єднання у зведене виконавче провадження.

З метою обліку виконавчих проваджень, приєднаних до зведеного виконавчого провадження, державний виконавець веде облікову картку на зведене виконавче провадження (додаток 12) та складає розрахунок про розподіл грошових коштів у міру їх стягнення, які долучаються до зведеного виконавчого провадження.

Після закінчення календарного року відомості про незавершені виконавчі провадження щодо одного й того самого боржника переносяться до нової облікової картки на зведене виконавче провадження.

За необхідності зведені виконавчі провадження можуть обліковуватися в окремих реєстраційних формах, про що видається відповідний організаційно-розпорядчий документ керівником органу державної виконавчої служби.

{ Пункт 3.8 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

3.9. Постанови державного виконавця, які є виконавчими документами відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" (606-14), при виділенні їх у окреме виконавче провадження підлягають внесенню до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

Копія постанови про виведення виконавчого документа у окреме виконавче провадження приєднується до окремого виконавчого провадження разом із виконавчим документом, який виділяється.

У матеріалах виконавчого провадження, з якого виділяється виконавчий документ у окреме виконавче провадження, залишається ксерокопія виконавчого документа, що виділяється. { Абзац третій пункту 3.9 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

3.10. Завершене виконавче провадження формується державним виконавцем у хронологічному порядку за заявою (супровідним листом суду) про примусове виконання рішення відповідно до дати надходження (створення) документів виконавчого провадження. Ксерокопію виконавчого документа державний виконавець приєднує до матеріалів виконавчого провадження в останню чергу.

Документи, що приєднуються до матеріалів виконавчого провадження, мають бути тільки в одному примірнику.

У завершеному виконавчому провадженні аркуші нумеруються та скріплюються металевими скріпками, об'ємні за своїм змістом (понад 35 аркушів) прошиваються.

Після завершення виконавчого провадження виконавчий документ з відміткою про виконання (повне, часткове, про неможливість стягнення тощо) надсилається за належністю разом з відповідною постановою державного виконавця та супровідним листом, який підписується керівником органу державної виконавчої служби або його заступником.

{ Пункт 3.10 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

3.11. Відмітка про виконання завіряється підписом відповідальних осіб, що безпосередньо здійснювали виконання, із зазначенням їх посади, прізвища та ініціалів, а також скріплюється печаткою. { Абзац перший пункту 3.11 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

Якщо стягнення проводилось на користь держави, у виконавчих документах зазначається розмір стягнутих коштів, а також дата та номер платіжного документа.

Якщо стягнення проводилось на користь фізичних чи юридичних осіб, зазначається розмір стягнутих коштів за виконавчим документом.

{ Абзац четвертий пункту 3.11 розділу 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

Одночасно у всіх завершених виконавчих провадженнях зазначається дата, підстава закінчення виконавчого провадження (повернення виконавчого документа) згідно із законом (пункт, частина, стаття закону) та сума стягненого виконавчого збору.

{ Абзац п'ятий пункту 3.11 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

У виконавчих документах, за якими відмовлено у відкриті виконавчого провадження, робиться відмітка із зазначенням дати винесення постанови про відмову у відкритті виконавчого провадження та норми закону (пункт, частина, стаття закону), на підставі якої прийнято рішення про відмову.

3.12. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду під підпис в Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

3.13. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби.

На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання, повинна бути резолюція безпосереднього керівника державного виконавця, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.

Передача виконавчих проваджень на зберігання здійснюється державним виконавцем один раз у півріччя на підставі здавального опису (завершених виконавчих проваджень) (додаток 13) після складення статистичного звіту. Здавальний опис (завершених виконавчих проваджень) складається у двох примірниках.

{ Пункт 3.13 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

3.14. У тому разі, коли державному виконавцеві повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених законом дій, передане на зберігання виконавче провадження підлягає поверненню державному виконавцеві, про що робиться відмітка у здавальному описі.

3.15. Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем в термін до 10 січня кожного наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номеру, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження.

3.16. Дані стосовно виконавчих документів, що надійшли до органу державної виконавчої служби, та подальшого виконання відкритих виконавчих проваджень підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих проваджень відповідно до вимог Положення про Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20.05.2003 N 43/5 (z0388-03), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.05.2003 за N 388/7709 (із змінами).

Номер, присвоєний виконавчому провадженню у цьому реєстрі, переноситься у визначену графу на обкладинці виконавчого провадження.

4. Діловодство за зверненнями громадян в органах
державної виконавчої служби

4.1. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства і покладається на органи юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби (в частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян), та на спеціально призначених для цього посадових осіб в органах державної виконавчої служби (в частині формування справ за зверненнями громадян).

Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 N 26/5 (z0342-04), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18.03.2004 за N 342/8941 (із змінами).

З метою контролю за строками розгляду звернень громадян в органах державної виконавчої служби ведеться Журнал обліку звернень громадян (додаток 14).

Звернення громадян передаються виконавцям для організації їх розгляду в обкладинках для пропозиції, заяви, скарги.

Після закінчення перевірки й фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до відповідного органу юстиції з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

Заяви (клопотання) та скарги, що скеровуються сторонами виконавчого провадження відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" (606-14), підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до матеріалів виконавчого провадження разом з документами за наслідками їх розгляду.

Звернення юридичних осіб підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до відповідної справи згідно з номенклатурою разом з документами за наслідками їх розгляду.

{ Пункт 4.1 розділу 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

4.2. Проведення особистого прийому громадян здійснюється керівництвом органу державної виконавчої служби та державними виконавцями у прийомні дні та години згідно з графіком, затвердженим керівником відповідного органу державної виконавчої служби. { Абзац перший пункту 4.2 розділу 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

Ознайомлення сторін виконавчого провадження з матеріалами виконавчого провадження здійснюється у прийомні дні та години державного виконавця або в день, визначений керівником органу державної виконавчої служби.

Після ознайомлення з матеріалами виконавчого провадження на зворотному боці обкладинки виконавчого провадження державний виконавець ставить відповідну позначку із зазначенням дати ознайомлення та прізвища особи, яка ознайомилася.

{ Пункт 4.2 розділу 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

4.3. Облік особистого прийому громадян здійснюється керівництвом органу державної виконавчої служби у Журналах (картках) обліку особистого прийому громадян.

4.4. В органах державної виконавчої служби має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян із зразками заяв, скарг, пропозицій та графіком особистого прийому громадян.

5. Підготовка і оформлення службових документів

5.1. Діяльність органів державної виконавчої служби забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документообіг.

5.2. Документи виконавчого провадження оформлюються відповідно до вимог Закону України "Про виконавче провадження" (606-14), інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цього Порядку.

5.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки.

5.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) органу державної виконавчої служби (автора), її місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та за необхідності - відбиток печатки, реєстраційний номер.

У процесі підготовки та оформлення документів можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

5.5. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (акт, протокол, постанова тощо), що документується.

5.6. Для оформлення документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.

5.7. Процес виконання документа починається після накладення на нього резолюції керівником органу державної виконавчої служби.

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.8. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

5.9. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.

У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їхні вихідний номер і дату.

5.10. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається.

5.11. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, повинен містити одне питання.

Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.

5.12. Документи адресуються органу чи установі, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа органу чи установі або їх структурним підрозділам, їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Державна податкова інспекція у Печерському районі

міста Києва.

Якщо документ надсилається керівнику органу чи установи, найменування органу чи установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Прокуророві Печерського району м. Києва

Петренку О.І.

5.13. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

5.14. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

5.15. Повна адреса після назви установи, організації (одержувача) зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

5.16. У разі надсилання письмової інформації фізичній особі у документі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:

Петренку О.І.

вул. Шевченка, буд. 4, кв. 2,

м. Остер,

Козелецький район,

Чернігівська область, 17044

5.17. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "про що?". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (доповідні записки, пояснення тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

5.18. На опрацьованих документах обов'язково проставляється дата.

Датою документа є дата його підписання (прийняття, затвердження).

Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

5.19. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 жовтня 2009 року слід писати: 12.10.09 або 12.10.2009.

Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.2009 роблять у протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО та у документах виконавчого провадження, складених державним виконавцем.

Без століття дати пишуться в облікових картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 2009 року слід писати: 03.04.09 або 03.04.2009. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, та у відмітках про виконання, що робляться у виконавчих документах, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 30 травня 2009 року.

5.20. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, візи, відмітки про виконання.

5.21. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження проекту документа може бути внутрішнім (посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.

5.22. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. За необхідності зазначається посада цієї особи.

Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються в органі державної виконавчої служби, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

5.23. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" (без лапок), найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Керівник органу юстиції

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначаються номер протоколу засідання цього органу і дата.

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертної комісії

Дата, N

5.24. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої законодавством.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), усіма відповідальними особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "В.о.", "Заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед назвою посади.

5.25. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Затвердження документа здійснюється шляхом або підписання його посадовою особою, або видання організаційно-розпорядчого документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник органу державної

виконавчої служби

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядженням керівника органу

державної виконавчої служби

Дата, N

Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.
5.26. Документи, що вимагають особливого засвідчення їх справжності, скріплюються печаткою.

На документах, що фіксують факт перерахування грошових коштів та інших матеріальних цінностей (платіжні вимоги (доручення), довідки про перерахування (стягнення) аліментів, письмові вимоги про розкриття банківської таємниці тощо), підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях, зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, та у інших випадках, передбачених законодавством.

Документи, які не потребують обов'язкового засвідчення гербовою печаткою, можуть скріплюватися печаткою, яка відтворює найменування структурного підрозділу (негербовою).

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала (затвердила) документ.

Відповідальність за зберігання та використання печаток несе керівник органу державної виконавчої служби. Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, які розміщуються в робочому кабінеті керівника органу державної виконавчої служби. Виготовлення, придбання, зберігання, перевезення, облік і використання печаток здійснюються відповідно до Положення про дозвільну систему, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.92 N 576 (576-92-п) (із змінами). { Пункт 5.26 розділу 5 доповнено абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.27. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути двох видів:

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

5.28. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:

Додаток: на ___ арк. у ___ прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Наприклад:

Додатки: 1. Довідка на ___ арк. у ___ прим. 2. Графік на ___ арк. у ___ прим.

5.29. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка:

Додаток: на ___ арк. у ___ прим. на першу адресу.

5.30. Кількість аркушів у прошитих документах чи журналах (книгах) не зазначається.

5.31. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника органу державної виконавчої служби. У органах державної виконавчої служби можуть засвідчуватися копії лише тих документів, що в них створюються.

Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

5.32. При оформленні документів слід дотримуватися таких правил:

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок документів ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Відступ (абзац) від межі лівого поля не роблять для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчуваного напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, ПРОПОНУЮ.

5.33. Організаційно-розпорядчі документи - розпорядження керівника органу, службові листи, акти, довідки, протоколи тощо, створені в результаті діяльності органів державної виконавчої служби, оформляються з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003 (v0055609-03) "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.33 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.34. Розпорядження - підзаконний акт управління, який видається в одноособовому порядку керівником органу в межах своєї компетенції, з оперативних та інших питань і має обов'язкову силу для осіб, що перебувають у його підпорядкуванні.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання розпорядження є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи інший розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується органів державної виконавчої служби.

Розпорядча частина починається словом "Прошу", "Зобов'язую". У пунктах розпорядчої частини зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо розпорядження доповнює, скасовує або змінює раніше видані розпорядження чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням розпорядження в цілому.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.34 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.35. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності органів державної виконавчої служби.

Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні, супровідні листи тощо.

Листи не можуть встановлювати нові правові норми або змінювати чи скасовувати їх.

Лист повинен бути написаний на бланку і мати такі реквізити: дата, вихідний номер, заголовок (у передбачених випадках), адресат, посилання на дату та індекс документа (у листах-відповідях), підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.35 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.36. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує певні встановлені факти або події.

Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка посадової особи. Після слова "складений" перелічуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим зазначається прізвище голови, прізвища інших членів комісії проставляються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладаються мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.

В кінці акта (перед підписами) повідомляються відомості про кількість примірників акта і вказується місце їх зберігання.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.

За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх при його складанні її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.36 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.37. Службові записки - узагальнена назва адресованих керівництву органів юстиції або органів державної виконавчої служби письмових пояснень, повідомлень та узагальнень, в яких описуються певні факти чи події, а також вносяться пропозиції, які випливають з викладених фактів чи подій та їх аналізу.

Службові записки поділяються на доповідні, пояснювальні та аналітичні.

Доповідні записки - письмові повідомлення на ім'я керівника органу юстиції або органу державної виконавчої служби, їх заступників, згідно розподілу повноважень, керівників структурних підрозділів, в яких описується певний факт чи подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень та внесення певних пропозицій.

Доповідна записка складається з ініціативи працівника або за вказівкою керівництва.

Доповідні записки за змістом поділяються на інформаційні, звітні та ініціативні.

Пояснювальні записки - письмові пояснення ситуацій, що склалися, фактів, дій або вчинків працівників, які складаються на вимогу керівництва. Інколи пояснювальні записки складаються як вступ до якогось документа.

Аналітичні записки - письмові узагальнення, які складаються на вимогу керівництва або за власною ініціативою і містять систематизовані (згруповані, класифіковані та узагальнені) дані щодо подій та процесів з викладенням тенденцій розвитку ситуації та пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які випливають з наведеного аналізу.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.37 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.38. Довідка - документ інформаційного характеру, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або обставин.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки, що складаються на вимогу фізичної особи, про підтвердження певних фактів, в тому числі щодо одержання, перерахування (стягнення) коштів, скріплюються печаткою та повинні містити такі обов'язкові реквізити: дата видачі і номер довідки, прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видається довідка, призначення довідки (куди подається).

Довідки службового характеру складаються, як правило, на запит іншого структурного підрозділу органу юстиції або органу державної виконавчої служби. Такі довідки повинні об'єктивно відображати стан справ та ґрунтуватися на перевірених фактах.

Текст довідки починається з назви виду документа (довідка) та найменування органу державної виконавчої служби, в якому її складено.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.38 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.39. Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень різних нарад, зборів, засідань, конференцій тощо. У протоколах відображаються всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.

Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.

Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.

Наприклад: присутні: 23 особи (перелік додається).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.

Протокол підписується головуючим та секретарем.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.39 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.40. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем).

Телефонограма застосовується в необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань.

На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.40 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

5.41. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.41 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

6. Контроль за виконанням документів

6.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

6.2. Здійснення контролю за своєчасним і якісним виконанням доручень та інших документів покладається на керівника органу державної виконавчої служби.

На документі, що підлягає контролю, проставляється штамп чи надпис "Контроль".

6.3. Для здійснення управлінської діяльності керівником органу державної виконавчої служби видаються організаційно-розпорядчі документи, визначені положеннями про ці органи (розпорядження, доручення).

Хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах та засіданнях фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Протоколи підписуються головуючим та секретарем.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього організаційно-розпорядчого документа (розпорядженні, дорученні, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюціях.

6.4. Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними.

Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати надходження документа. { Абзац другий пункту 6.4 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

6.5. Загальні строки виконання визначаються діючим законодавством.

6.6. Індивідуальні строки виконання встановлюються резолюцією керівництва на самому документі і не можуть перевищувати загального строку.

6.7. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених в органі державної виконавчої служби та від дати реєстрації (обліку) - для вхідних документів.

6.8. Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

{ Розділ 6 доповнено пунктом 6.8 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

6.9. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті. { Розділ 6 доповнено пунктом 6.9 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

6.10. Після виконання документ знімається з контролю. При цьому позначка "До справи", дата і підпис керівника проставляються, як правило, у нижньому лівому вільному від тексту куті першої сторінки документа, який свідчить про його виконання. { Розділ 6 доповнено пунктом 6.10 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

7. Складання номенклатури справ

7.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.

7.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

{ Пункт 7.2 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

7.3. Номенклатура справ органів державної виконавчої служби, які є структурними підрозділами відповідних органів юстиції, входить до складу зведеної номенклатури справ зазначених органів юстиції.

{ Пункт 7.3 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

7.4. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, після чого подається до відповідного органу юстиції з метою внесення змін та доповнень до зведеної номенклатури справ.

Після внесення змін до зведеної номенклатури справ вона передруковується і затверджується керівником органу юстиції, та вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Витяг з відповідного розділу затвердженої зведеної номенклатури справ надається органу державної виконавчої служби для використання в роботі.

{ Пункт 7.4 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

7.5. Складання номенклатури справ здійснюється діловодом за визначеною формою (додаток 15) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності та підписується керівником органу державної виконавчої служби.

7.6. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.7. Заголовок справи складається з:

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (описи, протоколи тощо);

найменування органу державної виконавчої служби та його структурного підрозділу, що є автором документів;

найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

найменування регіону, з якими пов'язаний зміст документів справи;

дати періоду, до якого належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі.

7.8. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
7.9. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та номера справи в межах підрозділу, наприклад "03-01". У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.10. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.

7.11. З метою оперативності пошуку документів в органах державної виконавчої служби обов'язковими є наступні заголовки справ, які уточнюються при складанні номенклатури з урахуванням положень пунктів 7.7 і 7.10 цього Порядку:

1) накази, доручення, розпорядження Міністерства юстиції України (копії), накази, доручення Державної виконавчої служби України (копії);

{ Підпункт 1 пункту 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

2) організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби;

3) нормативно-правові акти з питань примусового виконання рішень, методичні вказівки, роз'яснення та рекомендації, інформаційні листи;

4) протоколи оперативних нарад;

5) протоколи семінарських занять з державними виконавцями;

6) посадові інструкції працівників органу державної виконавчої служби;

7) накази, доручення управлінь юстиції, управлінь державної виконавчої служби та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформаційні матеріали) про їх виконання;

{ Підпункт 7 пункту 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

8) документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок органу державної виконавчої служби;

9) статистичні, аналітичні звіти органу державної виконавчої служби, листи та роз'яснення до них;

{ Підпункт 9 пункту 7.11 розділу 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

10) довідки про депозитні операції та документи про рух коштів на депозитних рахунках;

{ Підпункт 10 пункту 7.11 розділу 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

11) документи (довідки, узагальнення тощо) за результатами вивчення роботи із зверненнями громадян;

12) документи (звіти, доповіді, доповідні записки) з питань боротьби з корупцією;

13) листування з кадрових питань (навчання працівників, формування кадрового резерву тощо);

14) листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань примусового виконання рішень;

15) здавальні описи (завершених виконавчих проваджень);

16) реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання;

17) документи щодо знищення виконавчих проваджень;

18) описи справ, переданих до архіву органу юстиції;

19) номенклатура справ.

Крім зазначених справ, до номенклатури включаються всі інші справи, що створюються в процесі діяльності органів державної виконавчої служби, а також реєстраційні та облікові журнали (книги).

Додаткові форми обліку документів (журнали, книги, картки), які не передбачені цим Порядком, запроваджуються на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.

У кінці календарного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, збірники постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.

{ Пункт 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 (v0928323-12) від 22.06.2012 }

7.12. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

7.13. Номенклатурна справа "Номенклатура справ" зазначається, як правило, наприкінці списку або відповідного розділу.

7.14. Номенклатура справ органу державної виконавчої служби може поділятися на розділи лише за умови наявності в органі державної виконавчої служби структурного(их) підрозділу(ів). У цьому випадку індекси справ наводяться трьома парами цифр, наприклад: "03-02-22", де 03 - індекс органу державної виконавчої служби, 02 - індекс структурного підрозділу органу державної виконавчої служби, 22 - номер справи згідно з номенклатурою.

7.15. У поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ, а також під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду, експертними комісіями органів юстиції (далі - ЕК), які діють відповідно до положень про них, здійснюється експертиза цінності документів.

{ Пункт 7.15 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

7.16. До складу ЕК, який затверджується керівником органу юстиції, включаються визначені ним особи, в тому числі не менше двох представників органу державної виконавчої служби, якими, як правило, є заступник керівника та діловод.

{ Пункт 7.16 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 (v2392323-09) від 08.12.2009 }

8. Формування справ

8.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.

8.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних (облікових) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.

Приєднання до справи неправильно оформлених документів не допускається.

8.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:

групувати у справи виконані документи, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;

групувати у справи документи одного календарного року (крім перехідних справ);

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.

8.4. Справи згідно з номенклатурою формуються в спеціальну, виготовлену друкарським способом, тверду обкладинку (наряд).

8.5. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

8.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

8.7. Правила, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами.

8.8. Організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання керівником.

8.9. Протоколи оперативних нарад групуються у хронологічному порядку згідно з присвоєними номерами.

8.10. Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

Плани та звіти повинні вміщуватися у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

8.11. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

8.12. На копіях надісланих документів (супровідних листів), що залишаються в справі (провадженні), обов'язково зазначається дата і вихідний номер документа.

8.13. Реєстраційні та облікові журнали (книги) повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом керівника органу державної виконавчої служби та скріплені печаткою органу державної виконавчої служби.
8.14. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву органу юстиції повинні бути відповідним чином оформлені згідно з нормативними актами державної архівної служби України.
8.15. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання згідно з номенклатурою передаються до архіву органу юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби, через два роки після закінчення їх у діловодстві з метою подальшої їх підготовки до наступного зберігання в державній архівній установі, а тих, які не віднесені до Національного архівного фонду, для виділення їх до подальшого знищення. Наприклад, справи за 2009 рік передаються до архіву органу юстиції в 2012 році.

8.16. Оформлення справ, заведених у діловодстві, покладається на працівників органів державної виконавчої служби за методичною допомогою фахівців органів юстиції.

Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, о

Поиск по сайту: