|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Тема – Організація діловодства в установіПлан. 1. Суть діловодного процесу. Нормативна база. 2. Форми організації роботи з документами. Література Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник.- К.. Центр навчальної літератури, 2005.
1. Діловодний процес передбачає роботу з документами та організацію різноманітних процесів, які забезпечують її досконалість. На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) зі складання документів і роботи з ними. Діловодний процес грунтується на загальних, розроблених для типових закладів обов’язкових для використання положеннях та нормативних докуменах: інструкціях, правилах, статутах. Основним документом в роботі діловодного підрозділу установи є Інструкція з ведення та організації діловодства в закладі. Типова інструкція з діловодства повинна містити такі положення: 1. Мета і завдання діловодства в закладі. 2. Коло питань, які підлягають документуванню. 3. Організація і методика документообороту в закладі, порядок проходження і виконання документів. 4. Організація і правила реєстрації документів. 5. Організація, форми, методи і техніка контролю за виконанням документів (груп документів). 6. Розробка номенклатур справ і створення єдиної номенклатури справ закладу, порядок їх затвердження і використання, персонал, який залучається до складання номенклатури справ, особи, відповідальні за їх складання. 7. Організація, склад і порядок роблти експертної комісії закладу з експертизи цінності документів. 8. Загальні принципи організації праці працівників діловодства в заклкладі (розподіл обов’язків, нормування праці). 9. Правила та рекомендації відносно застосування технічних засобів у діловодстві закладу. Додатки: - схеми проходження документів, - зразки основних документів, - акти з ліквідації документів, - форма внутрішнього опису документів, - пам’ятка зі складання службових документів. Інструкція розробляється, як правило, на 2-3 роки.Після цього її можна змінити, доповнити. Інструкції для закладів відомчого підпорядкування розробляються в міністерствах і розстлаються на місця в установи з типовою формою діловодства. Інструкції для закладів інших (недержавних) форм власності можуть бути розроблені згідно з власними потребами або замінені правилами чи іншими вказівками щодо організації діловодного процесу. Інструкції, правила чи вказівки по роботі з документами в закладі повинні бути доведені до відома всіх працівників у вигляді інструктажів, практичних занять.
2. Форми організації роботи здокументами. Канцелярія виконує функції роботи здокументами в установі і є її самостійним підрозділом. Канцелярію очолює начальник канцелярії, який підпорядковується керівнку підпрємства. Начальник канцелярії призначається і звільняється з займаної освди керівником установи. Канцелярія керується в своїй діяльності: - чинним законодавством – законодавчими актами Верховної ради, постановами і розпорядженнями Ради Міністрів, указами Президента, - розпорядчими матеріалами вищестоящих інстанцій, - положеннями про дану установу, - положеннями державних стандартів (ЄЛСД), - правилами Головного архівного управління з документації управлінської діяльності, єатвердженою керіівником установи, - положенням про канцелярію. Основне завдання канцелярії: - забезпечення чіткої роботи з документами в установі відповідно до основних положень ЄЛСД. Функції: - забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної внутрішньої документації, - організація роботи засідань колегії установи і контроль за виконанням прийнятих рішень, - здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, - оформлення і розсилання розпорядчих документів, - контроль за правильним оформленням документів, - здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи, - формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання, - організація роботи з прийому керівником відвідувачів. Секретаріат: - розглядає і готує для доповіді керівництву відповідну кореспонденцію, - готує за розпорядженням керівника установи проекти окремих накзів, листів, довідок та інших документів, узгоджує їх зі структурними підрозділами, - здійснює аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами і дає висновки та пропозиції щодо покращання роботи, - складє проекти планів колегії на основі пропозицій членів колегії та начальників структурних підроділів устаови і дає їх на розгляд і затвердження, - готує матеріали для засідань, а також пропозиції керівництву установи і повідомляє про час проведення, - обробляє протоколи засіідань, виписки з них, - контролює виконання рішень, - забезпечує ідготовку відповідних матеріалів для засідань, які скликаються керівником установи. Підрозділ з контролю виконання здійснюють такі функції: - контролюють своєчасне виконання документів, - здійснюють контроль за термінами виконання документів і інформують про це керівництво, - аналізують контроль виконання документів і складають відповідні довідки для керівництва. - Підрозділ з раціоналізації роботи з документами: - розробляє і впроваджує заходи для удосконалення служби документації в апараті установи, - організовує роботу з метою підвищення кваліфікації працівників, які працюють з документами, - розробляє інструкцію з документації управлінської діяльності, - розробляє перелік нереєстрованих документів, - розобляє класифікатор пртань, які вирішують посадові особи, структурні підрозділи та установа в цілому. Підрозділ з обліку та реєстрації документів: - веде облік і реєстрацію документів, - готує для доповіді керівництву установи вхідну кореспонденцію, - спостерігає за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість виготовлення супровідних документів до основних, - подає на підпис керівництву установи та керівникам структурних підрозділів визначені докементи, які стосуються їх компетенції, - здійснює облік документів “для службового користування “, - оформляє для відправлення документи за вквзівками керівника канцелярії та його заступників - складає номенклатуру справ канцелярії, формує справи у відповідності з номенклатурою, готує справи до здачі їх в архів. Підрозділ обліку та реєстрації листів: - приймає і реєструє пропозиції та скарги громадян, готує на розгляд керівництва установи вхідну корспондецію з важливих питань, направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання, - контролює дотримання термінів виконання листів, - організовує прийом відвідувачів. Підрозділ з прийому і відправлення кореспондеції - приймає, відправляє документи та розподіляє їх по структурних підрозділах, - здійснює протягом кожного дня кількісний облік документів, на основі якого складає за встановленою формою відомість про обсяг документообігу в організації, - відправляє вихідну кореспгнденцію, - доставляє кореспонденцію в структурні підрозділи та адресатам міста. Архів: - приймає обліковує, зберігає і використовує справи, - контролює правильність складання номенклатури справ, - надає методичну допомогу в оформленні справ, які підлягають здачі в архів, - здійснює контроль за правильним формуванням справ, зберіганням та подальшим використанням, - веде централізований облік справ, які зберігвються в архівах підвідомчих структур. Відділ кадрів: - проводить документальне оформлення вказівок з прийому, переведення та звільнення працівників, - виписує та заповнює трудові книжки, - реєструє та здіцснює постійний облік працюючих, - доводить до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності, - відповідає за збереження всієї кадрової документації, - проводить інструктажі з начальниками структурних підрозділів та працівниками утанови за посадовими інструкціями, - обліковує робочий час праіцівників. Відділ машинопису (друкарське бюро) та розмноження: - працює над машинописним оформленням документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу, - вичитує та редагує передрукований матеріал, - виконує стенографічні записи виступів учасників засідань та їх розшифрування, - розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів. - Питання для самоконтролю. - 1. Якими нормативними документами повинні користуватися секретарі.2. Охарактеризуйте форми роботи з документами.
Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.007 сек.) |