Тема – Організація діловодства в установі

План.

1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.

2. Форми організації роботи з документами.

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник.- К.. Центр навчальної літератури, 2005.

1. Діловодний процес передбачає роботу з документами та організацію різноманітних процесів, які забезпечують її досконалість.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) зі складання документів і роботи з ними. Діловодний процес грунтується на загальних, розроблених для типових закладів обов’язкових для використання положеннях та нормативних докуменах: інструкціях, правилах, статутах.

Основним документом в роботі діловодного підрозділу установи є Інструкція з ведення та організації діловодства в закладі.

Типова інструкція з діловодства повинна містити такі положення:

1. Мета і завдання діловодства в закладі.

2. Коло питань, які підлягають документуванню.

3. Організація і методика документообороту в закладі, порядок проходження і виконання документів.

4. Організація і правила реєстрації документів.

5. Організація, форми, методи і техніка контролю за виконанням документів (груп документів).

6. Розробка номенклатур справ і створення єдиної номенклатури справ закладу, порядок їх затвердження і використання, персонал, який залучається до складання номенклатури справ, особи, відповідальні за їх складання.

7. Організація, склад і порядок роблти експертної комісії закладу з експертизи цінності документів.

8. Загальні принципи організації праці працівників діловодства в заклкладі (розподіл обов’язків, нормування праці).

9. Правила та рекомендації відносно застосування технічних засобів у діловодстві закладу.

Додатки:

- схеми проходження документів,

- зразки основних документів,

- акти з ліквідації документів,

- форма внутрішнього опису документів,

- пам’ятка зі складання службових документів.

Інструкція розробляється, як правило, на 2-3 роки.Після цього її можна змінити, доповнити.

Інструкції для закладів відомчого підпорядкування розробляються в міністерствах і розстлаються на місця в установи з типовою формою діловодства.

Інструкції для закладів інших (недержавних) форм власності можуть бути розроблені згідно з власними потребами або замінені правилами чи іншими вказівками щодо організації діловодного процесу.

Інструкції, правила чи вказівки по роботі з документами в закладі повинні бути доведені до відома всіх працівників у вигляді інструктажів, практичних занять.

2. Форми організації роботи здокументами.

Канцелярія виконує функції роботи здокументами в установі і є її самостійним підрозділом.

Канцелярію очолює начальник канцелярії, який підпорядковується керівнку підпрємства. Начальник канцелярії призначається і звільняється з займаної освди керівником установи.

Канцелярія керується в своїй діяльності:

- чинним законодавством – законодавчими актами Верховної ради, постановами і розпорядженнями Ради Міністрів, указами Президента,

- розпорядчими матеріалами вищестоящих інстанцій,

- положеннями про дану установу,

- положеннями державних стандартів (ЄЛСД),

- правилами Головного архівного управління з документації управлінської діяльності, єатвердженою керіівником установи,

- положенням про канцелярію.

Основне завдання канцелярії:

- забезпечення чіткої роботи з документами в установі відповідно до основних положень ЄЛСД.

Функції:

- забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної внутрішньої документації,

- організація роботи засідань колегії установи і контроль за виконанням прийнятих рішень,

- здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів,

- оформлення і розсилання розпорядчих документів,

- контроль за правильним оформленням документів,

- здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи,

- формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання,

- організація роботи з прийому керівником відвідувачів.

Секретаріат:

- розглядає і готує для доповіді керівництву відповідну кореспонденцію,

- готує за розпорядженням керівника установи проекти окремих накзів, листів, довідок та інших документів, узгоджує їх зі структурними підрозділами,

- здійснює аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами і дає висновки та пропозиції щодо покращання роботи,

- складє проекти планів колегії на основі пропозицій членів колегії та начальників структурних підроділів устаови і дає їх на розгляд і затвердження,

- готує матеріали для засідань, а також пропозиції керівництву установи і повідомляє про час проведення,

- обробляє протоколи засіідань, виписки з них,

- контролює виконання рішень,

- забезпечує ідготовку відповідних матеріалів для засідань, які скликаються керівником установи.

Підрозділ з контролю виконання здійснюють такі функції:

- контролюють своєчасне виконання документів,

- здійснюють контроль за термінами виконання документів і інформують про це керівництво,

- аналізують контроль виконання документів і складають відповідні довідки для керівництва.

- Підрозділ з раціоналізації роботи з документами:

- розробляє і впроваджує заходи для удосконалення служби документації в апараті установи,

- організовує роботу з метою підвищення кваліфікації працівників, які працюють з документами,

- розробляє інструкцію з документації управлінської діяльності,

- розробляє перелік нереєстрованих документів,

- розобляє класифікатор пртань, які вирішують посадові особи, структурні підрозділи та установа в цілому.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів:

- веде облік і реєстрацію документів,

- готує для доповіді керівництву установи вхідну кореспонденцію,

- спостерігає за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість виготовлення супровідних документів до основних,

- подає на підпис керівництву установи та керівникам структурних підрозділів визначені докементи, які стосуються їх компетенції,

- здійснює облік документів “для службового користування “,

- оформляє для відправлення документи за вквзівками керівника канцелярії та його заступників

- складає номенклатуру справ канцелярії, формує справи у відповідності з номенклатурою, готує справи до здачі їх в архів.

Підрозділ обліку та реєстрації листів:

- приймає і реєструє пропозиції та скарги громадян,

готує на розгляд керівництва установи вхідну корспондецію з важливих питань,

направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання,

- контролює дотримання термінів виконання листів,

- організовує прийом відвідувачів.

Підрозділ з прийому і відправлення кореспондеції

- приймає, відправляє документи та розподіляє їх по структурних підрозділах,

- здійснює протягом кожного дня кількісний облік документів, на основі якого складає за встановленою формою відомість про обсяг документообігу в організації,

- відправляє вихідну кореспгнденцію,

- доставляє кореспонденцію в структурні підрозділи та адресатам міста.

Архів:

- приймає обліковує, зберігає і використовує справи,

- контролює правильність складання номенклатури справ,

- надає методичну допомогу в оформленні справ, які підлягають здачі в архів,

- здійснює контроль за правильним формуванням справ, зберіганням та подальшим використанням,

- веде централізований облік справ, які зберігвються в архівах підвідомчих структур.

Відділ кадрів:

- проводить документальне оформлення вказівок з прийому, переведення та звільнення працівників,

- виписує та заповнює трудові книжки,

- реєструє та здіцснює постійний облік працюючих,

- доводить до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності,

- відповідає за збереження всієї кадрової документації,

- проводить інструктажі з начальниками структурних підрозділів та працівниками утанови за посадовими інструкціями,

- обліковує робочий час праіцівників.

Відділ машинопису (друкарське бюро) та розмноження:

- працює над машинописним оформленням документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу,

- вичитує та редагує передрукований матеріал,

- виконує стенографічні записи виступів учасників засідань та їх розшифрування,

- розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів.

- Питання для самоконтролю.

- 1. Якими нормативними документами повинні користуватися секретарі.2. Охарактеризуйте форми роботи з документами.

Поиск по сайту: