Генеральний директор

Заступник генерального директора з виробничої діяльності,

Заступник генерального директора з комерційної діяльності.

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи – накази. протоколи, після них листування та інші інформаційно – довідкові документи, а в кінці – журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змісові документів. що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують в такій послідовності –

- назва виду документа,

- короткий зміст документів,

- період, якого стосуються документи справи.

- слово копії. якщо справу сформовано з копій документів.

У назві справи. що містить листування, зазначають з ким, з якого питання воно ведеться.

Заголовки типу – різне листування, документи із загальних питань, не допутимі.

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: перший – зберігають у справі, другий – робочий, третій – передають до архіву.

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більше як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

РЕКВІЗИТИ Н.С.

8 – назва структурного підрозділу.

10 – назва виду документа.

11 – дата.

12 – індекс.

14 – місце складання.

17 – гриф затвердження.

19 – заголовок до тексту.

21 – текст.

23 – підпис.

25 – візи.

29 – позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Питання для самоконтролю.

1. Перерахуйте вимоги до складання номенклатури справ.

2. Які документи не вносять до номенклатури справ.

Тема – організація роботи з документами.

План.

1. Норми та вимоги до формування справ.

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. Навч. посібик. – 4-те вид. – К..Либідь,2004.

Справа – це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й ситематизація документів усередині справи.

Правила формування справ.

- у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено,

- підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку,

- документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи,

- документи з одного питання підшивають в одну справу,

- до справи вносять лише один примірник документа,

- як правило, до справи вносять документи одного календарного року,

- у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів.Документи розташовують в хронологічній послідовності.

Статути та інщі засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань рад директорів. Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності. Плани та звіти зберігають у справах того року, за який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані.

1. Назва організації.

2. Назва структурного підрозділу.

3. Номер справи.

4. Заголовок справи.

5. За який рік.

6. Кількість аркушів.

7. Термін зберігання.

Питання для самоконтролю.

1. Сформулюйте правила формування справ.

2. Як оформляється обкладинка справи.

Поиск по сайту: