Тема – Оранізація діловодства в установі

План

1. Канцелярія та її фукції.

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник. – К.. Центр навчальної літератури, 2005.

На умови організації діловодного процесу впливають багато факторів: розміри закладу, обсяг документів за календарний рік, наявність структурних підрозділів, технічних засобів та бюджет установи.

Для покращення роботи заклкду рекомендується застосовувати прийоми наукової організації праці, підвищувати професійний рівень, використовувати в своїй найновіші досягнення техніки.

Велику роль в організації діловодного процесу відіграють інші фактори, які впливають на працездатність персоналу.

Це – розміри приміщення, освітленість робочих місць, мікроклімат, звукоізоляція, естетичне оформлення кабінетів (кімнат), режим праці та відпочинку.

Розміри приміщення забезпечують наявність інших факторів. Чим просторіше приміщення, де відбувається робочий процес, тим вільніше почувається в ньому працюючий персонал.

Санітарними нормами рекомендується розташування в одному приміщенні площею 10 м. квадратних не більше трьох робочих місць.

При цьому слід пам’ятати про специфіку роботи працівників.Бажано в одному приміщенні розташовувати робочі місця працівників тільки однієї спеціалізації, одного напрямку роботи.Інакше вони заважатимуть один одному, а це негативно позначиться на роботі закладу. В деяких випадках, якщо розташовувати робочі місця працівників одного напрямку діяльності в спеціально відведених для них приміщеннях немає змоги, можливе покращання умов праці шляхом використання переносних перегородок. Такий засіб створює деяку ілюзію захисту та часткової ізоляції. Окрім того, слід пам’ятати про градацію розташування робочих місць, якщо заклад має багатоповерхову будову. Між робочими столами повинен бути проміжок не менше як півтора метра - для вільного доступу і пересування працівників в межах робочої кімнати.

Канцелярію і дирекцію рекомендується розташовувати на другому поверсі.

Архівні кімнати бажано розмістити на останньому або передостанньому поверсі, за умови, звичайно, відсутності посиленої вологості стін чи протікання даху.

Освітленість приміщень теж повинна відповідати санітарним нормам. В одній кімнаті площею 10 м квадратних повинно бути одне вікно. Дотогож,окрім загального електричного освітлення,слід мати на столах додаткові джерела світла – електричні овітлювачі.

Мікроклімат – теж важливий фактор, який може впливати як позитивно так і негативно на працездатність працівників. Мікроклімат – це сукупність необхідних кліматичних умов, таких як вологість та температура. Санітарні

орми рекомндують витримувати в приміщенні температуру в межах плюс 18-20 градусів за цельсієм.Надмір вологості може з часом зіпсувати документи і призвести до їх втрати.

Звукоізоляція – особливо для тих прміщень, де повинна бути максимальна зосередженість уваги під час роботи. Всі фактори повинні гармонійно поєднуватися, не перешкоджати робочій атмосфері. а навпаки – сприяти їй.

Санітарна норма тривалості робочого дня – 8 годин.

Питання для самоконтролю.

1. Охарактеризуйте канцелярію та її функції.

Поиск по сайту: