Практичне заняття «Організація праці окремих категорій працівників» (2 год.)

Методика виконання

Перший крок – попереднє складання інвентарного опису всіх видів діяльності, які Ви виконуєте як керівник (або Ваш керівник, якщо Ви не працюєте на посаді керівник). До видів діяльності відноситься все те, чим займається керівник на протязі робочого дня: бесіди, обговорення різних проблем, задач, питань: обмірковування і прийняття рішень; телефонні розмови; проведення або участь у нарадах; обхід ділянок роботи підлеглих; перевірка виконання завдань, доручень; обговорення результатів тощо; фіксуються також різні перешкоди, які відволікають від с прав.

Після складання попереднього опису видів діяльності з метою усвідомлення їх проводиться інвентаризація часу (фотографія робочого часу). Термін „інвентаризація часу” точніше відображає суть проблеми, ніж фотографія робочого часу. Тому будемо використовувати цю термінологію.

Інвентаризація проводиться з допомогою формулярів 1 і 2.

Формуляр 1

Види діяльності та аналіз результатів інвентаризації

В графі 2 (формуляра 1) Ви записуєте послідовно всі види діяльності, занять керівника на протязі дня.

Якщо Ви проводите інвентаризацію свого робочого часу, то будь ласка, будьте самокритичним і чесним, навіть якщо у Вас виникає враження, що результати приведуть до розчарування. Іноді «самокорегування» інвентаризації робочого часу може привести до помилкової думки.

В графі 3 фіксується поточний час, тобто момент закінчення попереднього виду діяльності і початку наступного.

Реєстрацію моменту часу в графі 3 проводити негайно після закінчення виду діяльності. Уникайте більш пізніх записів напам’ять (інакше буде загублена найбільша користь від Вашої інвентаризації).

Після проведення інвентаризації робочого часу за декілька робочих днів (3 – 5 днів) Ви приступаєте до аналізу результатів інвентаризації.

Для цього спочатку в графі 4 визначаєте тривалість кожного виду діяльності шляхом віднімання із поточного часу (моменту) закінчення виду діяльності поточного часу (моменту) початку його.

Потім заповнюєте графи А, Б, В і Г:

1. Дайте оцінку кожному виду діяльності (виконаній роботі) за таким критерієм: „Так” або „Ні”.

А – чи була робота необхідною (або чи була ця робота обов’язковою)?

Б – чи були виправдані фактичні витрати часу, чи були вони в розумних межах?

В – чи було виконання роботи доцільним, раціональним способом, методом або прийомом?

Г – чи було свідомо, заздалегідь визначено, в який час проводити цю роботу?

Після того, як проведена оцінка кожного виду діяльності за критеріями „Так” чи „Ні”, приступаєте до сумування тривалості тих робіт, по яких Ви дали відповідь „Ні”. Така оцінка дається кожному виду діяльності (роботи) у всіх чотирьох графах - А, Б, В і Г.

1. Потрібно визначити тривалість по графі 4 за кожний робочий день, а потім по всіх робочих днях ∑ТРД. Очевидно, що якщо робочий день 8 годин, тобто 480 хвилин, і Ви проводите інвентаризацію за три робочих дні, то ∑ТРД = 480 * 3 = 1440 хвилин.

2. Потрібно визначити тривалість робіт, за яких Ви дали відповідь „Ні” по кожній графі А, Б, В і Г роздільно, тобто

∑ А_Н, ∑ Б_Н, ∑ В_Н і ∑ Г_Н,

де індекс „н” означає відповідь „Ні”.

Всі розрахунки виконати для всіх робочих днів.

3. Провести розрахунки за такими співвідношеннями:

І_Ан = ∑А_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Бн = ∑ Б_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Вн = ∑ В_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Гн = ∑ Г_Н / ∑ТРД * 100%.

Якщо І_Ан ≥ 10%, тобто якщо виявиться, більше ніж на 10% Ваша діяльність була необов’язковою, то це означає, що у Вас (керівника) є проблеми із делегуванням функцій та встановленням пріоритетів. Інакше кажучи, керівник виконує роботи, які б могли бути делеговані підлеглим.

Якщо І_Бн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків витрата часу була надто велика (більше розумних меж), то Ви (керівник) повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація робіт, самодисципліна тощо).

Якщо І_Вн ≥ 10%, тобто якщо у більш ніж 10% випадків самовиконання було недоцільним, то це означає, що Вам (керівнику) слід звернути увагу на планування та організації своїх робіт, самораціоналізації.

Якщо І_Гн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків момент виконання роботи був визначений спонтанно (тобто заздалегідь не був встановленим, а був випадковим), то у Вас (керівника) є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи тощо).

Наступним етапом аналізу є визначення факторів, які відволікають Вас (керівника) та причин «перешкод». Цей аналіз проводиться з допомогою формуляра 2.

Формуляр 2

Лист «щоденних перешкод»

В цей формуляр заносяться всі перешкоди або перерви в роботі, які гальмують чи порушують трудовий процес, який був запланований і здійснювався планомірно: телефонні розмови, незаявлені відвідувачі, час, витрачений на очікування тощо

Слід фіксувати все те, що відволікає від справ:

Н – керівник;

К_О – колега;

П – підлеглий;

С – секретар;

К_Л – клієнт, або працівник із підрозділу, який одержує Ваш напівфабрикат;

П_ОС – постачальник, або працівник із підрозділу, який поставляє Вам напівфабрикат;

С_ім – сім’я;

І_Н – інше.

При заповненні формуляра пам’ятайте про те, що записувати потрібно не тільки зовнішні перешкоди, але й ті випадки, коли Ви особисто (керівник сам) порушуєте свій трудовий процес.

При обробці формуляра щодо аналізу перешкод доцільно використовувати такі питання:

- які „перешкоди” при Вашій оцінці були найбільш дорогими (тобто відняли найбільше часу)?;

- які телефонні дзвінки виявилися непотрібними?;

- які відвідування були непотрібними?;

- які телефонні розмови могли би бути більш короткими або ефективними?;

- хто найбільш часто і без користі відволікав Вас від справ?;

- які термінові заходи Ви можете здійснити, щоб спонукати відповідного працівника (співробітника) заходити до Вас не п’ять, а один раз на день з „блоком” питань?

Після аналізу видів витрат часу та продуктивного його використання потрібно приступити до заключного етапу контрольної роботи: до складання плану одного робочого дня.

Складання плану робочого дня

Складання плану робочого дня передбачає включення п’яти стадій:

1. Складання списку завдань, робіт на наступний робочий день.

2. Оцінка (встановлення) тривалості кожної роботи.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

4. Визначення пріоритетів.

5. Контроль (облік незробленого).