АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Практичне заняття «Організація праці окремих категорій працівників» (2 год.)

Читайте также:
  1. I. Організація студентів до практичного заняття
  2. I. Організація студентів до практичного заняття
  3. II. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ І ПРАЦІ, ЗМІНИ В ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЯЛЬНОСТІ І ПРАЦІ, ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОДУКТИВНОЇ ЗАЙНЯТОСТІ
  4. II. Порядок прийняття і звільнення працівників
  5. II. Практичне завдання.
  6. II. Практичне завдання.
  7. III. ОПЛАТА ПРАЦІ, ВСТАНОВЛЕННЯ ФОРМИ, СИСТЕМИ, РОЗМІРІВ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ Й ІНШИХ ВИДІВ ТРУДОВИХ ВИПЛАТ
  8. III. Основні правила та обов’язки працівників
  9. IX Федерально-Державне становище окремих Земель У.Н.Р.
  10. V. Зміст теми заняття.
  11. V. Зміст теми попереднього заняття.
  12. VI. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ЗДОРОВ'Я

1. Особливості змісту та характеру праці службовців.

2. Поділ і кооперація праці службовців.

3. Удосконалення трудового процесу службовців.

4. Організація робочих місць службовців.

5. Оцінка ефективності праці службовців.

Мета практичного заняття:

– з’ясувати зміст та характер праці службовців;

– розкрити напрямки удосконалення праці службовців;

– засвоїти техніку інвентаризації часу службовця.

 

Запитання і завдання для перевірки знань

1. Розкрийте особливості змісту та характеру праці службовця.

2. Розкрийте функції керівника, спеціаліста, фахівця.

3. Які методи використовують для оцінки результативності праці службовців

 

Завдання 6.36. Провести інвентаризацію робочого часу службовця.

Методика виконання

Перший крок – попереднє складання інвентарного опису всіх видів діяльності, які Ви виконуєте як керівник (або Ваш керівник, якщо Ви не працюєте на посаді керівник). До видів діяльності відноситься все те, чим займається керівник на протязі робочого дня: бесіди, обговорення різних проблем, задач, питань: обмірковування і прийняття рішень; телефонні розмови; проведення або участь у нарадах; обхід ділянок роботи підлеглих; перевірка виконання завдань, доручень; обговорення результатів тощо; фіксуються також різні перешкоди, які відволікають від с прав.

Після складання попереднього опису видів діяльності з метою усвідомлення їх проводиться інвентаризація часу (фотографія робочого часу). Термін „інвентаризація часу” точніше відображає суть проблеми, ніж фотографія робочого часу. Тому будемо використовувати цю термінологію.

Інвентаризація проводиться з допомогою формулярів 1 і 2.

 

Формуляр 1

Види діяльності та аналіз результатів інвентаризації

№ п\п Вид діяльності Поточний час, момент часу   Тривалість   А   Б   В   Г
               
1.              
2.              

 

В графі 2 (формуляра 1) Ви записуєте послідовно всі види діяльності, занять керівника на протязі дня.

Якщо Ви проводите інвентаризацію свого робочого часу, то будь ласка, будьте самокритичним і чесним, навіть якщо у Вас виникає враження, що результати приведуть до розчарування. Іноді «самокорегування» інвентаризації робочого часу може привести до помилкової думки.

В графі 3 фіксується поточний час, тобто момент закінчення попереднього виду діяльності і початку наступного.

Реєстрацію моменту часу в графі 3 проводити негайно після закінчення виду діяльності. Уникайте більш пізніх записів напам’ять (інакше буде загублена найбільша користь від Вашої інвентаризації).

Після проведення інвентаризації робочого часу за декілька робочих днів (3 – 5 днів) Ви приступаєте до аналізу результатів інвентаризації.

Для цього спочатку в графі 4 визначаєте тривалість кожного виду діяльності шляхом віднімання із поточного часу (моменту) закінчення виду діяльності поточного часу (моменту) початку його.

Потім заповнюєте графи А, Б, В і Г:

1. Дайте оцінку кожному виду діяльності (виконаній роботі) за таким критерієм: „Так” або „Ні”.

А – чи була робота необхідною (або чи була ця робота обов’язковою)?

Б – чи були виправдані фактичні витрати часу, чи були вони в розумних межах?

В – чи було виконання роботи доцільним, раціональним способом, методом або прийомом?

Г – чи було свідомо, заздалегідь визначено, в який час проводити цю роботу?

 

Після того, як проведена оцінка кожного виду діяльності за критеріями „Так” чи „Ні”, приступаєте до сумування тривалості тих робіт, по яких Ви дали відповідь „Ні”. Така оцінка дається кожному виду діяльності (роботи) у всіх чотирьох графах - А, Б, В і Г.

 

1. Потрібно визначити тривалість по графі 4 за кожний робочий день, а потім по всіх робочих днях ∑ТРД. Очевидно, що якщо робочий день 8 годин, тобто 480 хвилин, і Ви проводите інвентаризацію за три робочих дні, то ∑ТРД = 480 * 3 = 1440 хвилин.

2. Потрібно визначити тривалість робіт, за яких Ви дали відповідь „Ні” по кожній графі А, Б, В і Г роздільно, тобто

∑ АН, ∑ БН, ∑ ВН і ∑ ГН,

 

де індекс „н” означає відповідь „Ні”.

Всі розрахунки виконати для всіх робочих днів.

3. Провести розрахунки за такими співвідношеннями:

ІАн = ∑АН / ∑ТРД * 100%;

 

ІБн = ∑ БН / ∑ТРД * 100%;

 

ІВн = ∑ ВН / ∑ТРД * 100%;

 

ІГн = ∑ ГН / ∑ТРД * 100%.

 

Якщо ІАн ≥ 10%, тобто якщо виявиться, більше ніж на 10% Ваша діяльність була необов’язковою, то це означає, що у Вас (керівника) є проблеми із делегуванням функцій та встановленням пріоритетів. Інакше кажучи, керівник виконує роботи, які б могли бути делеговані підлеглим.

Якщо ІБн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків витрата часу була надто велика (більше розумних меж), то Ви (керівник) повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація робіт, самодисципліна тощо).

Якщо ІВн ≥ 10%, тобто якщо у більш ніж 10% випадків самовиконання було недоцільним, то це означає, що Вам (керівнику) слід звернути увагу на планування та організації своїх робіт, самораціоналізації.

Якщо ІГн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків момент виконання роботи був визначений спонтанно (тобто заздалегідь не був встановленим, а був випадковим), то у Вас (керівника) є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи тощо).

 

Наступним етапом аналізу є визначення факторів, які відволікають Вас (керівника) та причин «перешкод». Цей аналіз проводиться з допомогою формуляра 2.

 

Формуляр 2

Лист «щоденних перешкод»

№ п/п Перешкоди, інтервал часу, тобто момент часу початку і момент часу закінченні роботи Тривалість (хвилин) Телефонна розмова чи відвідувач   Хто? Помітки, причини перешкод
           
1.          
2.          
3.          

 

В цей формуляр заносяться всі перешкоди або перерви в роботі, які гальмують чи порушують трудовий процес, який був запланований і здійснювався планомірно: телефонні розмови, незаявлені відвідувачі, час, витрачений на очікування тощо

Слід фіксувати все те, що відволікає від справ:

Н – керівник;

КО – колега;

П – підлеглий;

С – секретар;

КЛ – клієнт, або працівник із підрозділу, який одержує Ваш напівфабрикат;

ПОС – постачальник, або працівник із підрозділу, який поставляє Вам напівфабрикат;

Сім – сім’я;

ІН – інше.

При заповненні формуляра пам’ятайте про те, що записувати потрібно не тільки зовнішні перешкоди, але й ті випадки, коли Ви особисто (керівник сам) порушуєте свій трудовий процес.

При обробці формуляра щодо аналізу перешкод доцільно використовувати такі питання:

- які „перешкоди” при Вашій оцінці були найбільш дорогими (тобто відняли найбільше часу)?;

- які телефонні дзвінки виявилися непотрібними?;

- які відвідування були непотрібними?;

- які телефонні розмови могли би бути більш короткими або ефективними?;

- хто найбільш часто і без користі відволікав Вас від справ?;

- які термінові заходи Ви можете здійснити, щоб спонукати відповідного працівника (співробітника) заходити до Вас не п’ять, а один раз на день з „блоком” питань?

Після аналізу видів витрат часу та продуктивного його використання потрібно приступити до заключного етапу контрольної роботи: до складання плану одного робочого дня.

Складання плану робочого дня

Складання плану робочого дня передбачає включення п’яти стадій:

1. Складання списку завдань, робіт на наступний робочий день.

2. Оцінка (встановлення) тривалості кожної роботи.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

4. Визначення пріоритетів.

5. Контроль (облік незробленого).

Перша стадія: складання завдань (список справ, робіт на завтрашній день). Запишіть поки в будь-якому порядку все те, що Ви бажаєте або повинні зробити на наступний день. В план дня включаються:

- завдання із списку справ тижневого або місячного плану (якщо такий план є);

- невиконане напередодні;

- справи, які додаються;

- справи, які виникають періодично,

Наприклад, такими завданнями можуть бути:

- проведення наради;

- письмова робота, ділові листи, диктування;

- вивчення змісту, сутності зроблених підлеглими пропозицій;

- вивчення причин зриву запланованого обсягу випуску виробів;

- делегування (передоручення) справ;

- телефонні (ділові) розмови;

- інше.

Друга стадія: оцінка тривалості виконання робіт, завдань. Проставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, просумуйте і визначте орієнтовно загальний час.(Припустимо, сумарний час складає 10 годин). За наявністю досвіду, Вам неважко буде встановлювати приблизний час, необхідний для виконання окремих завдань.

Третя стадія: резервування часу. При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% Вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите із 8-годинного робочого дня, – це складе 0,6 * 8 = 4,8 години, тобто приблизно 5 годин часу на конкретно вказані справи. Останні 3 години – резервний час.

Четверта стадія: прийняття рішень за пріоритетами, скороченнями та передорученнями. Мета цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань до 5 годин. Для цього потрібно:

– встановити однозначні пріоритети для своїх справ за трьома категоріями: А,Б,В:

– категорія А – важливіші задачі. На них припадає приблизно 15% кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Разом з тим власна значущість цих справ, завдань (тобто вкладання у досягнення мети) складає 65%;

– категорія Б – важливі задачі. На них припадає в середньому 20% значущості завдань та справ керівника;

– категорія В – менш важливі та несуттєві задачі. Вони складають в середньому 65% загальної кількості задач. Власна значущість цих задач – 15% в загальній значущості всіх справ (яка приймається за 100%).

Тепер можна скласти денний план (на наступний день), використовуючи наступний формуляр 3.

Формуляр 3

Денний план

№ п/п Завдання Пріоритети Тривалість (годин) Передоручення
         
1.        
2.        

 

Першими заносяться у денний план завдання категорії А (по зменшенню тривалості). Потім завдання категорії Б і, нарешті, завдання категорії В.

Потім такий порядок:

Перш за все – сумування тривалості всіх робіт. Припустимо, загальна тривалість складає 19 годин. А Ви виділили на основі принципу резервування часу 5 годин. Тобто, необхідно Вам прийняти рішення щодо делегування одних справ, перенесення на наступний (інший) день інших справ, можливо виключенню третіх. Справи, які передоручені із визначенням осіб, записуються в графі 5. Завдання, які передоручаються, не обов’язково виключаються із графи 2. Вони можуть бути залишені, якщо Ви передоручаєте частину завдань, а за собою залишаєте частину завдань і часу. Наприклад, було передбачено як одне із завдань складання ділового листа, на яке попередньо відводили 1,5 години. Ви делегуєте це завдання одному із підлеглих та залишаєте тільки 0,5 години на читання підготовленого проекту листа та корегування.

Після всіх передоручень, корегувань переписується денний план в новий формуляр (начисто), і план готовий.

В кінці робочого дня залишається лише провести контроль: що не встигли виконати та які завдання (задачі) переносяться на наступний день.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.012 сек.)