Служебное письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, являющихся средством общения между учреждениями, официальными лицами

Прочитайте фрагменты деловых писем. Определите вид каждого письма.

I.

Уважаемый г. Игнатьев! Мне представилось возможность поблагодарить Вас за согласие помочь нам в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Мир вашему дому». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации.

Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.

II.

Уважаемый г. Павлов!

Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в нашем ресторане «Харбин» 30.12.95г.

Мы предложим все усилия, чтобы кухня и сервис оказались сверх Ваших ожиданий.

Благодарим за возможность обслужить Вас.

III.

Уважаемый г. Матвеев!

К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пожертвования Вашему фонду. Наша кампания делает пожертвования только в крупные многоцелевые кампании, как например, Ассоциация национальных музеев.

Жертвуя средства этим организациям, мы содействуем не одному, а ряду полезных дел, не оказывая никому предпочтения.

Надеемся, что Вы поймете нашу позицию. Тем не менее мы поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха в Вашей кампании.

IV.

Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуатации машин последней модели, закупленных у вас во II квартале 1995г.

V.

Высылаем запрошенную Вами дополнительную документацию по эксплуатации машин модели УКШ – 17.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.

VI.

Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

6. В деловых письмах разных видов употребляются закрепленные речевые клише – стереотипные формулы.

Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать…

Мы рады (что делать?)…

(Кто?) имеет честь сообщить…

(Кто?) с сожаление должен сообщить …

Нам приятно (что сделать?)…

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что…

Мы вынуждены сообщить…

Направляем Вам рекламацию…

Мы готовы (согласны) представить…

Мы предъявляем Вам…

Мы официально заявляем Вам…

Высылаем (направляем, посылаем) Вам…

Мы обращаемся к Вам с просьбой…

Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если …

Приглашаем Вас…

Позвольте (нам) пригласить Вас…

Мы не можем согласиться …

Выражаем благодарность (удовлетворение по поводу)…

Подтверждаем получение…

С благодарностью подтверждаем…

Мы получили Ваше…

Соглашаясь с Вашим предложением, сообщаем…

В связи с Вашей просьбой направляем Вам…

Благодарим за Ваше…

Доводим до Вашего сведения…

Напоминаем Вам, что …

Поздравляем…

Одобряем Вашу инициативу…

Ставим Вас в известность…

Гарантируем …

Платеж будет произведен немедленно после…

Просим принять участие…

Мы предлагаем Вам…

Мы можем рекомендовать Вам…

(Кто?) гарантирует…

Деловое письмо должно быть убедительным. Убедительность складывается из доказательности, точности и бесспорности приводимых фактов, учета интересов адресата и психологии восприятия им письма.

7. Сравните два варианта служебного письма, написанного вице-президентом крупной страховой компании для распространения среди сотрудников.

Почему автор решил изменить текст письма?

(«Мышь» - устройство управления компьютером.)

I.

Мне стало известно, что прошлой ночью из стола Петровой М.И. была украдена «мышь». Очевидно, что совершивший это имел ключ и доступ на этаж, а следовательно, является одним из наших сотрудников. Я еще раз хотел бы напомнить всем, что столы на ночь необходимо запирать и не хранить там ценные вещи.

Уличенные в воровстве будут немедленно уволены.

II.

Сегодня утром стало известно, из стола Петровой М.И. пропала «мышь». Это – часть ценного оборудования, которое мы не хотим терять. Начато расследование этого происшествия. Если кто-нибудь располагает информацией о случившемся, прошу связаться со мной.

До выяснения картины случившегося хочу напомнить, что столы и двери офиса необходимо оставлять закрытыми. Прошу соблюдать правила внутреннего распорядка и обеспечивать безопасное хранение документов и оборудования после окончания рабочего дня.

Поиск по сайту: